信息化背景下高校檔案服務的新策略分析

劉玲

摘 要：本文主要以信息化背景下高校檔案服務的新策略分析為重點進行闡述，結合當下信息化背景下我國高校檔案服務存在的問題為主要依據，從改變服務意識、建立完善的大學檔案信息的服務評價體系、提高檔案管理人員綜合素質這三方面進行深入探索與研究，其目的在于加強信息化背景下高校檔案服務質量。

關鍵詞：信息化；高校檔案；服務策略

對于信息化背景下高校長遠發展來講，加強檔案服務十分重要，其是提升高校工作效率的基本條件，還是推動高校持續發展的關鍵點?；诖?，相關人員需給予高校檔案服務高度重視，促使其存在的效用與價值在高校日后發展中全面發揮出，為其穩定立足于經濟市場做鋪墊。本文主要分析信息化背景下高校檔案服務的新策略，具體如下。

1 信息化背景下高校檔案服務所存的問題

1.1 檔案服務路徑與形式較單一

當前，在高校發展中檔案管理工作的實效性越來越大，但檔案服務路徑與形式存在較強的單一性，導致高校檔案管理工作的深入發展受影響。具體來講：

我國高校檔案管理工作發展時間相對較長，受多種因素影響，并未將檔案管理工作的實效性充分的發揮出來，主要體現在服務渠道單一上。自進入二十一世紀之后，以網絡技術和信息技術為代表的現代技術迅猛發展，但我國諸多高校依舊采用傳統的管理方式對檔案進行管理，而未同現代技術有機結合構建新的管理模式，如在線服務等。在師生對檔案服務需求不斷提高的今天，以往的服務渠道顯然無法滿足高校師生多元化和個性化的服務需求?；诖?，欠缺健全且高效的在線服務慢慢成為了信息化背景下高校檔案管理的缺陷。

服務范圍相對較狹窄。我國高校的檔案服務工作只限于校內，所秉承的服務理念為只服務在校師生即可，如此使檔案服務范圍受到了巨大限制，讓其被牢固在學校這個小天地內，進而使高校檔案服務質量受影響[1]。

第三，檔案服務形式的單一性。當前我國高校檔案服務的服務形式主要以開具證明、復印檔案和翻閱檔案為重心，特別是檔案復印，所占據的比例最大。但隨著時代的變動，社會大眾對檔案目錄信息與檔案咨詢等服務的需求在持續上漲，而此方面當前我國高校還不能提供，進而阻礙檔案服務性能充分發揮。

1.2 欠缺高效的信息服務評價機制

由于在高校發展中檔案服務的效用越來越顯著，對其管理質量的需求也在逐漸加大。為了有效提升檔案服務質量，我國高校需構建健全的信息服務評價機制，以推動高校檔案服務質量上升到新高度。但就如今來講，我國許多高校都欠缺切實可行的檔案服務評價機制。具體來講：第一，部分高校并未認識到信息服務評價體系的現實意義，未構建健全的信息服務評價機制，若是檔案信息服務機制指標不完善，是無法將其存在的效用與價值發揮出最大化的。第二，對信息服務評價機制落實力度不足，致使信息服務評級機制流于形式不能全面發揮其實效性[2]。

1.3 檔案管理者綜合素養待提升

在我國檔案管理中信息技術的運用要求檔案管理者具有較高的綜合素養。信息技術的全面使用，讓檔案管理工作停留在了翻閱資料與復印資料的方面，并且要求檔案管理者充分掌握網絡技術與信息技術，能夠熟練使用各種信息軟件。若想滿足相關要求，高校檔案管理這需具有較強的專業技能與道德素養。但就當前具體狀況來講。我國諸多高校檔案管理者在現代技術與在專業技能方面依舊存在諸多問題，不能切實滿足信息化背景下高校檔案服務的具體要求。

