財(cái)務(wù)檔案管理及人才隊(duì)伍建設(shè)研究

于麗萍 魯艷麗

摘 要：本文論述了財(cái)務(wù)檔案管理的重要作用，揭示了當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理和人才隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題，研究提出了一些對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；人才；問題與對(duì)策

中圖分類號(hào)：G726 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

財(cái)務(wù)檔案是各級(jí)財(cái)務(wù)部門在工作中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是反映和記錄單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況的歷史證據(jù)，它具有史料作用、依據(jù)作用、查證作用。管理好部隊(duì)財(cái)務(wù)檔案，對(duì)保守秘密，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，防止違法違紀(jì)，指導(dǎo)財(cái)務(wù)工作具有重要的意義。近幾年，各級(jí)體制機(jī)制改革邁出了歷史性步伐，各方面建設(shè)也最得了巨大成績(jī)。單位管理工作必須要與之相適應(yīng)，財(cái)務(wù)檔案管理作為管理工作的組成部分，必須要有新作為，絕不能成為一塊短板。

一、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理存在問題

近年來，各級(jí)財(cái)務(wù)檔案管理的正規(guī)化水平有了長(zhǎng)足提高，普遍設(shè)置了財(cái)務(wù)檔案室，安裝了防盜和消防系統(tǒng)，使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，指定有專人（兼職）管理，制定了完善的檔案管理規(guī)章，能夠嚴(yán)格落實(shí)歸檔、借閱、移交、銷毀等有關(guān)要求。但是，各單位之間、各層級(jí)之間仍然不同程度存在發(fā)展不夠平衡的問題。主要表現(xiàn)：

（一）檔案歸集整理不及時(shí)

在一項(xiàng)專項(xiàng)任務(wù)完成或一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，有的沒有及時(shí)收集、整理、裝訂應(yīng)歸檔的財(cái)務(wù)資料，財(cái)務(wù)檔案資料分散存放在個(gè)人手中，甚至有的財(cái)務(wù)人員工作調(diào)動(dòng)，崗位輪換時(shí)，忽視了手中財(cái)務(wù)檔案資料的移交，有些資料被隨意銷毀或被個(gè)人帶走，以致查閱使用歷史資料時(shí)無處可找，給工作造成被動(dòng)。

（二）檔案立卷歸檔不統(tǒng)一

目前，各級(jí)對(duì)檔案立卷內(nèi)容不明確、范圍標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有些資料該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的卻納入了檔案管理。有的單位只將會(huì)計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，對(duì)預(yù)算、工薪、保險(xiǎn)、工程等其他財(cái)務(wù)專業(yè)的檔案資料，以及反映財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)變更、財(cái)務(wù)人員輪崗、檔案移交銷毀清單等資料，沒有作為檔案進(jìn)行管理。檔案歸檔也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在分類形式、裝訂格式、保存樣式上都不統(tǒng)一，以致檔案存放雜亂無章。

（三）檔案移交工作不嚴(yán)格

有的單位在年終檔案歸檔或財(cái)務(wù)人員離開工作崗位時(shí)，檔案移交隨意，無交接手續(xù)，無移交清冊(cè)，造成日后產(chǎn)生問題時(shí)，責(zé)任無據(jù)可查。在單位撤銷、合并、分立，辦理交接時(shí)，重經(jīng)費(fèi)資金，輕檔案資料。有的被撤銷單位，檔案資料接收滯后，有的仍存放在被撤銷單位，加上辦公地點(diǎn)重新規(guī)劃搬遷，原檔案管理人員工作變動(dòng)，造成有些財(cái)務(wù)檔案無人問津。

（四）檔案銷毀工作不規(guī)范

由于現(xiàn)行檔案鑒定銷毀規(guī)章制度不易操作，再加上工作人員對(duì)檔案銷毀制度不熟悉，致使不知道檔案應(yīng)該何時(shí)該銷，由誰來銷。也有的單位擔(dān)心有些債權(quán)債務(wù)、基建項(xiàng)目等完成或未完成事宜有反復(fù)，怕?lián)?zé)任，怕麻煩，寧可過期保存也不敢銷毀，造成財(cái)務(wù)檔案保管期過長(zhǎng)，無人來銷，無人敢銷，過期保存檔案越來越多，以致于該歸檔的檔案無處存放。

（五）檔案管理設(shè)備設(shè)施不完善

一些基層單位檔案管理存放場(chǎng)所簡(jiǎn)陋，數(shù)字化程度低，缺乏規(guī)范管理。“四防”設(shè)備設(shè)施不達(dá)標(biāo)。個(gè)別單位沒按財(cái)務(wù)檔案管理和保密要求，設(shè)置專門檔案室，也沒有安裝檔案架，甚至將財(cái)務(wù)檔案裝在紙箱子里隨意堆放在某些倉庫里，或與其他物品混用一個(gè)庫房。

（六）檔案管理人才隊(duì)伍較弱

由于受編制員額等因素限制，各級(jí)財(cái)務(wù)部門都是人少事多，絕大多數(shù)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作都采取財(cái)務(wù)人員兼職的辦法來解決。因此，不同程度存在思想上不重視、業(yè)務(wù)上不懂不會(huì)、工作上不得力等現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的對(duì)策措施

