企業科技檔案服務新探討

紀平

摘 要：文章對企業科技檔案定義進行了闡述，解釋了科技檔案工作的來源以及重要性；探討了企業科技檔案的現狀；從科技檔案服務理論概述入手，對科技檔案工作的原則、科技檔案工作的服務模式以及科技檔案工作的創新進行了論述。

關鍵詞：企業；科技檔案管理；創新內容和方法；服務模式

科技檔案是檔案中的一大門類，是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的，對國家和社會具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件材料。科技檔案不僅具有保存一個企事業單位科技活動傳承發展不可或缺的知識和記憶功能，還具有其他競爭情報源無法替代的、獨具特色的競爭情報功能[1]。科技檔案資源對太鋼這樣的科技創新型企業而言，其競爭情報功能尤為突出。對科技檔案資源的有效開發利用，還有助于太鋼了解企業外部環境變化和經濟社會發展形勢，也有助于企業了解環境大勢，確立企業發展新方向，確定產品或服務創新的新思路。

但是目前科技檔案還達不到為企業創造經濟效益的程度，我們究其原因進行探討。

1 科技檔案工作服務模式

科技檔案工作的服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發展的基本原因。科技檔案工作者要確保服務獲得效益，并做到既搞好服務，又維護檔案的完整與安全，為構建和諧企業服務。科技檔案工作的服務模式包括以下四個方面：

1.1 前端服務

科技檔案基礎工作的源頭就是收集。檔案的形成過程即各種形態的具體檔案，從被制作出來到被作為檔案正式保存并發揮檔案作用的過程。所以要使檔案收集的齊全完整，為利用工作創造好條件，就必須在檔案的形成過程中做好前端服務工作。

1.2 過程服務

科技檔案工作的過程服務是一項重要的工作，過程服務重在過程管理，是科技檔案工作者融入企業的各個生產經營管理的全過程進行檔案管理，是一種主動服務。企業科技檔案工作的基本原則是：集中統一管理企業科技檔案、維護科技檔案的完整與安全、便于各方面對科技檔案的利用。滿足對科技檔案的需要，是科技檔案工作的根本目的。這就要求我們科技檔案工作者必須從齊全完整、安全、滿足利用上下功夫，過程服務正是圍繞基本原則開展工作的有效途徑。過程服務是維護科技檔案的完整與安全的手段，沒有科技檔案的完整與安全就不可能有科技檔案的方便利用。

1.3 實體服務

科技檔案的實體服務，就是根據需求和庫藏科技檔案的實際情況提供科技檔案實體借閱利用，這是每一個科技檔案工作者必須掌握的基本技能，也是一項基礎工作。

1.4 開發利用服務

科技檔案只有通過利用才能體現價值，科技檔案的開發利用始終的科技檔案工作的重點，但是，科技檔案的開發利用工作在目前來看是一個薄弱環節。

2 目前企業科技檔案服務中不和諧因素及存在原因

2.1 科技企業檔案工作中現有的標準制度與實際情況不適應

現在我們科技檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，部分已不適合現代企業發展的要求。例如有一些企業對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍，現在企業的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，但是，檔案部門沒有跟上企業改革發展的步伐，且缺乏有力的措施和方法，使一些非常重要的檔案沒有歸檔。

2.2 企業科技檔案工作與企業的發展不同步

企業科技檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。目前的大型企業，信息化建設程度很高，但是企業科技檔案工作的信息化建設遠遠落后于企業的信息化水平，沒有將信息分別錄入OA系統、TMIS系統、局域網系統、門戶網站上等，沒有一個完整的電子檔案管理系統，非常不利于科技檔案的管理和開發利用。

2.3 科技檔案人員配備與實際工作的需要的不相稱

科技檔案人員的配備不同程度地受企業定員的制約而沒有配備適當的專業人員，很多只是由其他工作人員兼職，科技檔案管理人員事務多、頭緒雜，對科技檔案業務知識的系統學習、掌握不夠，因此，科技檔案工作人員的業務素質較低，不利于檔案工作的發展。

3 科技檔案工作創新

通過對信息時代背景下的企業科技檔案管理現狀、原則與服務模式的全面分析，可以更好地發現科技檔案工作的薄弱環節，由此我們提出了以下創新理念：

3.1 理念創新

創新科技檔案工作，要求我們解放思想、轉變觀念、統一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為企業服務的觀點。用新的服務方式去取代過去的傳統的服務方式，變要我服務為我要服務，變被動服務為主動服務。

3.2 服務創新

科技檔案工作服務與創新，關鍵在于服務人才的優化。隨著科技檔案工作的內容、主題、手段和方法的變化，科技檔案工作領域的拓展，科技檔案工作人員角色和職能也將從傳統的科技檔案實體的保管者轉為科技檔案信息的管理者、科技檔案信息產品的生產者、科技檔案信息利用的咨詢者、科技檔案信息的提供者和傳播者、科技檔案信息知識的教育者。

3.3 模式創新

建立企業級科技檔案信息中心，將檔案、圖書、情報、標準、技術圖紙過程管理一體化管理，即在原有圖書、檔案、情報、標準化、生產技術管理等機構的基礎上設立的統一的信息管理實體機構[2]。這種組織形式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用，促進企業的發展。利用現代計算機、網絡技術提供遠程服務。

3.4 制度創新

企業科技檔案管理職能主要有：要保管科技檔案，作為企業科技檔案信息的利用中心，向各方面提供服務；負責本企業科技檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計工作；編研科技檔案信息，開發科技檔案信息資源；宣傳教育等職能。制度創新要就是要對科技檔案工作的各個環節制定工作流程，實施節點考核制度，保證檔案管理職能的

發揮。

3.5 管理創新

科技檔案管理創新，包含管理業務工作創新和服務機制的創新，要簡化繁瑣的科技檔案事務管理，解放勞動力，主體工作以科技檔案開發利用服務為宗旨。變過去的單一的科技檔案借查閱服務為時間、空間全方位的立體服務。采取科技檔案信息網上查詢、現行文件的網上自由傳輸等服務方式，真正實現科技檔案服務方式由實體型向信息型轉變。

3.6 技術創新

隨著企業現代化水平的不斷提高，辦公自動化、局域網的建立、TMIS系統的普遍使用，電子文件大量產生，科技檔案信息資源越來越豐富，給科技檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰。數字科技檔案館的建設呼之欲出，它是利用電子網絡遠程獲取科技檔案文件信息的一種方式，它不是一種物理存在的實體，只是利用網絡技術，將分布于不同科技檔案機構的數字化科技檔案信息資源，以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現科技檔案信息資源共享，實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境[3]。從而使科技檔案資源的收集到提供利用都在全新的高技術環境下高效地完成，真正使科技檔案工作與企業的各項工作融合在一起，發揮它應有的作用。

總之，科技檔案工作的服務與創新是一個永恒的主題，我們要通過服務與創新，提高檔案工作者的綜合素質，提高擋案工作的管理水平和服務質量，企業的進一步發展提供服務，為企業創造經濟效益、增強企業的競爭力，為建設和諧企業、和諧社會做出貢獻。

參考文獻

[1]陳峰.科技檔案資源對科技創新型企業的競爭情報功能 [J].蘭臺世界：中旬，2011，（12）：1l-12.

[2]李菊芳.論科技檔案在企業科技創新中的作用[J].機電兵船檔案，2009，（2）：12-13.

[3]毛羽豐.超媒體技術在檔案管理中的實現[J].機電兵船檔案，2011，（5）：55-57.