關于學校外事檔案電子信息化管理的思考

劉雪楹

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—194—01

摘要 隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，學校外事檔案電子信息化管理是必然趨勢。本文介紹了外事檔案電子信息化管理的優(yōu)點，分析了當前學校外事檔案推廣電子信息化管理面臨的問題，提出了有助于提升學校外事檔案電子信息化管理的建議。

關鍵詞 外事檔案 管理 信息化

學校外事檔案包括學校與外國學校、團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它們是各學校外事工作的重要寫照及憑證。隨著全球經(jīng)濟一體化和信息化的發(fā)展，我國很多學校的外事工作日益頻繁，外事檔案的數(shù)量不斷增多，如何有效利用電子信息技術對學校外事檔案進行保管和利用，是外事檔案管理人員必須面對的問題。

一、檔案電子信息化管理的優(yōu)點

（一）提高檔案管理工作效率

以往學校外事檔案的收集、整理、歸檔等工作都停留在簡單的手工操作，檔案信息的儲存方式主要靠書籍紙張打印保存，這種原始的存儲方式不僅效率低，紙張還具有不易保存的缺點，且需要占據(jù)較大場地空間。采用電子信息化管理，檔案管理人員可以利用計算機對文檔進行快速、安全、全面的分類和整理，還可以提高人們查詢內容時的效率。通過電子信息化管理，檔案存儲的容量更大，占地面積更小，內容展示的形式也更為豐富。

（二）方便快捷有助于共享利用

傳統(tǒng)的紙質檔案由于樣本量少、存儲場所固定，嚴重影響了學校外事檔案信息資源的共享和利用，學校外事工作的發(fā)展也會受到制約。通過電子信息化管理，在安全許可的情況下，在世界不同國家通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)都可以隨時隨地進行查閱和利用。而且外事檔案信息的采集、處理和利用更為便捷，這給外事檔案管理信息化的開發(fā)和利用帶來了廣闊的空間。

二、外事檔案電子信息化管理面臨的問題

（一）管理標準和規(guī)范欠缺

由于缺乏統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范，同時也受資金和技術的制約，目前我國大部分學校的外事檔案信息管理系統(tǒng)建設不能保持同步，不同學校外事檔案管理系統(tǒng)建設的功能模塊或分類方式上存在不小的差別，這導致了信息管理平臺的兼容性不強和資源共享性差，使不同學校之間無法實現(xiàn)信息的交流與整合。

（二）電子檔案安全不可忽略

外事檔案電子信息化管理也存在一些安全隱患。由于電子檔案的生成、傳遞、識別依賴于計算機及相應的軟件系統(tǒng)，當管理檔案使用的計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，有可能導致電子檔案丟失。電子檔案還可能因計算機設備的更新?lián)Q代、過時的檔案介質，造成電子檔案信息無法打開使用。在網(wǎng)絡環(huán)境下，已存儲的外事電子檔案內容也可能被遠程下載、修改甚至是刪除，其安全防范措施無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（三）對檔案管理人員要求更高

外事檔案的來源和內容廣泛，描述形式具有多語言性，隨著電子檔案管理系統(tǒng)普及率越來越高，這對檔案管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求。我國學校外事檔案管理專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，如果外事檔案管理人員缺乏相關知識或操作不當，有可能會使電子檔案信息造成巨大的損失。

三、提升學校外事檔案電子信息化管理的建議

（一）加快外事檔案管理電子信息化進程

隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，各學校外事檔案管理部門要加大對外事電子檔案的重視程度，加快檔案管理信息化進程，一方面要采用各類技術手段，將外事檔案數(shù)字化；另一方面要建立單位的外事檔案管理信息系統(tǒng)，建設外事檔案信息網(wǎng)站，方便管理和用戶查詢，實現(xiàn)各種外事檔案材料便于保存、利用與共享。

（二）統(tǒng)一外事電子檔案管理的標準和規(guī)范

為了有效提高學校外事檔案管理電子信息化管理工作的標準化和規(guī)范化，國家相關管理部門應根據(jù)外事檔案的特點，制定統(tǒng)一的學校外事電子檔案管理的標準和規(guī)范，出臺相應的標準化軟件模塊，盡早實現(xiàn)全國各學校檔案管理網(wǎng)絡化對接。在條件允許的情況下，可建立全國學校外事電子檔案管理中心，形成全國學校外事電子檔案集中管理和服務系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

（三）強化電子檔案的安全管理和保護

為了保證電子信息檔案的安全性，學校外事檔案管理部門可根據(jù)需要制定相應制度。如對管理用的計算機要設置登錄密碼，專人專用；建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，以防止電子檔案丟失；為了抵御黑客攻擊，要采取必要的計算機和網(wǎng)絡安全措施，通過加密處理，使得檔案數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀；根據(jù)電子檔案實際內容設置條目和全文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設置該用戶網(wǎng)上查詢權限等等。

（四）加強外事檔案管理人員的培訓

為了使檔案工作人員能夠適應新時期檔案電子信息化管理工作的需要，學校外事檔案管理部門要強化自身隊伍能力建設，在專業(yè)技能、外語水平和計算機應用能力等方面加強業(yè)務培訓、學習和交流，不斷提升人員外事檔案信息化管理水平，以適應新時期學校外事檔案工作的需要。

四、結語

依靠現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)學校外事檔案電子信息化管理是大勢所趨，學校領導應給予高度重視，使學校外事檔案管理緊跟時代發(fā)展，走上良性的發(fā)展道路，達到更好的效果。