電力工程檔案的高效性管理策略

苗珍

摘 要：電力工程檔案是電力工程原始記錄，是電力工程發(fā)展的重要依據(jù)，加強電力工程檔案管理意義重大。本文先分析了當前電力工程檔案管理中存在的問題，然后 提出了一些高效性管理策略。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；問題；策略

電力工程的發(fā)展與其自身的檔案工作有著密切的關(guān)聯(lián)。電力工程檔案是電力工程建設(shè)活動最原始的記錄，包括圖片、文件、錄像、視頻等，加大這些資料的開發(fā)利用有利于電力工程的更好發(fā)展。然而就目前來看，電力工程檔案還沒有引起足夠的重視，電力工程檔案管理依然在沿襲傳統(tǒng)的方式，以至于檔案管理水平不高，檔案利用率較低。而要想發(fā)揮電力工程檔案應(yīng)有的作用，就必須采取高效性管理手段，對電力工程檔案進行有效的管理。

1 當前電力工程檔案管理存在的問題

1.1 對檔案缺乏正確的認識

長期以來，電力工程建設(shè)過程中，工程企業(yè)灌注的是工程進度、質(zhì)量以及成本控制上，對電力工程檔案管理工作還沒有引起足夠的重視，以至于電力工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案信息未能及時、全面、準確的記錄下來。同時，由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識，以至于下屬基層人員思想認識不高，在實際工作中不僅不配合從事人員進行材料交接，甚至對其排斥抵抗，進而影響到檔案管理工作的開展。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理是一項專業(yè)性的工作，對工作人員要求非常高。然而就目前來看，電力工程檔案管理人員大多不具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，簡單地將檔案管理工作等同于信息的記錄、檔案的保存，沒有根據(jù)電力工程檔案類別有針對性的加以管理，進而影響到檔案的開發(fā)利用。

1.3 檔案管理方式落后

由于上級部門對電力檔案管理工作的重視度不高，使得檔案管理所需的資金非常少，檔案管理工作數(shù)字化普及率較低，工程材料記錄工作多依賴紙質(zhì)文檔，進而影響到了電力工程檔案的開發(fā)利用。隨著電力工程規(guī)模的擴大，電力工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生的信息量也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理 方式已經(jīng)不適合實際工作需要。這種紙質(zhì)檔案管理很容易造成檔案信息的丟失，無法對電力工程檔案做出有效的詮釋。

2 電力工程檔案的高效性管理策略

電力工程檔案在電力工程發(fā)展中有著重大作用，加大電力工程檔案的開發(fā)利用，有利于提高電力工程質(zhì)量，為電力工程帶來更好的效益。對此，工程企業(yè)應(yīng)當重視起檔案管理工作，采取有效的措施，提高檔案管理水平。

2.1 正確認識電力工程檔案

檔案的作用是巨大的，電力工程檔案管理水平很大程度上取決于工程企業(yè)檔案管理意識，對此，工程企業(yè)應(yīng)當不斷提高檔案管理意識。首先，要設(shè)置專門的部門負責檔案工作，將檔案相關(guān)責任落實到實處，確保檔案工作的順利開展；其次，加大檔案管理的宣傳，提高相關(guān)人員對檔案的認識；再者，要結(jié)合檔案管理需要，構(gòu)建與之相匹配的檔案管理機制，確保檔案及時記錄、及時歸檔，促進檔案管理工作的高效開展[1]。

2.2 加強專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電力工程檔案管理工作的主體為人，基于電力工程檔案管理的專業(yè)性，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，才能有效提高檔案管理效率，保證檔案信息的真實、可靠。對此，電力工程企業(yè)應(yīng)當注重檔案管理人員的培訓(xùn)。基于電力工程檔案管理的需要，應(yīng)安排專業(yè)的檔案管理人員負責檔案工作，強化其能力培訓(xùn)，使其能夠勝任檔案管理工作。同時，強化職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其自覺肩負其檔案管理責任人應(yīng)有的職責。作為檔案管理人員，更要不斷學(xué)習，學(xué)習新知識、新技術(shù)，主動投入到檔案管理工作中來，嚴格按照檔案管理相關(guān)要求來從事檔案管理工作，進而確保檔案工作的規(guī)范性[2]。

2.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

隨著電力工程規(guī)模的擴大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合檔案管理工作的需要，嚴重影響到了電力工程檔案的開發(fā)利用。信息化時代里，信息化管理已成為必然，在這種必然驅(qū)使下，電力工程企業(yè)應(yīng)當加快檔案管理信息化建設(shè)。首先，結(jié)合電力工程檔案需要，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息記錄、存儲、調(diào)用的信息化操作；其次，根據(jù)電力工程檔案類別，建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，分門別類地進行檔案管理，方便檔案的利用；再者，要優(yōu)化檔案信息檢索，提高檔案利用效率。另外，在推進檔案信息管理的過程中，要注重檔案信息安全管理，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如，身份認證技術(shù)、加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，提高信息系統(tǒng)的安全性，避免電力工程檔案信息的丟失、被篡改，確保檔案信息完整、真實[3]。

2.4 健全檔案管理制度

制度是工作開展的依據(jù)和保障，只有建立健全的工作制度，才能有效地推進相關(guān)工作的開展。對此，在電力工程檔案管理中，要想實效高效性管理，健全檔案管理制度尤為重要。首先，要將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，建立與之相匹配的工作機制；其次，要規(guī)范檔案工作流程，嚴格按照相關(guān)要求和規(guī)范來記錄檔案、歸檔；再者，仄落實審查機制，注重檔案信息的核查，在確認檔案信息無誤后再入檔 。在每次使用調(diào)查時，尤其是紙質(zhì)檔案，要檢查檔案是否有被更改、掉包的跡象[4]。

3 結(jié)語

綜上，電力工程檔案管理是一項重要的工作，它關(guān)系到了電力工程檔案的開發(fā)利用水平。電力工程檔案是電力工程的真實記錄，以電力工程檔案為依據(jù)，不僅可以為電力工程建設(shè)提供參考，同時也有利于后期的維護。對此，工程企業(yè)應(yīng)重視起檔案管理工作，全面抓好檔案管理，將檔案管理責任落實下去，不斷提高檔案管理人員的水平，革新檔案管理方法，進而促進檔案管理工作的高效開展，充分發(fā)揮電力工程檔案應(yīng)有的作用。

參考文獻

[1]陳英，趙飛.探究電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善策略[J].信息記錄材料，2018，19（01）：85-86.

[2]張偉.電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：127.

[3]葉蓉.淺析促進電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：68.

[4]陳文革.電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善對策[J].城建檔案，2016（10）：59-60.