比較研究數字檔案館與傳統檔案館的差異

李苗

摘要：信息化時代，以計算機和網絡技術為基礎的數字化檔案館逐漸成為檔案界的新寵，本文介紹了數字檔案館的興起與發展趨勢，歸納了數字檔案館的概念和特征，分析研究了傳統檔案館與數字檔案館的比較優勢、管理差異和服務差異。對于數字檔案館與傳統檔案館的比較研究有助于了解和掌握未來檔案工作的發展方向。

關鍵詞：數字檔案館 傳統檔案館 特征 差異

一、數字化檔案館的興起、發展趨勢

傳統檔案館是黨和國家永久保存檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心，將收集整理的各種檔案文獻分類存放于不同的檔案庫房，向利用者提供各種檔案文獻服務。一方面，由于傳統檔案館的發展遇到“瓶頸”，難以滿足日益增加的利用者的需求，另一方面，隨著信息化帶來的大變革，網絡技術和數字化技術等促生了大量電子文件，數字檔案館應運而生。數字檔案館興起于20世紀90年代，成為檔案信息化建設的一個亮點。由于數字檔案館適應了新技術的要求，所以信息數字化建設發展十分迅速，在檔案事業中扮演著十分重要的的角色。

二、數字檔案館的概念及特征

1、廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館是一種新型檔案館，它不僅僅是館藏得到數字化和管理工作實現信息化的檔案館群體，它實質上應該是一個通過計算機互聯網有序處理和存儲電子文件、檔案以及其他信息，實現信息資源共享的管理平臺，使得檔案館從實體跨向虛擬。

2、數字檔案館的基本特征：

與傳統檔案館相比較，數字檔案館具有獨有的特征：

（1）資源“數字”化。存儲記錄的數字化是數字檔案館的基本特征。

（2）檔案實體“虛擬化”。通過對實體檔案數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”。

（3）信息傳遞網絡化。數字檔案館依附于網絡而存在，通過網絡平臺，線上實現檔案收集、移交、管理和利用服務工作。

（4）檔案管理系統化。應用數字檔案管理系統實現檔案資源的系統、規范管理[1]。

三、數字檔案館與傳統檔案館比較優勢

（1）存儲及成本方面

傳統檔案館保存的紙質檔案日積月累，數量逐年增多，導致庫房存儲“庫滿為患”。同時，紙質檔案對庫房環境整體要求比較高，對庫房的投入成本較高。而數字檔案館的存儲介質以電磁介質為主，一般存儲于光盤、硬盤和軟盤，存儲能力驚人。與傳統檔案館相比，數字檔案館的電磁介質存儲占用空間小，信息量大，存儲的成本低。

（2）信息收集渠道方面

傳統檔案館的檔案收集渠道單一，多是通過接收及少量的征集獲得，容易造成有價值的檔案文獻流失，收集不齊全。數字檔案館的信息獲取采用多渠道、多樣化、多載體相結合的方式，極大地豐富了館藏。

（3）操作和效率方面

傳統檔案館在接收和提供利用服務時，一般是按照分類人工操作，手工檢索，費時費力，效率比較低。而數字檔案館則可以利用計算機導入、遷徙數據，進行系統檢索，既快捷又輕松，不但節省了時間，還提高了查準率。

四、數字檔案館與傳統檔案館的管理差異

數字檔案館是在傳統檔案館的基礎上發展起來的，但是與傳統檔案館相比，仍有不少差異。

1、管理對象：傳統檔案館管理對象主要是館藏的實體檔案，尤其以紙張檔案為主，通過紙質檔案資料進行收集、鑒定、整理和保管，重在保管。而數字檔案館則是隨著計算機信息技術、數字化技術不斷發展下而累積的產物，是一種全新的檔案館。通過先進的技術手段建立了檔案信息管理系統，圍繞電子文件的接收、保管和利用展開，主要管理和傳遞的是虛擬館藏儲存形式，即以數字形式存在。

檔案的安全保護方面

2、安全管理：傳統檔案館主要是對檔案實體進行保護，具體是對檔案存放環境的溫、濕度等方面進行了嚴格管控。數字檔案館除了保護虛擬存儲的檔案載體，也要對檔案信息進行加密保護，防止網絡病毒和黑客的攻擊破壞。包括建立安全防護系統，保證檔案信息資源的安全、完整性。

3、管理理念：傳統檔案館的管理觀念仍以"保管"為主，開放程度低，服務對象單一，檔案利用受眾小。數字檔案館基于互聯網技術，網絡資源共享的本性，提倡的開放、共享的管理理念。把提供檔案利用服務作為工作的重點，以用戶需求為目標，逐步提高檔案信息資源的利用率，使其充分發揮自身的價值，解決利用者的實際需求。

所需的信息資源。

五、數字檔案館與傳統檔案館的服務差異

數字檔案館的基本特征決定了檔案館在服務方面與傳統檔案館不同，具體表現為：

1、服務觀念：傳統檔案館的服務觀念是被動的，等著利用者上門提出要求后采提供針對性的利用服務；數字化檔案館的服務理念是“利用者至上”，根據借閱者的需求動態趨勢和政策導向，分析預測利用者的利用方向，拓寬利用渠道和方式，主動提供利用服務，以滿足社會更高層次的檔案信息需求。

2、服務對象：傳統檔案館的服務對象是單一的剛需者，受眾范圍小，惠及民眾少。數字化檔案館的應用，使得檔案信息可以在智能化設備中傳遞，突破了空間利用障礙，服務對象的范圍進一步擴大。利用者可以登錄檔案網站后，瀏覽、檢索所需的檔案信息資源，一定權限內閱讀電子目錄和原文信息，甚至下載原文信息，實現遠程利用。

3、服務方式：傳統檔案館提供利用服務主要在閱覽室通過摘抄、復制等形式完成，依靠手工操作，手工檢索、調取實體檔案，費時費力，還往往查準率不高；檔案外借或展陳受空間等諸多因素的限制，制約了檔案的利用效果。數字化檔案館運用信息技術，通過檔案管理系統，進行目錄檢索，或者全文檢索，在線閱覽或者原文下載等方式，為利用者提供便捷高效的檔案服務。

結語：

通過上述幾方面的比較分析，不難得出數字檔案館并不是橫空出世的新生事物，也不是完全獨立存在的，它是傳統檔案館利用現代化的技術不斷調整，適應新要求的產物。雖然數字檔案館在諸多方面都優于傳統檔案館，但數字檔案館并不能完全替代傳統檔案館。數字檔案館是虛擬的網絡空間，不可能脫離實體檔案而獨立存在。傳統檔案館的實體館藏為數字檔案館所依托，實現物理實體館藏和網絡虛擬館藏相結合的模式，二者相輔相成，各自發揮優勢，才能促進檔案事業的長足發展。因而，在今后的工作中，傳統檔案館與數字檔案館并存發展才是我國未來檔案館發展的主要方向。