財務檔案管理及人才隊伍建設研究

于麗萍 魯艷麗

摘 要：本文論述了財務檔案管理的重要作用，揭示了當前財務檔案管理和人才隊伍建設中存在的問題，研究提出了一些對策和措施。

關鍵詞：財務檔案；管理；人才；問題與對策

中圖分類號：G726 文獻標識碼：A

財務檔案是各級財務部門在工作中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映和記錄單位經濟活動情況的歷史證據(jù)，它具有史料作用、依據(jù)作用、查證作用。管理好部隊財務檔案，對保守秘密，總結經驗，防止違法違紀，指導財務工作具有重要的意義。近幾年，各級體制機制改革邁出了歷史性步伐，各方面建設也最得了巨大成績。單位管理工作必須要與之相適應，財務檔案管理作為管理工作的組成部分，必須要有新作為，絕不能成為一塊短板。

一、當前財務檔案管理存在問題

近年來，各級財務檔案管理的正規(guī)化水平有了長足提高，普遍設置了財務檔案室，安裝了防盜和消防系統(tǒng)，使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，指定有專人（兼職）管理，制定了完善的檔案管理規(guī)章，能夠嚴格落實歸檔、借閱、移交、銷毀等有關要求。但是，各單位之間、各層級之間仍然不同程度存在發(fā)展不夠平衡的問題。主要表現(xiàn)：

（一）檔案歸集整理不及時

在一項專項任務完成或一個會計年度結束后，有的沒有及時收集、整理、裝訂應歸檔的財務資料，財務檔案資料分散存放在個人手中，甚至有的財務人員工作調動，崗位輪換時，忽視了手中財務檔案資料的移交，有些資料被隨意銷毀或被個人帶走，以致查閱使用歷史資料時無處可找，給工作造成被動。

（二）檔案立卷歸檔不統(tǒng)一

目前，各級對檔案立卷內容不明確、范圍標準不統(tǒng)一，有些資料該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的卻納入了檔案管理。有的單位只將會計檔案作為財務檔案進行管理，對預算、工薪、保險、工程等其他財務專業(yè)的檔案資料，以及反映財務領導變更、財務人員輪崗、檔案移交銷毀清單等資料，沒有作為檔案進行管理。檔案歸檔也沒有統(tǒng)一的標準，在分類形式、裝訂格式、保存樣式上都不統(tǒng)一，以致檔案存放雜亂無章。

（三）檔案移交工作不嚴格

有的單位在年終檔案歸檔或財務人員離開工作崗位時，檔案移交隨意，無交接手續(xù)，無移交清冊，造成日后產生問題時，責任無據(jù)可查。在單位撤銷、合并、分立，辦理交接時，重經費資金，輕檔案資料。有的被撤銷單位，檔案資料接收滯后，有的仍存放在被撤銷單位，加上辦公地點重新規(guī)劃搬遷，原檔案管理人員工作變動，造成有些財務檔案無人問津。

（四）檔案銷毀工作不規(guī)范

由于現(xiàn)行檔案鑒定銷毀規(guī)章制度不易操作，再加上工作人員對檔案銷毀制度不熟悉，致使不知道檔案應該何時該銷，由誰來銷。也有的單位擔心有些債權債務、基建項目等完成或未完成事宜有反復，怕?lián)熑?，怕麻煩，寧可過期保存也不敢銷毀，造成財務檔案保管期過長，無人來銷，無人敢銷，過期保存檔案越來越多，以致于該歸檔的檔案無處存放。

（五）檔案管理設備設施不完善

一些基層單位檔案管理存放場所簡陋，數(shù)字化程度低，缺乏規(guī)范管理?！八姆馈痹O備設施不達標。個別單位沒按財務檔案管理和保密要求，設置專門檔案室，也沒有安裝檔案架，甚至將財務檔案裝在紙箱子里隨意堆放在某些倉庫里，或與其他物品混用一個庫房。

（六）檔案管理人才隊伍較弱

由于受編制員額等因素限制，各級財務部門都是人少事多，絕大多數(shù)單位的財務檔案管理工作都采取財務人員兼職的辦法來解決。因此，不同程度存在思想上不重視、業(yè)務上不懂不會、工作上不得力等現(xiàn)象。

