信息化在合同檔案管理中的應(yīng)用思考

文/馮淑芬，中山市東鳳鎮(zhèn)集體資產(chǎn)管理有限公司

在企業(yè)的管理工作中，合同檔案管理是其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，企業(yè)開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，都需要簽訂合同。在合同中能夠明確企業(yè)及客戶之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，也是企業(yè)防范法律風(fēng)險(xiǎn)的重要憑證。采用信息化手段提高合同檔案管理效率，才能使企業(yè)的合法權(quán)益得到保障。

1 信息化在合同檔案管理中的重要性

1.1 有利于提高財(cái)務(wù)報(bào)賬效率

合同既能保障合同各方的合法權(quán)益，又能約束合同各方的行為。所以，在企業(yè)與客戶簽訂合同的當(dāng)日，其就具備法律約束力，合同雙方應(yīng)根據(jù)合同中約定的各項(xiàng)條款，履行自己的義務(wù)，并自覺約束自身的行為。尤其是其中關(guān)于款項(xiàng)支付、合同結(jié)算等內(nèi)容的條款，應(yīng)作為雙方重點(diǎn)履行的合同內(nèi)容。所以，在財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)，合同檔案是重要的報(bào)賬依據(jù)，也是報(bào)賬的原始憑證。信息技術(shù)在合同檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效的提高財(cái)務(wù)報(bào)賬效率。比如，將合同輸入企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，當(dāng)財(cái)務(wù)需要報(bào)賬的時(shí)候，可以直接在系統(tǒng)中調(diào)出與報(bào)賬款項(xiàng)有關(guān)的合同檔案，查閱檔案中的相關(guān)條款，將其作為保障的依據(jù)，而不需要再層層傳遞合同復(fù)印件。報(bào)賬申請(qǐng)、審批等，都可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行，這樣能夠有效的提高報(bào)賬效率。

1.2 有利于提高合同檔案管理效率

合同檔案具有法律效力，其記錄著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)合同檔案的管理，有利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，還能對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的防控。將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理中，可提高數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化水平，提高合同檔案管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)其流程化管理。在傳統(tǒng)的合同檔案管理中，管理的對(duì)象是紙質(zhì)合同，很容易出現(xiàn)合同信息收集不完整、不能及時(shí)歸檔的問題。實(shí)現(xiàn)合同檔案管理的信息化，能夠有效的解決這些問題。比如，在企業(yè)建立信息化的管理平臺(tái)，在平臺(tái)中嵌入合同檔案管理流程，嚴(yán)格按照流程對(duì)合同檔案進(jìn)行管理。當(dāng)有新的合同檔案產(chǎn)生時(shí)，及時(shí)的將其掃描成電子檔案，上傳到信息化管理平臺(tái)中。如果合同有變更或者更新，要第一時(shí)間將其更新到系統(tǒng)中。這樣能夠提高數(shù)據(jù)收集的實(shí)效性，確保檔案信息的完整性，從而提高合同檔案管理效率。

2 信息化在合同檔案管理中的應(yīng)用

2.1 通過信息化創(chuàng)新合同檔案管理模式

在傳統(tǒng)的合同檔案管理中，采購、技術(shù)服務(wù)、工程等方面的合同，企業(yè)會(huì)將其劃分為基本建設(shè)一類。合作、租賃、廣告宣傳等方面的合同，企業(yè)會(huì)將其作為文書檔案來管理。所以，企業(yè)的合同檔案管理往往比較分散，并沒有將合同檔案單獨(dú)分為一類，對(duì)其進(jìn)行集中管理。在信息化的作用下，能夠促使合同檔案管理模式的創(chuàng)新。比如，企業(yè)可以構(gòu)建合同檔案管理系統(tǒng)，與企業(yè)運(yùn)營有關(guān)的合同都需要通過合同管理系統(tǒng)才能觸發(fā)。當(dāng)合同已經(jīng)完成簽約，就可以將其轉(zhuǎn)化為電子合同數(shù)據(jù)，自動(dòng)的將其轉(zhuǎn)入到合同檔案系統(tǒng)中。通過這樣的方式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)合同檔案與電子合同檔案對(duì)應(yīng)起來，對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，實(shí)現(xiàn)合同檔案的集中管理，有利于提高合同檔案管理效率。

2.2 通過信息化提升合同檔案信息完整性

在對(duì)合同檔案實(shí)施信息化管理前，不同的管理人員對(duì)合同檔案完整性的理解不同，所以在對(duì)合同檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，有的管理人員會(huì)忽視合同對(duì)方當(dāng)事人資信證明材料，只將合同審批表、合同原件提交上去。還有的合同檔案管理人員不重視與合同有關(guān)的各類基礎(chǔ)資料、背景資料的收集，導(dǎo)致合同檔案的內(nèi)容不完整。利用信息化手段構(gòu)建合同檔案管理系統(tǒng)，可以避免這些情況的出現(xiàn)。比如，在系統(tǒng)中對(duì)合同經(jīng)辦部門、經(jīng)辦職責(zé)作出明確的規(guī)定，合同經(jīng)辦人需要在系統(tǒng)中填寫合同送審表，并由相關(guān)的管理人員對(duì)合同送審表進(jìn)行審批。同時(shí)，合同經(jīng)辦人要在系統(tǒng)中上傳對(duì)應(yīng)合同的資信證明，保證資信證明的真實(shí)性、規(guī)范性；上傳與合同簽署有關(guān)的各類基礎(chǔ)資料，以及相關(guān)的背景資料等。在完成合同的簽約后，要及時(shí)的上傳相應(yīng)的簽章頁，保證電子合同數(shù)據(jù)的完整性。此外，合同的征文、附件，以及與合同簽署有關(guān)的材料，都要上傳到系統(tǒng)中，這樣才能保證合同檔案的完整性。

2.3 通過信息化提高合同檔案信息的共享性

企業(yè)在建立合同檔案管理系統(tǒng)后，能夠提高合同檔案信息查詢的便捷性，提高合同檔案信息的利用效率。比如，在OA系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限，合同經(jīng)辦人與用戶享有的權(quán)限不同。合同經(jīng)辦人能夠在系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行操作，但不能更改合同中的內(nèi)容。用戶可以直接在系統(tǒng)中查看合同，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)合同的遠(yuǎn)程查詢利用，能夠節(jié)約大量的人力資源，還不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。并且，采用信息化手段，規(guī)范各業(yè)務(wù)流程，如的檔案管理流程、財(cái)務(wù)報(bào)賬流程等，再對(duì)這些流程進(jìn)行整合，提高報(bào)賬流程應(yīng)用電子合同的共享性，可以方便各個(gè)專業(yè)系統(tǒng)對(duì)合同檔案信息進(jìn)行利用。又如：ERP信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)各種信息的自動(dòng)存儲(chǔ)，并對(duì)合同檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面分析與歸類。所以，注重信息化發(fā)展，在合同檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用下，有利于企業(yè)對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合應(yīng)用，提高合同檔案的響應(yīng)能力。在企業(yè)的發(fā)展過程中，合同檔案能夠?qū)ζ涮峁?qiáng)有力的支撐，有利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息化技術(shù)的推廣， 是社會(huì)不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)，其在合同檔案管理中的應(yīng)用，不僅能夠提高財(cái)務(wù)保障效率，還能提高合同檔案信息資源的利用效率。所以，企業(yè)可以通過信息化技術(shù)，全面創(chuàng)新合同檔案管理模式、提升合同檔案信息完整性，并通過信息化提高合同檔案信息的共享性，將合同檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來，以促使企業(yè)更好、更快的發(fā)展。