淺談如何做好社保檔案工作

劉冬梅

社保檔案，關乎民生，價值寶貴，作用廣泛。如何做好社保檔案工作，使之更好地服務社會、服務人民，是個值得認真思考的問題。作為一名社保工作戰線的工作人員，結合實際工作經驗，就檔案管理問題談談自己粗淺的看法。

1 充分認識做好社會保障檔案工作的重要性

社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實記錄，是開展社會保障工作的客觀依據。做好社會保障檔案管理，對于完善社會保障體系，具有十分重要的意義。社會保障工作的對象是廣大人民群眾，直接關系到每個人的切身利益。規范的檔案工作，能保證社會保障工作中形成的檔案材料的齊全完整，從而為維護參保人員的合法權益提供最基本的保障條件。做好社保檔案工作是社會保障工作依法監管的必然要求。社會保障工作具有很強的政策性，要保證社會保障工作依法開展，必須不斷加大依法監管的力度，而依法監管的前提就是要建立健全包括檔案工作在內的社保保障工作各項制度，完整規范的社保檔案為各級社會保障部門實行依法監管提供了可靠的依據。做好社保檔案工作是社會保障工作可持續發展的內在需求。新時期社會保障工作的目標是構建社會就業、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，并逐步形成社會保障工作的長效機制，通過對社保檔案的科學管理，能夠建立起質量高、內容全、能反映社會保障工作活動全貌的檔案信息數據庫，從而為長期、穩定、有序地開展社會保障工作提供信息

保障。

2 加強領導，落實責任，夯實檔案管理工作基礎

自改革開放以來，社會保障事業蓬勃發展，逐步形成了大量養老、失業、醫療、工傷、生育、農村合作醫療、社會救濟等內容的社會保障檔案，社保檔案的作用不斷顯現。但是，社保檔案工作發展不平衡，檔案管理水平落后于社保工作的發展，某些部門領導層面對檔案工作不夠重視，檔案集中統一管理原則沒有得到有效落實，嚴重制約了社保檔案工作的開展。因此，我認為各社保單位要提高對檔案工作重要性的認識，完善組織領導體制，建立健全各社保經辦機構共同參與的社會保險檔案工作網絡，形成齊抓共管的局面，共同推進社會保障檔案工作的開展。

一是要明確責任。社會保障經辦機構要把有關社保文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入工作標準、工作程序及有關部門、相關人員的崗位職責，把社會保障檔案管理與業務工作同部署、同實施、同檢查，與崗位目標考核掛鉤；設立綜合檔案室，對本單位形成的各種門類和載體的檔案要實行集中統一管理，并配備好檔案管理人員。在貫徹落實《檔案法》的基礎上，根據社保檔案的特點，修訂完善檔案人員職責和崗位責任制度、文件歸檔制度、檔案保管制度、查閱利用制度、鑒定銷毀制度等，并嚴格落實，把檔案工作納入制度化管理軌道。

二是要加強業務建設。重點加強檔案的收集，在提高檔案管理的規范化上下功夫。正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實準確。做好社保檔案的規范化整理與編目，使社保檔案管理科學，方便利用。同時要確定社保檔案管理和建設的三條原則，即在檔案基礎建設和正常管理中，要高起點，嚴要求，堅持規范、科學、高效的原則。規范，就是要嚴格按照國家和省、市檔案局規定的標準和要求來規范各項基礎工作；科學，就是在規范的基礎上，結合實際，探索計算機管理檔案的方法，使檔案工作走向科學化、現代化；高效，就是充分發揮檔案的本職作用，利用現代化手段，完善檔案查詢、統計、預測辦法，更有效快捷地為社保各項工作服務。

3 突出重點，加強監管，推進社保檔案管理規范化

社會保障工作涉及面廣，涉及單位多，管理相對分散獨立，給檔案管理帶來了某些不利因素。根據我市社會保障工作實踐，我認為在全面管理的基礎上，應突出重點，盡力做好養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險等社保檔案工作。