二、加強財務檔案管理的對策措施

（一）要高度重視制度的約束作用

要想做好管理工作必須要有法可依、有章可循。目前，財務檔案管理規(guī)定不夠全面，現(xiàn)有財務檔案管理要求都分散在各專業(yè)的管理法規(guī)文件之中，而且表述內容簡略，系統(tǒng)性、強制性和操作性不強。要想徹底解決當前財務檔案管理中存在的問題，必須從建章立制入手。第一，明確財務檔案管理密級劃分標準。要根據(jù)單位級別和檔案內容科學確定密級。例如：財務檔案中工薪、住房、保險工作檔案涉及人員實力信息，作為一個密級等級；財務檔案中各類報表有經費的投向投量信息，作為一個密級等級；大項工程、科研項目預決算，作為一個密級等級；還有大量的經費文件資料可以根據(jù)情況定密級，也可以不定密級。在現(xiàn)行的檔案管理制度中，財務檔案資料按哪個密級等級保存，沒有一個科學的劃分標準，這是造成對財務檔案管理不重視，管理不嚴格、不正規(guī)的一個重要原因。第二，出臺財務檔案管理辦法。借鑒各行業(yè)檔案管理工作中的成功經驗，健全完善能夠滿足信息化條件下財務檔案管理的制度、標準和措施，盡快出臺財務檔案管理辦法，對財務檔案管理職責權限、管理方式、內容界定、移交銷毀、檔案信息化管理、檢查制度做出明確規(guī)范。第三，出臺財務檔案管理考評細則。根據(jù)財務檔案管理辦法，對財務檔案的形成歸檔、內容界定、移交程序、銷毀鑒定、保管方式、設備設施等方面做出具體的、易操作的評價標準，使財務檔案管理有法可依，徹底改變目前財務檔案日常管理工作缺乏制度約束的問題。

（二）要切實加大檔案管理力度

做好檔案管理工作必須堅持高標準嚴要求。第一，切實加強檔案資料的收集整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等管理工作。各級財務部門在年度終了和重大專項工作結束后，要把財務資料的收集整理作為一項重要任務，有布置，有督促，有成果。要嚴格落實檔案資料的鑒定、歸檔、保管等規(guī)定，杜絕任何單位和個人擅自把檔案資料據(jù)為己有。要嚴格履行檔案借閱、銷毀審批手續(xù)，杜絕擅自借閱和銷毀處理檔案。第二，切實重視設備設施的配置和管理。要設立專用財務檔案室，杜絕辦公室用房與檔案室混用，杜絕因無專用檔案室造成檔案資料分散在個人手里存放。隨著紙質檔案的數(shù)字化處理，各種介質的檔案資料增多，檔案室不僅配齊傳統(tǒng)的“防火、防潮、防盜、防蟲”設備，還要配齊適應新技術的“防塵、防光、防霉”設備，并且要加強條件維護，確保各類設備的使用性能。還要給予必要的經費保障，確保軟、硬件始終保持一個較高水平。第三，切實加強檔案管理工作的督促檢查。各級財務部門要將下級財務檔案管理作為財務檢查考評的重要內容，堅持以查促管，以考促管，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在問題，推動財務檔案管理正規(guī)化水平不斷提高。

（三）要大力加強人才隊伍建設

加強和改進財務檔案管理工作，關鍵是檔案管理人才隊伍要有強烈的責任感和勝任本職的能力。為此，第一，切實把好檔案管理人員的入口關。要切實把有檔案管理知識、懂得信息化技能，以及政治過硬、忠于職守、愛檔敬業(yè)、任勞任怨的人才安排到檔案管理崗位上來。

第二，加強檔案管理人員的技能培訓。目前，多數(shù)檔案管理人員是由財務人員兼職，檔案管理的相關知識懂得不多，再加上檔案兼管人員變動頻繁，要想管好財務檔案，就要定期組織檔案管理人員對檔案管理、財經知識、保密規(guī)定、信息技術等多方面知識的學習培訓，提高檔案管理的實際能力。作為上級財務機關，對所屬財務檔案管理人員的培訓，要切實負起主體責任，建立合理的培訓機制，精心設計培訓內容，定期組織本單位或本系統(tǒng)財務檔案管理人員培訓。要鼓勵和支持相關人員參加社會上的檔案管理人才培訓班，開闊視野，學習經驗，提高本領。

第三，著力提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。近幾年，財務法規(guī)、標準變化越來頻繁，各項經費標準年年有調整，各種報表內容每年都有更新，而且標準越來越細，項目越來越多，當前傳統(tǒng)檔案管理手段和方法已不能滿足當前財務管理工作的需求。檔案管理必須與時俱進，提升管理層次，向信息化程度中要效益。

檔案管理人員要切實增強創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力。首先，要創(chuàng)造性地加強財務檔案數(shù)據(jù)庫建設。利用技術手段將傳統(tǒng)的紙質財務檔案轉化成數(shù)字化檔案，并分門別類建立數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)的檔案室變成財務檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要創(chuàng)造性地加強財務檔案信息化網絡平臺建設?？梢允关攧杖藛T及時將電子財務檔案導入數(shù)據(jù)庫，也可使檔案使用部門實現(xiàn)聯(lián)機查詢、遠程檢索等功能操作，從而實現(xiàn)財務檔案管理由單機管理向網絡管理的跨越。再次，還要積極開發(fā)財務檔案信息分析系統(tǒng)。為各級領導、決策部門、財務人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實把檔案室變成財務檔案信息控制中心。