簡述信息化條件下的行政事業(yè)單位內(nèi)控管理

張敏

[摘 要] 伴隨著行政事業(yè)單位的改革，人們對其服務水平、內(nèi)控管理提出的要求越來越高，為推動行政事業(yè)單位發(fā)展，應在信息化條件下加強內(nèi)控管理，增強風險監(jiān)控，提升管理水平。文章首先分析了信息化對行政事業(yè)單位內(nèi)控管理的影響，然后總結了信息化條件下加強行政事業(yè)單位內(nèi)控管理的對策。

[關鍵詞] 信息化條件；行政事業(yè)單位；內(nèi)控管理；對策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.33.123

在行政事業(yè)單位經(jīng)營管理中，多通過財政撥款或收支對內(nèi)部進行控制管理，而且核算過程也比較簡單。但是從實際情況來看，由于行政事業(yè)單位內(nèi)部壓力不足，員工不夠了解會計內(nèi)控制度，影響著執(zhí)行力的發(fā)揮，因此加強行政事業(yè)單位的內(nèi)控管理非常重要，以充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢，現(xiàn)從以下幾點進行探討。

1 信息化對行政事業(yè)單位內(nèi)控管理的影響

1.1 需要工作人員了解信息化內(nèi)容，執(zhí)行內(nèi)控管理制度

信息化時代下，需要加強對電子計算機的了解，并且正確、合理地使用應用程序。我國行政事業(yè)單位人員結構復雜，受用人機制、體制影響，年齡大的員工比較多，在接受新知識、新技術時多存在抵觸心理。對于軟件的使用而言，盡管他們能主動學習操作流程，但是消化能力有限，無法長時間堅持使用。領導在內(nèi)控管理中信息化技術的使用也未持支持態(tài)度，對信息化條件下內(nèi)控管理的影響存在抵觸心理，限制著內(nèi)控管理體制的推行。[1]

1.2 需要更多檢查監(jiān)督，保證信息安全

信息化為行政事業(yè)單位的內(nèi)控管理流程、制度設計提供著強大的技術支持，使得內(nèi)控管理活動從煩瑣的人工操作中解脫出來，但是信息化技術在為內(nèi)控管理帶來便利的同時，也存在安全隱患，當今社會，因計算機硬件破損、網(wǎng)絡病毒等因素引發(fā)的信息丟失現(xiàn)象越來越多，管理系統(tǒng)也在病毒、黑客的影響下如履薄冰。因此，需加強信息化條件下的安全檢查，旨在安全、平穩(wěn)地運行內(nèi)控管理體系，提高工作效率。

1.3 重新梳理業(yè)務流程，找尋內(nèi)部控制點

信息化對行政事業(yè)單位內(nèi)控管理流程的制定和實施有著重要影響，工作人員需重新梳理相關的業(yè)務流程，結合信息化環(huán)境找尋內(nèi)控管理的關鍵點。將信息化技術用于財政部門的預決算、財政撥付中，以提高監(jiān)管能力，例如財政撥付中合理使用集中支付機制，能簡化工作流程，保證財政資金的合理性、安全性。采購期間加大集中采購的宣傳力度，規(guī)范采購行為，這些新政策都影響著行政事業(yè)單位的業(yè)務流程，在遵從新要求、新變化的情況下，通過對審批結構的重新設置，崗位責任制的制定和執(zhí)行，來滿足信息化條件下的內(nèi)控管理需求，提升內(nèi)控管理水平，提高行政事業(yè)單位的綜合效益。[2]

1.4 降低內(nèi)控風險，提升內(nèi)控管理水平

信息化的主要特征是能使用計算機技術提高工作質量，降低內(nèi)控管理風險。首先，工作人員通過相關軟件的使用，提高會計處理能力和信息質量；其次，通過軟件系統(tǒng)了解單位資產(chǎn)，全面把控單位余額、預算規(guī)模，合理安排資金的使用進度，提高資金利用率；最后，借助信息系統(tǒng)處理相關數(shù)據(jù)，保證業(yè)務和信息的協(xié)調統(tǒng)一，提高信息處理能力，為單位領導決策提供可靠依據(jù)。

2 信息化條件下加強行政事業(yè)單位內(nèi)控管理的對策

2.1 提高信息化意識，促進全員熟悉硬件設備

為充分發(fā)揮信息化技術在行政事業(yè)單位內(nèi)控管理工作中的作用，必須加大信息化宣傳力度，保證每位員工在思想上接受信息化建設，尤其是單位的負責人，更要對其進行深刻的了解，同時還要在行動上給予足夠支持，從而推動內(nèi)控管理工作的順利進行。其他員工也要深入了解信息化內(nèi)容，為他們提供盡可能多的交流、培訓機會，情況允許時讓他們動手操作，提高硬件設備、內(nèi)控管理制度的操作能力。[3]

