芻議事業單位如何做好人力資源檔案管理工作

摘 要：檔案管理是人力資源的核心部分，傳統的人力資源檔案管理制度比較落后，而且存在較多的問題，只有解決這些問題才能突破瓶頸，提高人力資源檔案管理的水平。本文筆者結合自身工作實踐對事業單位的人力資源檔案管理做了簡要探討。

關鍵詞：事業單位；人力資源；檔案管理

1 引言

檔案管理是人力資源的核心部分，人力資源檔案管理主要是歸納、總結、調用資源信息，對事業單位完善人才結構、充分發揮人力資源有著重要的作用。隨著改革開放政策的不斷深入和我國“科技強國”戰略的不斷落實，事業單位檔案管理的經營模式也已與時代接軌，面臨著前所未有的機遇和挑戰。事業單位檔案管理工作主要對事業單位工作內容、人事資料、重大舉措、單位發展狀況進行記錄和整理。由于事業單位性質特殊，其工作開展、進展、重大舉措等工作內容記錄，對整個事業單位和社會公眾服務事業來說意義重大。檔案管理工作作為保障事業單位內部協調、高效開展工作的重要保證，其對原始檔案信息整理、歸類、統計、保存等工作都至關重要。因此事業單位的檔案管理必須從自身做起，抓住問題的關鍵，優化事業單位的檔案管理機制，使之與時代接軌，提高自身的適應能力，促進事業單位的快速發展。隨著我國科技信息技術不斷發展，事業單位機構、體制、制度以及人事管理等方面的不斷深入改革，事業單位檔案管理工作的重要性日益突出，面臨新的機遇與挑戰，深刻認識到事業單位檔案管理存在的問題并解決這些問題，才能突破瓶頸提高人力資源檔案管理的工作水平。

2 當前事業單位人力資源檔案管理工作中存在的問題

2.1 單位領導對檔案管理工作重視程度不夠

針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

2.2 檔案室現代化管理設施比較落后

事業單位的人力資源檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

2.3 人力資源檔案管理的效率不高

檔案管理的工作效率是指檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。一些事業單位在人力資源檔案管理的工作中，經常出現錯誤，甚至出現檔案缺失的現象。例如，對事業單位的流動人員的工齡和職業發展進行建檔，既要對其基礎資料進行收集，同時還需要對其職位轉移、薪資等進行統計，這些工作需要浪費大量的人力物力，但其使用率卻很低。

2.4 人力資源檔案管理技術手段落后

檔案管理的技術落后主要體現在沒有緊跟時代的步伐，主要還是使用傳統的方法將人員的信息保留在紙質的檔案中。但當前時代背景下，人員流動的速度快且流量增加，員工調職后，其檔案還留在之前的單位中，查閱起來很不方便，不利于工作的開展，影響工作效率。

3 提高事業單位人力資源檔案管理工作水平的途徑

3.1 明確人力資源檔案管理的內容，健全其管理制度

事業單位在聘用員工時一般采用筆試與面試相結合的形式，經過層層篩選，聘用綜合成績最高的員工，對聘用員工的入職申請、鑒定材料等都要進行審查以及歸檔，在進行此項工作的過程中應該與相關的鑒定部門合作，以保證檔案的真實性。

工作規則對于任何一項工作都是必不可少的，對于人力資源檔案管理工作制度規范化亦是十分必要的。對不符合時代潮流的規章制度要及時擯棄或者更新，建立健全人力資源檔案管理制度。首先，應該重視人力資源檔案管理資料的收集與管理，保證檔案的完整性；其次對檔案真實性的鑒別要嚴謹，同相關部門通力合作，對員工學歷、證書以及個人履歷等方面都要鑒別。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員工作的積極性以及責任感；另一方面對檔案管理的工作也有積極的促進作用。

3.2 完善檔案管理信息化建設，提高人事檔案利用效率

人力資源檔案管理方式落后是工作效率低的主要原因。隨著時代的發展，采用信息化的方式管理檔案是必不可少的。通過信息化的檔案管理方式，建立檔案數據庫，以較快的速度以及較小的空間完成對檔案的整理工作。當然，想要實現人力資源檔案管理信息化建設，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置相應的硬件設施，其次要制定人力資源檔案管理信息化建設的策略，并且加以實施。

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

3.3 提高檔案管理人員的職業素養

想要提高人力資源檔案管理水平，提升檔案管理工作人員自身的職業素養是必要條件。如果檔案管理工作人員的水平不夠高，對檔案管理工作認知程度不夠，在工作中也沒有很高的興致去完成這項工作，則人力資源檔案管理將面臨著很大的問題。為了提高檔案管理人員的職業素養，首先要注重對工作人員道德素養的培養，增強管理與保密意識，維護檔案的安全穩定；其次要培養檔案管理工作人員的業務能力，尤其是年齡偏大的檔案管理工作人員對計算機類設備的熟練程度，以提高工作效率；最后，檔案管理人員本身也要在工作的過程中不斷的完善、充實自己，提升內在素質以及自身的業務水平。

3.4 完善事業單位檔案管理制度

健全檔案管理制度是優化檔案管理工作的重要措施之一，要從以下方面做起。第一，建立科學合理的事業單位檔案管理工作用人制度。首先從專業水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應重點體現專業性，只有把專業水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好地進行。第二，從獎勵懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，同樣也針對領導。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領導之間相互監督和相互引導。與此同時，建立物質激勵和精神激勵相結合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實現檔案管理工作的優化。第三，建立簡明實用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項工作，不是搞學術、寫文章，不需要制定復雜的、難以實現的制度讓工作人員去執行。只有簡單實用的制度，才能夠更好發揮檔案管理制度的指導和規范作用。第四，堅持制度的嚴肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時又是規章制度的執行部門，這就要求在規章制度的執行過程中，不管是領導還是員工都應該以制度為行事標準，做到賞罰分明，充分體現制度的權威性和嚴明性。

參考文獻

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作者簡介

宋春雨（1979-），女，漢族，就職于山西省長治市沁縣人事考試中心，檔案館員。