如何做好項目管理中的招標采購及合同管理

文/董衛衛，陜西金泰恒業房地產有限公司

1 導言

招標采購及合同管理工作是建筑工程項目管理中的重點和難點，其工作的效率和質量直接影響著建筑工程項目的整體發展。但是在日常建筑工程項目管理中，招標采購及合同管理工作還存在著很多缺點和不足。我們應該積極的尋找解決對策，運用科學、合理的方式方法，對招標采購及合同管理工作中存在的問題進行解決，促進建筑工程項目管理工作的順利開展。

2 建立招標采購管理體系

根據工程項目建設的具體特點，建立和健全相應的項目招標采購管理制度、工作流程、相關規定等管理體系使項目招標采購工作規范、有序、高效運行的可靠保證。項目前期招標采購管理體系的建立為項目實施過程中的各項采購工作搭建起一個堅實的工作平臺，使招標采購活動有章可循、有法可依，為完成項目實施階段的各項采購任務奠定了良好的基礎。

3 建立招標采購組織機構

在目前工程項目采購任務繁重的情況下，高度集約化地組成項目采購、監造、物流團隊，充分利用現有的人力資源，調動、發揮各專業人員的積極性和主動性，做到重要工作專人負責，次要工作有人負責，既有任務分工又有相互協作的物資采購隊伍，是建立項目采購機構組織的總體原則。

4 把控招標計劃，實施計劃管理

社會的不斷發展加劇了行業間的競爭，對于建筑工程項目來說，由于項目建設具有范圍廣、數量多的特點，導致在建筑項目施工前要事先做好招標采購工作，為項目施工的順利進行做好充足的準備，對包括工程勘察設計類、咨詢服務類、材料設備類、施工類等項目種類進行復雜的籌備，并對招標采購實施嚴格的計劃管理，為建筑工程項目招標采購工作的順利進行奠定堅實的基礎，確保在工期范圍內完成建設。由于計劃管理的合理程度和科學程度直接影響著建筑項目計劃的實施，所以每一項招標工作都要嚴格遵守招標計劃的規定。

5 加強對招標采購過程的管理

加強對招標采購過程的管理可以保障招標采購工作的順利進行，這就要求我們要具備專業知識和高素質的招標及合同管理團隊。在招標文件編制過程中應結合項目實際情況，確定合適的投標人資格，合理的評標辦法，嚴格而又周密的合同條款，以免合同內容的不明確或漏項，以及對可能出現的不明情況沒有足夠的預見性而為后期項目管理埋下隱患，產生不必要的合同糾紛。要確保為項目施工選擇施工能力較強、施工方式較科學、施工名譽較好的施工單位，以提升建筑工程項目管理的施工水平，從而有效保證達到工程質量要求。

具體應從以下幾方面入手：

（1）確定招標方式、對投標人的要求、工程標段的劃分等事項，明確合同標的，合同主要條款；

（2）組織招標文件的編制、審核；

（3）依法組織招標、評標活動；

（4）組織合同談判和合同簽訂；

（5）妥善保管招標、投標、評標、合同洽談和承諾文件。

6 加強合同管理措施

6.1 在項目管理機構中，應組建合同管理保證體系。從組織設置、人員安排、設備配置等方面來保證合同管理工作的順利展開。

6.2 要建立嚴密和精細的合同管理程序。包括：工程開工申請和審批程序、材料設備進場檢驗程序、工程計量簽認程序、工程款支付審批程序、圖紙變更審查和批準程序、工程變更申請和批準程序、合同調整價款程序、索賠和爭議處理程序等。

6.3 在招標環節，合同管理人員就應該參與到規模較大工程的開標和現場勘察工作中，全面了解招投標領域的第一手資料，從而也就可以在后續的合同審查工作過程中起到一定的促進性作用，也可以將合同的合法性和可靠性提升到一定的水平上。參與到現場勘查工作中之后，可以讓合同管理人員對施工現場的實際情況形成一定的了解，因為合同當中涉及的很多條款都和施工現場實際情況有一定的關系。因此，合同管理部門應當對施工現場中的實際情況形成初步的了解，以便于在調節合同當事人之間不同意見過程中發揮出一定的協調性作用，最終促使雙方形成一致的意見，共同妥善完成招投標階段中的合同管理工作。

6.4 要重視合同交底工作。合同簽訂后及時召開合同交底會議，由合同管理人員負責對合同重要條款和重要問題做出分析和解釋，使項目各級管理人員學習和了解合同的主要內容和工作程序。同時確定合同管理任務，目標和責任，并將其細化分解，把具體的合同管理任務和責任落實到相關的部門和人員身上。

6.5 通過信息管理系統做好合同管理工作。建立正確、及時、完整的合同信息資料對項目管理的決策、項目管理工作的順利進行和項目計劃目標的實現具有十分重要的意義。

6.6 加強合同各方交流和溝通。在工程建設期間，合同各方對信息的及時交流和傳遞，對有關問題的及時解決對項目工程的順利開展發揮著重要作用。應以制度的形式保證項目信息的正常流通和反饋，可以通過召開碰頭會、周進度會議、月進度會議和關于工程變更、索賠等專題會議的會議形式及時檢查合同實施和進展情況；就出現的問題明確各方責任，并提出解決的方案；對將來可能出現的問題給予提醒和警告；對變更、索賠的處理進展情況進行評議，就有關問題做出決策；還可以協調各方的工作關系。

7 結束語

通過本文介紹，可以看出招標采購及合同管理為工程建設提供了基本保障，它是工程項目管理的重要組成部分。做好招標采購和合同管理工作不僅對確保工程質量、達到進度目標和控制工程造價具有決定性的作用，而且在規范各參建方項目管理行為和提升我國建筑市場的發展方面均具有重要意義。