2.2 健全內(nèi)控管理制度，加大審計力度

在信息化條件下，加強對內(nèi)控管理制度的建設是行政事業(yè)單位的主要任務，積極學習其他國家的法律法規(guī)、工作經(jīng)驗，結合單位實際修改和完善內(nèi)控管理制度，從而制定出與之相適應的政策、制度，構建完整的內(nèi)控管理框架，保證各項工作的有序進行，提高工作效率。同時，還要加大內(nèi)部審計力度。內(nèi)部審計是信息化條件下行政事業(yè)單位內(nèi)控管理中的重要形式，在優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境上具有重要作用，可從這幾點進行：第一點，定期對會計資料進行審查，保證會計信息的完整性、真實性；第二點，保證書面數(shù)據(jù)、計算機數(shù)據(jù)協(xié)調統(tǒng)一；第三點，按相關流程操作計算機，保證系統(tǒng)操作的合法性。對于內(nèi)部審計中出現(xiàn)的問題，及時制定有效措施更正，從根本上預防風險事件的發(fā)生。

2.3 定期檢查安全措施，保證信息安全

在科學技術快速發(fā)展的情況下，計算機、網(wǎng)絡安全對行政事業(yè)單位內(nèi)控管理提出的要求越來越高。行政事業(yè)單位領導應定期組織網(wǎng)絡、計算機人員定期檢查信息化軟件、硬件，及時處理網(wǎng)絡漏洞，同時還要定期查看計算機硬件，禁止使用老化、損壞的硬件，保證信息安全。內(nèi)審部門在檢驗內(nèi)控效率的同時，還要重視內(nèi)控信息的安全性，以此保證內(nèi)控管理工作的順利進行。[4]

2.4 提高會計信息質量，適應財政管理要求

行政事業(yè)單位在對內(nèi)控管理制度進行設計時，要結合單位情況、信息化建設特征，在預決算、采購等方面嚴格參照財政規(guī)定，在關鍵點、相關流程權力的使用、授權審批中實現(xiàn)相互制約、相互影響的目標。對于集中支付系統(tǒng)、預決算之間的聯(lián)系，財務賬套設置期間應參照支出類目要求，便于財務主管檢查財務核算，及時發(fā)現(xiàn)錯算、漏算等現(xiàn)象，保證相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。對于重點活動的審批，要重新設置各種不相容的崗位，同時還要設置訪問權限，預防徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

2.5 重視信息化建設，提升內(nèi)控管理水平

行政事業(yè)單位信息化建設的主要目標是提高管理效率、嚴格管控資金，故而在對信息化系統(tǒng)進行設計時，不僅要實現(xiàn)既定目標，也要兼顧單位效益，從工作實際梳理業(yè)務流程，區(qū)別業(yè)務的復雜程度、重要程度，與內(nèi)部控制管理措施相結合設計適合自身情況的信息化系統(tǒng)，借助計算機軟硬件提升管理水平，內(nèi)控管理的關鍵是管理行政事業(yè)單位的資產(chǎn)和資金，用計算機技術替代傳統(tǒng)的人工操作，預防人為因素引發(fā)的差錯。

除此之外，還要對內(nèi)控管理系統(tǒng)進行優(yōu)化。會計信息化初始階段，工作人員多用計算機取代傳統(tǒng)的人工操作來滿足處理信息的需求，極少將信息技術特征考慮在內(nèi)，引發(fā)信息孤島，降低工作效率。[5]集成處理各信息系統(tǒng)，并對其進行整合，為內(nèi)控管理工作的開展提供便利。

3 結 論

綜上所述，隨著信息技術的發(fā)展，信息化管理已成為行政事業(yè)單位內(nèi)控管理中的重要組成，在提高內(nèi)控管理水平，保證會計信息安全，預防內(nèi)控風險上具有重要作用。行政事業(yè)單位要想穩(wěn)定、健康地運行和發(fā)展，就要結合信息化特征建立科學、合理的內(nèi)控管理制度，加大內(nèi)部審計力度，同時還要定期檢查安全措施，提升會計信息質量，加強信息化系統(tǒng)建設，優(yōu)化內(nèi)控管理系統(tǒng)，在提高內(nèi)控管理有效性的情況下，提升管理水平，推動行政事業(yè)單位發(fā)展。

參考文獻：

[1] 張春蓮.信息化背景下加強行政事業(yè)單位財務內(nèi)控建設的若干思考 [J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2017，20（33）：85-86.

[2] 劉琳.行政事業(yè)單位財務內(nèi)控信息化管理——以深圳市光明新區(qū)國庫支付中心為例 [J].財務與會計，2015，32（18）：22-24.

[3] 楊濤.基于信息化的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制淺析 [J].財經(jīng)界，2017，19（8）：54-55.

[4] 孫熠中.淺談現(xiàn)形勢下行政事業(yè)單位內(nèi)控存在問題及應對措施 [J].中國管理信息化，2016，19（23）：193-195.

[5]劉文.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設探索 [J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2017，14（27）：86-87.