辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

陳慶菊

（新泰市檔案局，山東 新泰 271200）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案工作也逐漸呈現(xiàn)出信息化、自動(dòng)化的趨勢(shì)。檔案管理自動(dòng)化將傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣的檔案管理流程化繁為簡(jiǎn)，極大地提高了醫(yī)院檔案管理的效率，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 辦公自動(dòng)化的概念

所謂辦公自動(dòng)化，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備將信息化與辦公室工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)傳輸、發(fā)送、接收與存儲(chǔ)。這樣的方式改變了傳統(tǒng)的工作模式，將傳統(tǒng)的手工歸檔的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的可靠性。

2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是當(dāng)今社會(huì)各階層需要管理和使用新技術(shù)，各部門(mén)單位通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接收外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等。所以采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)產(chǎn)生各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其他先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印件、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公自動(dòng)化的基本特征。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，辦公自動(dòng)化呈現(xiàn)出4個(gè)特點(diǎn)：（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的形成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開(kāi)放式系統(tǒng)。（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助完成智能型勞動(dòng)，如漢字識(shí)別，對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層次處理，輔助決策及處理意外等。（3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，EDI）。通過(guò)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

在新時(shí)代的檔案管理工作中，辦公自動(dòng)化將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)融入檔案工作，促進(jìn)了檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程。當(dāng)前我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理和利用檔案，利用多媒體計(jì)算機(jī)對(duì)文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，特別是面對(duì)日益倍增的檔案數(shù)量，檔案部門(mén)必須具有先進(jìn)的現(xiàn)代化管理和服務(wù)手段，為檔案的存儲(chǔ)、保管和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供良好條件。新時(shí)代，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把檔案進(jìn)行數(shù)字化，在數(shù)字化過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的投入，保證數(shù)字化軟硬件設(shè)施使用。同時(shí)要加大投入，加快推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化。

3 醫(yī)院辦公自動(dòng)化檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 保密性文件存在安全隱患

在日益發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，對(duì)于信息的保密工作是任何一個(gè)行業(yè)都需要著力解決的問(wèn)題。醫(yī)院檔案管理也需要格外注重文件的保密工作，電子文件缺乏具體的形式，并沒(méi)有簽名、字跡和指紋等獨(dú)特記號(hào)。正因如此，電子文件更容易受到人為因素的影響，容易被篡改，缺乏足夠的保密性。醫(yī)院檔案管理不僅涉及醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)信息、醫(yī)院科研信息等，而且涉及病人病歷等私人敏感信息。任何一方面的信息泄露都會(huì)造成惡劣的影響，特別是病人電子病歷中包含的文字、圖片和檢驗(yàn)數(shù)據(jù)等信息，這些信息的泄露會(huì)對(duì)病人的隱私和醫(yī)療安全產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中主要依靠人力歸檔的方式來(lái)管理和利用檔案，而這些檔案管理人員大多為兼職人員或是非專(zhuān)業(yè)人員。他們的學(xué)歷較低，知識(shí)面較為狹窄，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，特別是對(duì)檔案管理信息化、現(xiàn)代化知識(shí)缺乏掌握，這就使得醫(yī)院檔案管理工作不盡如人意。檔案管理工作也是專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，不同的檔案在管理的過(guò)程中需要用到不同的管理方式、管理技術(shù)。非專(zhuān)業(yè)人上并不具備這些專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能。檔案管理的自動(dòng)化并不意味著只需要管理人員掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握檔案管理的理論知識(shí)，這是當(dāng)前檔案管理人員所欠缺的。

3.3 檔案信息化管理制度不完善

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的信息化管理程度并不高，僅僅處于初級(jí)階段。一方面是醫(yī)院并沒(méi)有改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒(méi)有給予檔案管理自動(dòng)化建設(shè)足夠的重視。因此，醫(yī)院檔案在管理過(guò)程中沒(méi)有建立健全的檔案信息化管理制度，有的甚至沒(méi)有基本的制度框架。另一方面，醫(yī)院在信息化辦公方面投入不足。硬件高施是進(jìn)行自動(dòng)化辦公的物質(zhì)基礎(chǔ)，部分醫(yī)院還缺乏充足的硬件設(shè)備。此外，醫(yī)院在辦公軟件的投入也相對(duì)欠缺，特別是對(duì)檔案管理的軟件使用更少，有的醫(yī)院即便是使用了檔案管理的軟件，但是部分軟件產(chǎn)品的質(zhì)量不高，影響了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的整體水平。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境下做好醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

4.1 強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括硬件、軟件以及存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)材料等方面，其具有安全、可靠和高效的特點(diǎn)。但是醫(yī)院檔案中的信息也存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此，我們需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行保護(hù)，從而達(dá)到信息的安全，保證信息的不被盜取、篡改和破壞。這就要求醫(yī)院在檔案管理辦公自動(dòng)化的過(guò)程中對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的保護(hù)。完善辦公自動(dòng)化平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，同時(shí)制定嚴(yán)格的操作流程，保證檔案管理人員能夠依照規(guī)章流程辦事，通過(guò)以上方式保證信息的安全。

4.2 強(qiáng)化檔案管理人員的建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程中，重中之重在于培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人才。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人才素質(zhì)較低的現(xiàn)狀，醫(yī)院需要強(qiáng)化檔案管理人才的培養(yǎng)。一方面，在醫(yī)院檔案管理人員的選取上需要注重專(zhuān)業(yè)性，讓專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)入醫(yī)療檔案管理工作中，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。另一方面，醫(yī)院還需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案的形式更加多樣、更加復(fù)雜，檔案門(mén)類(lèi)也越來(lái)越多，已經(jīng)有單一的文書(shū)檔案發(fā)展成為文書(shū)檔案加科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、病歷檔案等多門(mén)類(lèi)檔案的管理。這就要求醫(yī)院強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，讓檔案管理人員的知識(shí)得到不斷更新，素質(zhì)不斷提高，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需求。

4.3 完善檔案信息化管理制度

為進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化，醫(yī)院需要完善檔案信息化、現(xiàn)代化管理制度，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。為確保醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化，醫(yī)院需要科學(xué)地制定檔案管理信息化、現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)和制度，制定出一整套系統(tǒng)的、統(tǒng)一的、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。如電子文件歸檔管理制度、數(shù)字檔案查詢(xún)利用制度、數(shù)字化機(jī)房管理制度、設(shè)備管理制度、數(shù)字信息安全管理制度、數(shù)字檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、數(shù)字檔案管理人員管理制度、數(shù)字資源管理制度、突發(fā)事件管理制度、檔案數(shù)字化工作制度、數(shù)字檔案異地備份制度等。在基礎(chǔ)工作上，醫(yī)院檔案管理包括收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等主要流程，要對(duì)這些基礎(chǔ)工作也要制定一整套管理制度，通過(guò)這些制度管理和利用好實(shí)體檔案對(duì)醫(yī)院歸檔材料的手續(xù)、表述等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，科學(xué)地管理醫(yī)院檔案。此外，醫(yī)院還需對(duì)文件的處理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，形成統(tǒng)一的格式規(guī)范。只有建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，才能保證實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要高度重視，強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，完善檔案信息化管理制度，不斷提高醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化、信息化、現(xiàn)代化工作水平，才能更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。