淺談如何做好音樂類專業教務秘書工作

摘 要：教務秘書工作處在高校教學管理運行的中心環節。音樂類專業具有學科的獨特性，因此，音樂類專業秘書的工作面臨更大的挑戰。筆者從事音樂類專業教學秘書工作10多年，對如何做好教務秘書工作有較深的體會。本文就如何理解音樂專業的特殊性及創新性的開展教務秘書工作作出闡述。

關鍵詞：音樂類專業；教務秘書；工作創新

教務秘書不僅是參與高校教育教學的管理者，還是教學事務在各個教學部門的鏈接紐帶，更是保證高校教育教學工作順利進行的協調員。教務秘書多數屬于專職教學管理人員，通常它是高校教務部門和二級院系及二級院系之間的聯系紐帶。教務秘書工作繁雜，日常工作涵蓋了多個方面，主要涉及教學計劃的制定與執行、教學檢查、課程安排、教材征訂、考試安排、課程考試的教室與監考教師的安排、畢業生資格審核、證書發放和成績單打印等工作，還涉及停調課、學生學籍管理、學生等級考試、教學網站的管理等。

有研究報道高校音樂學院因為某些特定原因，教務秘書的崗位變動較為頻繁。與其他院系相比較，音樂類專業教師授課形式比較隨意和自由，教師授課方式也呈現多樣化，專業教師相對自由松散，缺乏理性思考和紀律約束，上課帶有一定的隨意性。專業教師大多不需要坐班，部分教師在企業兼職，上班和上課時間可能發生沖突，調課、換課、停課的現象相對較多。音樂類專業課程設置的靈活性和開放性較大，小班上課或者“一對一”上課較多，實習和實訓環境復雜。音樂類專業學生與其他大學生群體相比，具有更強的獨立意識和自我表現意識，個性較為張揚。日常學習中，學生偏重專業課的學習和鉆研，但是對于公共課程的學習往往比較薄弱；一些跟畢業和學位直接掛鉤的公共課程、英語等級考試和計算機等級考試等通過率不理想，容易影響到學生的正常畢業。這些對音樂類專業教務秘書如何成功開展創新性工作提出了更大的挑戰。

1工作創新

（1）排課合理化人性化。由于音樂教育的特殊性，音樂專業教學排課非常重要，它直接影響一個學期教學運行和管理的效率，同時也影響到教務管理各個工作的布局和銜接。排課安排要盡量提早，在排課過程中堅持以“教師與學生”為主體。尊重專業教師和學生的個性特點，排課既要滿足學校教學大綱和教學計劃的基本要求。同時還要與教師和學生充分溝通與交流，特別是小班上課要充分征求教師和學生的意見，合理安排教學時間和教室。盡可能地協調教師的階段課、學生各種專業課的上課時間、上課教室、專業課與公共課之間的安排等，使之滿足音樂類專業獨特的教學要求，以求達到最佳教學效率和學生學習效果。

（2）任務通知傳達到位。隨著電子信息技術的發展，傳統的黑板和書面張貼通知已經落后。雖然上級傳達的教育教學文件一般會刊登在學校網站，但現在的大學生和教師特別是音樂專業的學生往往最先關注QQ或微信學習工作群里的文件。這就需要教務秘書可以適當地進行提醒和強調，特別是時間節點、任務要求及工作的重要性。不要以為學校網站有關教學的安排和要求已經詳盡而忽視適當提醒和強調，這樣可能導致工作被動。另外，應該看到應用的工具實際上屬于社交軟件，通知傳達的嚴肅性不夠，而且群里信息復雜，影響信息的檢索。所以簡單的在QQ或微信學習工作群里發信息是不理想的，而是需要盡可能上傳學校或者學院的文件、通知原件。此外，還可將文件、通知進行主題設置和歸類。保證信息發布的完整性和及時性。

（3）建好各類教學管理過程電子檔案。音樂專業檔案主要包括在教學、黨政管理、藝術研究、演出、比賽、對外交流、出版等各項活動中產生的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體和形式的歷史記錄。音樂類院校教學、表演、比賽、創作的活動比較多，如教師匯報演出、學生實踐實訓活動、校內校外的各類專業比賽、畢業設計演出等等，教務秘書要有效掌控這些信息，及時用照片、視頻、文字的方式記錄下來，將散落在教師或學生手中的信息及時歸檔，完善的電子檔案無論對學院今后的專業建設和課程建設，還是教學日常管理都起到一個助推作用。

（4）建立和管理好QQ或微信學習工作群。現在高校大學生各班或年級基本建立QQ或微信學習工作群，教師QQ或微信學習工作群也已經普及，但隨之而來的問題是，信息太多，而且QQ或微信相互混淆，叫人不知所措。建議首先制定管理規則，明確一個是教學管理工作平臺，集中發布重要的教學工作安排、任務和會議通知。原則上個人意見的反饋或者個人與個人的交流，不要放在這個群里。另一個平臺可以作為聊天交流平臺。將功能完善的QQ或微信群應用到教學管理工作中，對減輕教務秘書工作量、提高工作效率有很大幫助。

（5）學生參與教務管理。考慮到音樂類專業學生本身比較活潑，喜愛自由寬松的學習環境，在日常教學管理中，教務秘書可以讓部分學生干部以及一些積極分子適當參與到班級具體事務的傳達、安排以及紀律的監督中，讓學生之間自己溝通，營造出讓學生感覺更加輕松的環境。學生參與教務管理工作還可以及時得到教務管理中信息反饋，及時了解教師的教學效率和學生的學習效果。必須指出，學生參與教務管理工作不能代替教務秘書的工作，主要是協助完成事務性工作，不能違反單位相關保密規定。

2結 語

教務秘書不能只是起到“上情下達”“下情上傳”類似“傳話員”的機械作用，音樂類專業的教務秘書要時刻體現新時代環境下的音樂教育所呈現出的新特點。作為新時期音樂專業的教務工作者，必須熟悉人才培養目標和教學計劃，了解現代教育教學規律及其變化，理解音樂專業教務管理的特殊性。既要踏踏實實工作，又要在總結分析各種經驗教訓的基礎上不斷創新工作模式。在教學管理和質量監控方面探索新的工作方法，逐步形成科學、規范、特色的專業教務秘書工作模式，結合新時期高校教學管理特點更好地開展工作。

參考文獻

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作者簡介

劉宏敏，女，湖南常德人，湖南城市學院，助理館員，研究方向：音樂教務管理。

（作者單位：湖南城市學院藝術學院）