提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略

趙航

摘 要：在當前來看，是進行事業單位檔案管理信息化建設是比較重要的一項工作。但大部分事業單位在此項建設上，都存在一定的問題。本文就從事業單位檔案管理目前存在的問題入手，來探究事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

1 前言

事業單位是我國基于為人民服務思想而建設的一系列以人民生活訴求為主的工作單位，這些工作單位最大的特點就是能夠幫助人們滿足生活的需求。但是大部分的事業單位都過于注重行政工作，而忽略了本單位的建設，從而導致大部分事業單位內部建設都不夠合理。這就需要事業單位能夠全面進行改善，才能夠保證事業單位檔案管理信息化建設的進程，其具體的問題與策略如下。

2 事業單位檔案管理目前存在的問題

2.1 沒有合理開發檔案信息資源

事業單位檔案管理目前存在的問題中，第一項內容為沒有合理開發檔案信息資源。出現這種情況的原因在當前來看主要分為兩個方面：第一個方面就是事業單位的領導不夠重視。在大部分的事業單位中，領導都較為重視實際工作，而忽略內部建設，因此出現檔案信息資源開發不合理或者不開發的局面。第二個方面就是事業單位的工作較為繁重，其進行檔案信息資源開放的時間都是業余時間，因此進度緩慢，難以取得成效，這在事業單位中極為常見。

2.2 缺乏必要的檔案信息內容安全的措施

事業單位檔案管理目前存在的問題中，第二項內容為缺乏必要的檔案信息內容安全的措施。出現這種情況的原因比較集中，其主要的原因就是資金的匱乏。事業單位一直以來都存在資金匱乏的問題，這個問題嚴重的困擾了事業單位的內部建設，從而導致了我國事業單位檔案管理信息化建設的進步一直較為緩慢，這在當前來看，必須要加以改善，投入專項資金，才能夠改變事業單位檔案信息內容安全措施缺乏的情況，確保事業單位的信息化建設。

2.3 檔案管理工作人員素質低下

在事業單位檔案管理目前存在的問題中，第三項內容為檔案管理工作人員素質低下。在當前來看，檔案管理工作人員素質低下的主要原因有兩個：首先是事業單位的不重視。這樣的情況發生，就讓事業單位中的檔案管理人員都不能夠較好的進行工作，從而導致了事業單位的檔案管理崗位的工作人員普遍是一些公司的冗余人員，而沒有專業的技術水平，從而導致了這種情況。其次是事業單位沒有足夠的資金投入人才培養項目。檔案管理信息化是當前最新的內容之一，這種情況下，原本的人才是需要經過學習才能夠掌握檔案管理信息化內容的。

3 事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑

3.1 提高管理人員專業素質

想要讓事業單位檔案管理工作信息化更好的建設，人才是第一要素。在當前來看，想要提升管理人員專業素質，就需要從兩個方向入手：首先是對老員工的培訓，對于事業單位而言，人才的培養是較為重要的，這樣能夠獲得屬于自己單位的專職人才，長期使用。其次是采用獵頭招聘的手段，這樣可以讓一些社會上經驗足，技術強的人才加入到事業單位中，但是考慮到事業單位的資金狀況，這一類人員的招納不宜過多，否則會讓事業單位財政出現問題。

3.2 加快檔案管理的軟、硬件建設

為了有效地節省檔案管理所占用的時間，使用性能穩定、受到外界破壞較少的硬件、軟件設備進行管理不失為一種比較好的方法。有關單位應當加大投資力度，對成套設備進行采購，加強管理人員對相關技術設備使用的方法進行技術上的培訓。這不僅可以大力的促進檔案管理的工作，而且還可以保證檔案能夠得到長期的、有效的保護。計算機管理技術對全世界數據的存儲和管理有著非常廣泛地使用，是保證電子存儲數據安全和完整的重要方法，它也滲透在檔案管理的各個階段。計算機軟、硬件由于具有良好的存儲容量，足以為設備提供大量的空間用來存儲數據，對于減少信息存儲工作的時間，減輕管理人員大量的工作方面是非常有效的。提高信息檔案管理機構的人員水平，我們不但需要有效地引進先進的技術管理設備，更要重視對檔案信息自身的建設。檔案管理的綜合發展不但需要對檔案管理內容制定相應的規章制度，更要對軟件應用進行充分的使用，為檔案管理提供基礎上的幫助。

3.3 建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站是文件檔案管理機構在互聯網上發布的，用于及時展示信息的互聯網網站。建立一個較好的檔案信息網站的方法，為檔案管理機構實現全面化的管理，對檔案管理實施信息化發展具有不可替代的作用。以網頁的形式來提供人事檔案、網上咨詢信息檔案等其他內容的信息服務，對社會中實際存在的內容和電子文檔進行歸檔管理，對文件下載和存檔提供導航服務，是使用互聯網進行文件管理的一個重要的標志，可以顯著地提升信息管理的實用性。建立信息檔案網站的做法可以對情報檔案、情報信息等其他資源進行充分的共享，有了更加廣泛地可選擇能力的提升，這是值得發展的。使用計算機操作系統和互聯網進行檔案信息的管理，不斷適應日益更新的社會對檔案管理和發展的需求，是滿足我國相關檔案管理標準的重要舉措。檔案管理最好選用面向主流市場的，有良好行為記錄的標準化設備，這樣才能提供有保障的信息化建設的服務。保持與軟件公司和國內外材料生產廠家的溝通，定制適合檔案管理工作的操作系統，保證軟件的時效性，不斷對檔案信息進行更新，也方便對數據的管理和開發展開工作。

4 結語

在當前社會中，人們的經濟水平不斷提高，因此大部分的人都渴望自己能夠有更好的生活條件。其中人們較為關注的就是事業單位的建設，因為事業單位中很多的內容都是公共項目，能夠給人民帶來方便。但是隨著時代的發展，我國大部分事業單位內部建設都較為老化，從而容易出現一定的問題。本文就從當前存在的三項具體問題入手，經過詳細研究，得出三項具體解決對策，希望能夠幫助事業單位更好的進行檔案管理信息化建設。

參考文獻

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