（一）要高度重視制度的約束作用

要想做好管理工作必須要有法可依、有章可循。目前，財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定不夠全面，現(xiàn)有財(cái)務(wù)檔案管理要求都分散在各專業(yè)的管理法規(guī)文件之中，而且表述內(nèi)容簡(jiǎn)略，系統(tǒng)性、強(qiáng)制性和操作性不強(qiáng)。要想徹底解決當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題，必須從建章立制入手。第一，明確財(cái)務(wù)檔案管理密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)。要根據(jù)單位級(jí)別和檔案內(nèi)容科學(xué)確定密級(jí)。例如：財(cái)務(wù)檔案中工薪、住房、保險(xiǎn)工作檔案涉及人員實(shí)力信息，作為一個(gè)密級(jí)等級(jí)；財(cái)務(wù)檔案中各類報(bào)表有經(jīng)費(fèi)的投向投量信息，作為一個(gè)密級(jí)等級(jí)；大項(xiàng)工程、科研項(xiàng)目預(yù)決算，作為一個(gè)密級(jí)等級(jí)；還有大量的經(jīng)費(fèi)文件資料可以根據(jù)情況定密級(jí)，也可以不定密級(jí)。在現(xiàn)行的檔案管理制度中，財(cái)務(wù)檔案資料按哪個(gè)密級(jí)等級(jí)保存，沒有一個(gè)科學(xué)的劃分標(biāo)準(zhǔn)，這是造成對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理不重視，管理不嚴(yán)格、不正規(guī)的一個(gè)重要原因。第二，出臺(tái)財(cái)務(wù)檔案管理辦法。借鑒各行業(yè)檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)，健全完善能夠滿足信息化條件下財(cái)務(wù)檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)和措施，盡快出臺(tái)財(cái)務(wù)檔案管理辦法，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)權(quán)限、管理方式、內(nèi)容界定、移交銷毀、檔案信息化管理、檢查制度做出明確規(guī)范。第三，出臺(tái)財(cái)務(wù)檔案管理考評(píng)細(xì)則。根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理辦法，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的形成歸檔、內(nèi)容界定、移交程序、銷毀鑒定、保管方式、設(shè)備設(shè)施等方面做出具體的、易操作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，使財(cái)務(wù)檔案管理有法可依，徹底改變目前財(cái)務(wù)檔案日常管理工作缺乏制度約束的問題。

（二）要切實(shí)加大檔案管理力度

做好檔案管理工作必須堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。第一，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的收集整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等管理工作。各級(jí)財(cái)務(wù)部門在年度終了和重大專項(xiàng)工作結(jié)束后，要把財(cái)務(wù)資料的收集整理作為一項(xiàng)重要任務(wù)，有布置，有督促，有成果。要嚴(yán)格落實(shí)檔案資料的鑒定、歸檔、保管等規(guī)定，杜絕任何單位和個(gè)人擅自把檔案資料據(jù)為己有。要嚴(yán)格履行檔案借閱、銷毀審批手續(xù)，杜絕擅自借閱和銷毀處理檔案。第二，切實(shí)重視設(shè)備設(shè)施的配置和管理。要設(shè)立專用財(cái)務(wù)檔案室，杜絕辦公室用房與檔案室混用，杜絕因無專用檔案室造成檔案資料分散在個(gè)人手里存放。隨著紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，各種介質(zhì)的檔案資料增多，檔案室不僅配齊傳統(tǒng)的“防火、防潮、防盜、防蟲”設(shè)備，還要配齊適應(yīng)新技術(shù)的“防塵、防光、防霉”設(shè)備，并且要加強(qiáng)條件維護(hù)，確保各類設(shè)備的使用性能。還要給予必要的經(jīng)費(fèi)保障，確保軟、硬件始終保持一個(gè)較高水平。第三，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的督促檢查。各級(jí)財(cái)務(wù)部門要將下級(jí)財(cái)務(wù)檔案管理作為財(cái)務(wù)檢查考評(píng)的重要內(nèi)容，堅(jiān)持以查促管，以考促管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在問題，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理正規(guī)化水平不斷提高。

（三）要大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)和改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作，關(guān)鍵是檔案管理人才隊(duì)伍要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和勝任本職的能力。為此，第一，切實(shí)把好檔案管理人員的入口關(guān)。要切實(shí)把有檔案管理知識(shí)、懂得信息化技能，以及政治過硬、忠于職守、愛檔敬業(yè)、任勞任怨的人才安排到檔案管理崗位上來。

第二，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。目前，多數(shù)檔案管理人員是由財(cái)務(wù)人員兼職，檔案管理的相關(guān)知識(shí)懂得不多，再加上檔案兼管人員變動(dòng)頻繁，要想管好財(cái)務(wù)檔案，就要定期組織檔案管理人員對(duì)檔案管理、財(cái)經(jīng)知識(shí)、保密規(guī)定、信息技術(shù)等多方面知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理的實(shí)際能力。作為上級(jí)財(cái)務(wù)機(jī)關(guān)，對(duì)所屬財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，要切實(shí)負(fù)起主體責(zé)任，建立合理的培訓(xùn)機(jī)制，精心設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織本單位或本系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)。要鼓勵(lì)和支持相關(guān)人員參加社會(huì)上的檔案管理人才培訓(xùn)班，開闊視野，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，提高本領(lǐng)。

第三，著力提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。近幾年，財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)變化越來頻繁，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)年年有調(diào)整，各種報(bào)表內(nèi)容每年都有更新，而且標(biāo)準(zhǔn)越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越多，當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理手段和方法已不能滿足當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作的需求。檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，提升管理層次，向信息化程度中要效益。

檔案管理人員要切實(shí)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高創(chuàng)新能力。首先，要?jiǎng)?chuàng)造性地加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用技術(shù)手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，并分門別類建立數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)的檔案室變成財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要?jiǎng)?chuàng)造性地加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。可以使財(cái)務(wù)人員及時(shí)將電子財(cái)務(wù)檔案導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，也可使檔案使用部門實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)查詢、遠(yuǎn)程檢索等功能操作，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)管理的跨越。再次，還要積極開發(fā)財(cái)務(wù)檔案信息分析系統(tǒng)。為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實(shí)把檔案室變成財(cái)務(wù)檔案信息控制中心。