規范社保檔案管理，要從四個方面細化管理。一是在檔案分類方面。為便于檔案的查閱和長期保存，采取分類管理的方式，將所有檔案資料分為文書類、會計類、業務類、數據類、資料類等類別，按照不同保管期限和保存方式分別排列、區別管理，并由檔案管理員定期編制專題文件匯編和檢索工具，以方便查閱。二是在檔案交接方面。要實行責任交接。對于發文，由文件編印人員在印發后及時歸檔，對于業務類檔案由經辦業務人員按規定時限進行歸檔，實現對口交接、責任到人，避免檔案資料的遺失。三是在檔案保存方面，各社保機構要為檔案室購置必要的檔案櫥柜和保護設備，從硬件上保證了檔案安全。建立檔案存放質量檢查制度，定期對檔案的存入情況進行檢查，確保不發生檔案丟失、霉變、蟲蛀等情況；對于參保人員基本信息等重要檔案文件，要將所有數據信息拷貝到活動硬盤上，實行異地存放。四是在檔案借閱方面。要規定在借閱檔案必須填寫《檔案借閱單》，經分管領導批準后方可借閱，外借檔案必須在期限內交還，若延長借閱時間需重新辦事借閱手續。如有特殊情況，必須經主任批準后才可借閱。

4 推進信息化建，實現信息采集準確、程序規范、信息共享、利用安全

在如今信息化高速發展的時代，社保檔案管理必須緊跟時代的步伐向信息化的方向快速發展，確保為職工和單位提供更優質快捷的

服務。

1）信息采集準確化。社保信息是社會保障機構開展支付救助補償的重要憑據信息，故對平臺信息的科學采集、項目設置有極高的要求，比如數字化信息的采集認證和修改權限設置、相關紙質及圖片資料的信息化儲存設置、補充項目設置等等，都要保證準確無誤。

2）信息程序規范化。各經辦單位的業務側重點不同，這就要求各個階段業務平臺設置既專項明確又密切相關。根據相關政策法規，實現信息整合，既方便工作人員核查，又使職工及時了解其權益。

3）信息內容共享化。社保業務工作分散在多個部門和工作窗口，通過引入信息技術、通訊技術和人工智能技術實現信息共享。比如通過人工智能技術和通訊技術實現手機短息自動通知功能及反饋信息收集功能，實現職工通過個人信息認證可用手機或網絡實現自助

查詢。

4）信息利用安全化。檔案信息安全管理主要從以下幾個方面著手：（1）建立封閉的運行環境，使數據化的檔案信息能在局域網的環境下安全運行，減少外網對運行環境的干擾；（2）建立嚴格的管理制度，嚴格管理人員安全化操作培訓上崗；（3）配備必要的安全防護介質，避免出現高科技干擾或泄密；（4）設置安全預警防護措施，以確保信息平臺安全，保障個人信息安全。

5 依法管理，強化指導，推動社會保障檔案管理工作上水平

為確保社保檔案工作質量，各級社保部門要會同檔案管理部門加大對社會保障檔案工作的監管、指導力度。一是依法管理與業務指導相結合，檔案部門要經常到社保經辦機構進行檢查，指導檔案工作的開展。要重視《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》貫徹落實，積極開展調查研究，結合社保檔案工作的實際情況，制定出實施辦法，把檔案工作法規落到實處。二是宏觀管理與微觀指導相結合。通過舉辦檔案業務培訓，現場指導等形式，為社會保障檔案工作提供技能服務；通過樹立檔案管理工作典型，總結經驗，以點帶面，推動社會保障檔案工作開展。三是加強社會保障檔案干部隊伍建設。社會保障經辦機構要選擇政治素質好、責任心強、工作認真負責、檔案業務精的干部從事檔案工作，并保持檔案人員的相對穩定。

總之，服務民生，促進社會和諧，是新時期社保檔案工作的根本任務，是全面建成小康社會的必然要求，是檔案信息服務新的歷史選擇。社保檔案工作者應增強責任感和使命感，自覺履行職責，努力提高業務素質，扎實開展工作，不斷促進社保檔案工作的發展與進步。