2 信息化背景下高校檔案服務的新策略

2.1 轉變服務理念，創新服務形式

第一，提升主動服務意識。因為諸多因素影響，導致我國諸多高校檔案管理者欠缺主動服務理念，大多還以被動服務為主，這不但不能將檔案管理工作的效用充分的發揮出，還會導致檔案信息的真實性與準確性得不到有效保障?；诖耍谛畔⒒尘跋赂鞔蟾咝Ｈ粝氡ＷC檔案管理工作的實效性發揮出最大化，首要任務便是加強高校檔案管理者的主動服務理念，化被動為主動，服務廣大師生，進而推動高校檔案管理工作的服務質量和水平上升到新高度[3]。

第二，給予雙向服務。身為高校檔案管理部門，為現行教學、學籍管理、科研等有關工作提供優質的服務為高校檔案管理部門的主要職責。但目前我國高校檔案管理部門需要滿足上述要求之外，還需積極拓展自己的職能和服務，努力為高校教學、后勤、科研等工作提供優質服務。另外，高校檔案管理部門在服務高校的同時，還需將目標轉向社會，將高校檔案在社會上開放出來，為社會大眾提供高效的信息服務。這極大的促進了高效檔案事業全面發展。

第三，構建現代化服務方法。基于網絡技術和信息技術為中心的現代技術具備信息傳輸便捷、速度較快的特點。在高校檔案管理中合理利用這些現代技術，不但能夠為被服務人員提供新興的服務方式，提升服務質量?；诖?，高校內部檔案管理部門可采用新興的服務方式，有效運用在線服務等現代服務方法為高校師生提供優質服務[4]。

2.2 構建健全的信息服務評價機制

完善的高校檔案信息憑借機制對加強檔案服務質量與水平具有積極作用，當前，外國諸多高校在科研、教學以及后勤管理等方面皆構建了健全的評價機制?；诖?，我國高校也需依托其有關經驗，幫助我國構建切實可行且高效的服務評價機制。具體來講：第一，加強認識，了解服務評價機制的現實意義，大力建立健全的信息服務評價機制。第二，在選取信息服務評級機制的評價指標需盡量地健全，實際應該包含下述幾方面內容服務程序、服務指標、服務保障制度、服務手段、服務滿意度、服務評價信息收集、服務實效性等。第三，對于構建完的信息服務評級機制，相關部門需加大考核力度，確保其能夠切實落到實處[5]。

2.3 加強檔案管理者綜合素養

增強檔案管理者的綜合素養務必要做好下述幾點工作：第一，加強對高校檔案管理者培訓力度。時代的不斷發展，使知識轉變的速度逐漸加快，各類新技術、新理念以及新知識層見迭出。對于高校內部檔案管理者而言，具有較強的專業技能和綜合素養為保證檔案管理工作質量的基本條件。這便需要高校有關部門增強對檔案管理者教育培訓力度，通過定期開展活動的方式，來加強檔案管理者的檔案管理技能和提升信息技術應用水平，保證其有較強的專業技能的同時，還能熟練使用各項網絡技術和信息技術。第二，需進一步完善檔案管理部門的人員結構。不但要保證檔案管理團隊中有真正對檔案管理工作感興趣的工作人員；還需確保檔案管理團隊中的工作人員年齡適中，保障比例協調?；诖?，才會為高校師生提供良好的檔案服務，提高廣大師生檔案信息服務滿意度。

3 結束語

總而言之，時代在發展，以往的檔案管理模式已經無法滿足當下社會發展需求，若想保證高校健康有序發展，相關部門需轉變檔案服務理念、創新管理模式，采用新的管理方式來加強高校檔案服務質量，進而為提升高校工作效率提供有效依據。

參考文獻

[1]關靜.信息化背景下高校檔案管理服務策略研究[J].淮南職業技術學院學報，2018，18（03）：128-129.

[2]郭曉文.信息化背景下高校檔案服務策略分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017，33（03）：94-95.

[3]馮曙光.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].科技經濟導刊，2015（15）：33-34.

[4]康海君.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015（11）：44.

[5]藍皚珠.信息化背景下的高校檔案服務策略分析[J].科技創新導報，2014，11（35）：255-256.