淺談信息數字化在婦幼保健機構檔案管理中的作用

劉麗麗

摘 要：隨著現代化技術的迅猛發展以及新技術革命的興起，數字化信息技術開始全面普及，婦幼保健機構作為治病救人的服務性單位，必須堅持以人為本的原則，對雜亂的檔案信息進行數字化的管理。現如今，我國百姓的生活質量越來越好，人們不僅關注物質資料的享受，對健康的重視度也不斷提升。婦幼保健機構檔案的信息數字化管理，在一定程度上能夠提高婦幼保健機構的管理水平。傳統的檔案管理方式過于單一，工作量較大，不利于檔案管理工作效率的提升。基于此，本文首先分析了婦幼保健機構檔案管理中信息數字化的重要性，并提出具體的應用辦法，以供參考。

關鍵詞：婦幼保健機構；檔案管理；信息數字化

1 婦幼保健機構檔案管理中信息數字化的重要性

婦幼保健機構是集醫療、科研、教學以及婦幼保健于一身的重要平臺，其醫療專業性較強，服務水準要求相對高。檔案管理在該類機構中屬于重要組成部分，它是機構的日常工作得以順利開展的保障，因此應當確保檔案管理水平的提升。當前的社會處于信息數字化時代，利用信息數字化技術提升檔案管理的質量與水準，使得檔案材料的價值獲得充分體現。一方面，該技術的應用可促使機構中的檔案管理更加科學化，另一方面，在婦幼保健機構中注重數字信息化建設可使得衛生服務能力提升，使檔案館例的操作逐漸透明化、簡單化、規范化，更重要的是檔案資料執行信息數字化管理有助于為婦幼保健機構中各項工作的順利開展奠定堅實的基礎。

2 婦幼保健機構檔案管理工作中存在的問題

2.1 對于檔案管理的重視程度不夠

在一些婦幼保健機構領導和管理人員眼中，婦幼保健機構數字化檔案管理對于婦幼保健機構的發展很難產生實實在在的經濟效益，甚至錯誤的認為婦幼保健機構數字化檔案管理是可有可無的。這種片面的認識，對婦幼保健機構來說，高質量的醫療服務是第一要務，而檔案管理則可有可無，對于婦幼保健機構的醫療服務質量沒有任何影響，存在消極應付情緒，在實際工作中應付上級檢查，以紙質檔案簡單代替，導致婦幼保健機構數字化檔案建設很難開展。

2.2 檔案安全管理不健全

在現代婦幼保健機構數字化檔案管理中，各類檔案資料是以電子文件的形式進行存儲的，而且還可以通過計算機網絡把分布于不同地方的電子文件進行完善、存儲和收集，把這些檔案資料轉存到電子設備之中。在此過程中，電子文件的存儲呈現出載體和信息分離的狀態，而且還可以隨時對這些載體進行更新換代，對檔案資料進行長期保管，但是由于電子檔案是一種數字信息，其流動性和不穩定性都比較大，容易導致電子文件被破壞、丟失、篡改，對婦幼保健機構數字化檔案管理水平提升造成一定制約。

2.3 管理人員綜合素質較低

隨著數字檔案建設的推進，各種先進技術的應用，很大程度上促進數字化檔案在婦幼保健機構檔案管理中的應用，但是對婦幼保健機構檔案管理人員來說，可能就存在一定的局限性，特別是熟練掌握數字化檔案管理的專業人才較少，很難滿足婦幼保健機構數字化檔案建設、管理和發展需要。因此，對婦幼保健機構數字化檔案建設來說，檔案管理人員素質的提升是前提和基礎，不僅可以促進婦幼保健機構檔案管理水平的提高，也可以更好地滿足婦幼保健機構檔案建設和發展的趨勢與需求。

3 信息數字化在檔案管理中的相關對策

3.1 建立電子版的檔案

隨著信息時代的不斷發展，婦幼保健機構在對檔案管理工作的開展中，首先需要從建立電子檔案開始。（1）對相關人員的信息進行記錄及整理，通過計算機將信息輸入到計算機系統中。不僅能減少書寫錯誤的現象，同樣更具美觀性。（2）通過對婦幼保健機構相關干部信息的錄入，并定時更新個人信息，通過與區域網進行相應的聯系，能夠更直觀地了解婦幼保健機構干部的工作作風，從而更好地對干部的選拔作出相應的準備。

