提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

趙航

摘 要：在當(dāng)前來看，是進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是比較重要的一項(xiàng)工作。但大部分事業(yè)單位在此項(xiàng)建設(shè)上，都存在一定的問題。本文就從事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題入手，來探究事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

1 前言

事業(yè)單位是我國(guó)基于為人民服務(wù)思想而建設(shè)的一系列以人民生活訴求為主的工作單位，這些工作單位最大的特點(diǎn)就是能夠幫助人們滿足生活的需求。但是大部分的事業(yè)單位都過于注重行政工作，而忽略了本單位的建設(shè)，從而導(dǎo)致大部分事業(yè)單位內(nèi)部建設(shè)都不夠合理。這就需要事業(yè)單位能夠全面進(jìn)行改善，才能夠保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，其具體的問題與策略如下。

2 事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

2.1 沒有合理開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題中，第一項(xiàng)內(nèi)容為沒有合理開發(fā)檔案信息資源。出現(xiàn)這種情況的原因在當(dāng)前來看主要分為兩個(gè)方面：第一個(gè)方面就是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。在大部分的事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)都較為重視實(shí)際工作，而忽略內(nèi)部建設(shè)，因此出現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)不合理或者不開發(fā)的局面。第二個(gè)方面就是事業(yè)單位的工作較為繁重，其進(jìn)行檔案信息資源開放的時(shí)間都是業(yè)余時(shí)間，因此進(jìn)度緩慢，難以取得成效，這在事業(yè)單位中極為常見。

2.2 缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題中，第二項(xiàng)內(nèi)容為缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施。出現(xiàn)這種情況的原因比較集中，其主要的原因就是資金的匱乏。事業(yè)單位一直以來都存在資金匱乏的問題，這個(gè)問題嚴(yán)重的困擾了事業(yè)單位的內(nèi)部建設(shè)，從而導(dǎo)致了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)步一直較為緩慢，這在當(dāng)前來看，必須要加以改善，投入專項(xiàng)資金，才能夠改變事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容安全措施缺乏的情況，確保事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理工作人員素質(zhì)低下

在事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題中，第三項(xiàng)內(nèi)容為檔案管理工作人員素質(zhì)低下。在當(dāng)前來看，檔案管理工作人員素質(zhì)低下的主要原因有兩個(gè)：首先是事業(yè)單位的不重視。這樣的情況發(fā)生，就讓事業(yè)單位中的檔案管理人員都不能夠較好的進(jìn)行工作，從而導(dǎo)致了事業(yè)單位的檔案管理崗位的工作人員普遍是一些公司的冗余人員，而沒有專業(yè)的技術(shù)水平，從而導(dǎo)致了這種情況。其次是事業(yè)單位沒有足夠的資金投入人才培養(yǎng)項(xiàng)目。檔案管理信息化是當(dāng)前最新的內(nèi)容之一，這種情況下，原本的人才是需要經(jīng)過學(xué)習(xí)才能夠掌握檔案管理信息化內(nèi)容的。

3 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

3.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

想要讓事業(yè)單位檔案管理工作信息化更好的建設(shè)，人才是第一要素。在當(dāng)前來看，想要提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，就需要從兩個(gè)方向入手：首先是對(duì)老員工的培訓(xùn)，對(duì)于事業(yè)單位而言，人才的培養(yǎng)是較為重要的，這樣能夠獲得屬于自己?jiǎn)挝坏膶Ｂ毴瞬牛L(zhǎng)期使用。其次是采用獵頭招聘的手段，這樣可以讓一些社會(huì)上經(jīng)驗(yàn)足，技術(shù)強(qiáng)的人才加入到事業(yè)單位中，但是考慮到事業(yè)單位的資金狀況，這一類人員的招納不宜過多，否則會(huì)讓事業(yè)單位財(cái)政出現(xiàn)問題。

3.2 加快檔案管理的軟、硬件建設(shè)

為了有效地節(jié)省檔案管理所占用的時(shí)間，使用性能穩(wěn)定、受到外界破壞較少的硬件、軟件設(shè)備進(jìn)行管理不失為一種比較好的方法。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加大投資力度，對(duì)成套設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，加強(qiáng)管理人員對(duì)相關(guān)技術(shù)設(shè)備使用的方法進(jìn)行技術(shù)上的培訓(xùn)。這不僅可以大力的促進(jìn)檔案管理的工作，而且還可以保證檔案能夠得到長(zhǎng)期的、有效的保護(hù)。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對(duì)全世界數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理有著非常廣泛地使用，是保證電子存儲(chǔ)數(shù)據(jù)安全和完整的重要方法，它也滲透在檔案管理的各個(gè)階段。計(jì)算機(jī)軟、硬件由于具有良好的存儲(chǔ)容量，足以為設(shè)備提供大量的空間用來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)于減少信息存儲(chǔ)工作的時(shí)間，減輕管理人員大量的工作方面是非常有效的。提高信息檔案管理機(jī)構(gòu)的人員水平，我們不但需要有效地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理設(shè)備，更要重視對(duì)檔案信息自身的建設(shè)。檔案管理的綜合發(fā)展不但需要對(duì)檔案管理內(nèi)容制定相應(yīng)的規(guī)章制度，更要對(duì)軟件應(yīng)用進(jìn)行充分的使用，為檔案管理提供基礎(chǔ)上的幫助。

3.3 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是文件檔案管理機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的，用于及時(shí)展示信息的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站。建立一個(gè)較好的檔案信息網(wǎng)站的方法，為檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)全面化的管理，對(duì)檔案管理實(shí)施信息化發(fā)展具有不可替代的作用。以網(wǎng)頁的形式來提供人事檔案、網(wǎng)上咨詢信息檔案等其他內(nèi)容的信息服務(wù)，對(duì)社會(huì)中實(shí)際存在的內(nèi)容和電子文檔進(jìn)行歸檔管理，對(duì)文件下載和存檔提供導(dǎo)航服務(wù)，是使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件管理的一個(gè)重要的標(biāo)志，可以顯著地提升信息管理的實(shí)用性。建立信息檔案網(wǎng)站的做法可以對(duì)情報(bào)檔案、情報(bào)信息等其他資源進(jìn)行充分的共享，有了更加廣泛地可選擇能力的提升，這是值得發(fā)展的。使用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的管理，不斷適應(yīng)日益更新的社會(huì)對(duì)檔案管理和發(fā)展的需求，是滿足我國(guó)相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要舉措。檔案管理最好選用面向主流市場(chǎng)的，有良好行為記錄的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，這樣才能提供有保障的信息化建設(shè)的服務(wù)。保持與軟件公司和國(guó)內(nèi)外材料生產(chǎn)廠家的溝通，定制適合檔案管理工作的操作系統(tǒng)，保證軟件的時(shí)效性，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，也方便對(duì)數(shù)據(jù)的管理和開發(fā)展開工作。

4 結(jié)語

在當(dāng)前社會(huì)中，人們的經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，因此大部分的人都渴望自己能夠有更好的生活條件。其中人們較為關(guān)注的就是事業(yè)單位的建設(shè)，因?yàn)槭聵I(yè)單位中很多的內(nèi)容都是公共項(xiàng)目，能夠給人民帶來方便。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)大部分事業(yè)單位內(nèi)部建設(shè)都較為老化，從而容易出現(xiàn)一定的問題。本文就從當(dāng)前存在的三項(xiàng)具體問題入手，經(jīng)過詳細(xì)研究，得出三項(xiàng)具體解決對(duì)策，希望能夠幫助事業(yè)單位更好的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

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