3.2 制定可行性較高的信息標準

在婦幼保健機構的檔案管理若開展數字化建設則需要嚴格遵守其中的標準，以便實現檔案資料的資源共享。一般來說，檔案工作合理安排可通過信息數字化建設加以實現，與此同時還需確保檔案管理工作有序進行，所以在進行數字化建設的過程中需要將各個單位以及部門的實際情況綜合考慮，在當下的檔案工作狀態作為建設基礎，將信息數字化手段與傳統的管理模式相結合，促進檔案管理的相關工作得以良性的過度與發展，確保機構中的檔案管理工作有序開展。

3.3 數字信息化管理的安全問題需要解決

檔案管理實現信息數字化管理的過程中需要面臨的核心問題是安全問題。檔案管理涉及諸多資料的保護，因此在信息數字化建設建設中涉及的安全問題需要得到有效解決才能確保信息數字化建設的順利開展，從而進一步實現資源的共享，提高檔案信息的有效利用。針對此類問題，首先要做到完善檔案管理相關的規章制度，結合現有的情況完善信息資源管理的安全體系落實管理的機制，建立明確的個人責任制，讓管理責任真正落實到惹人，提高管理人的責任心。負責管理的工作者還需樹立安全管理的意識，在實際的過程中善于發現安全隱患，可對各類檔案進行認真的分類梳理，保證信息數字化管理工作的有效開展。

3.4 加強培養信息數字化人才

盡管信息數字化建設可有效提高機構中管理檔案的效率，但任何一項工作的執行均離不開人類的操作，人參與管理才是工作正常開展的關鍵，因此信息數字化建設的過程中需要注重相關人才的培養。若要保障機構中檔案管理的專業性與有效性，則需要引進適量的信息技術過硬的專業性人才，他們不僅需要具有良好的計算機實操能力，才需要懂得相關的管理知識，擁有良好的職業素養。除此之外，還要由機構的管理高層定時為檔案管理者開展定期培訓，不斷更新他們的專業能力，讓其更好地位信息數字化管理工作服務。此外，高層領導還需出臺并完善檔案管理信息人才的培養計劃，促使管理工作更趨向與系統化科學化。

3.5 不斷加強安全防護工作

數字化信息技術在婦幼保健機構檔案管理中的應用，雖然為婦幼保健機構檔案管理工作帶來了極大的方便，但是由于網絡信息安全方面的隱患（如IP地址受劫持、系統病毒入侵、軟件漏洞等），極容易使婦幼保健機構的檔案信息被不法分子所利用。因此，婦幼保健機構檔案管理在對數字化信息技術進行利用時，應當加強相應的防護工作，不斷加強檔案管理人員的安全意識，增強網絡安全隱患的防護意識，通過設定防火墻、殺毒軟件的安裝實現計算機的有效防護工作。同時對重要的檔案文件進行相應的加密處理，在對相應文件進行傳輸時，可采用對稱加密和非對稱加密技術，確保文件傳輸的安全性。例如，在對檔案進行信息化管理時，可采用指紋識別，對于重要的檔案信息進行相應的指紋鎖定，通過錄入特定管理員的指紋，確保信息的安全性得到有效提高。

4 結語

現代信息化社會的發展迅猛，信息技術以及計算機的應用已經涉及到各行各業中，婦幼保健機構中的檔案管理聯合數字化信息化管理模式已經是大勢所趨，管理趨向信息數字化這一舉措不僅符合社會發展要求，而且還可促進婦幼保健機構中工作的順利開展。但現階段的檔案信息數字化管理工作仍然需要進一步完善，為使問題獲得解決，必須聯合實際情況，將檔案管理的新模式與傳統方法作作優化整合，構建專門的檔案管理平臺，以盡快實現信息資料的資源共享，使得檔案管理工作水平得到穩步提升。

參考文獻

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