信息化技術在機構編制管理工作中的應用

孫 鵬

（棲霞市機構編制電子政務中心，山東 棲霞 265300）

1 機構編制管理工作的主要內容

機構編制管理是指針對行政機關、事業單位的結構管理，主要涉及職能職位的配置、機關單位內部機構設置、工作人員數量裁定、工作人員結構管理等。機構編制管理從屬于行政管理，但是常規行政管理存在較大的差異，首先，其管理內容和目標具有較高的宏觀特性，管理對象所涉及的單位類型較多；其次，管理工作的復雜性以及綜合性相對較強，在具體機構編制管理過程中需要對特定機關的工作特性以及人事需求財務工作等進行十分全面的了解和調查[1]。

2 機構編制管理工作對信息化技術的主要需求及價值

2.1 基本需求

2.1.1 安全性需求

機構編制工作由于其覆蓋面相對較廣，在實際工作中會涉及所有職能范圍內各級行政機關、企事業單位的結構與人員編制工作，因此，在工作過程中必然會收集大量詳實的行政事業單位信息以及人員信息，此類信息雖然不要求做高度保密，但是信息泄露后會對相關人員或單位的工作造成潛在的負面影響，同時信息遺失也有可能會對常規工作效率和質量產生一定的阻礙。而信息化技術的引入能夠大幅提升信息傳遞的可靠性，較大程度地避免信息遺失，從而保證該工作過程中對于信息安全性保障的基本需求。

2.1.2 信息溝通需求

信息溝通是機構編制管理工作中較為突出的一項需求，由于機構編制工作所涉及的對象均為其他機構和單位，機構單位之間的信息交換通常缺乏較為統一的信息化處理平臺。因此，信息共享和溝通質量相對較差，例如機構編制工作中常涉及組織關系管理、財政撥款分配、組織人員也只能需求調查等內容，非網絡化信息溝通會對此類工作造成一定阻礙，這也是傳統機構編制工作中較為典型的工作效率障礙性因素。因此，引入信息化溝通技術是機構編制工作效率提升的一個重要需求。

2.1.3 決策支持需求

機構編制管理工作中常涉及對具體目標單位基礎信息的分析和調查工作，此類工作過程中需要對目標單位的職位需求、人事狀態、財政資金分配條件等因素進行綜合性的分析，在傳統的決策工作中紙質類統計信息的比例較高，這一定程度上限制了決策分析工作的效率。而在信息化技術的支持下，統計信息能夠以更直觀和靈活的方式進行展示，同時借助信息化工具軟件，也能夠對相應統計信息進行更快速深度挖掘和對比深度挖掘和對比，因此，機構編制管理對于信息化分析技術的需求相對較高。

2.1.4 靈活性需求

系統應能夠適應用戶需求的變化，如機構變化、處理流程改變、管理模式改變、崗位改變、統計分析方式及報表格式變化等。由于機構編制管理工作所涉及的管理對象具有較高的差異性，具體編制結果和內容發布時可能需要針對具體單位的具體需求提供個性化的內容服務，這一服務就需要依賴靈活度較高的信息化系統來進行更快速的轉換，機構編制管理工作對信息系統轉換技術也有一定需求。

2.2 機構編制管理工作中信息化技術應用的核心價值

2.2.1 資源復用性價值

復用性是信息化技術較為突出的技術特性，其主要體現在操作的可復用性以及作業的可復用性兩個方面。其中，操作的可復用性是指針對同一個操作動作的應用可以就用信息化技術簡化為單次或者少數幾次操作，降低人為操作的頻繁性、酷造性，提升工作效率的同時，也為相應工作人員節約更多的時間，用于開展更具創造性的工作內容；作業的可復用性是指針對某個具體實例的操作對象和邏輯采用同級化管理，例如相應職能人員在實際工作中可以使用同一套系統或者功能模塊來完成工作模式相似但具體內容不完全相同的各類事務，這有利于節約政務資源。

2.2.2 業務聚合價值

幾乎所有行政管理工作都存在較強的復合性，簡單來說就是實際工作中存在較為復雜且關聯度相對較低的工作內容，這種工作人員在實際工作中會體會到工作時序混亂、工作內容的邏輯關系理解困難的問題，信息化管理技術的引入能夠實現對作業子系統的宏觀整合，也就是說，可以基于信息化系統的嚴格邏輯特性來實現對作業業務的標準化管理，從而促進機構編制管理工作的標準化發展。

2.2.3 業務簡化價值

信息化技術對于機構編制工作業務簡化的主要貢獻表現為計算能力的支持、信息規范化以及信息資源開放化。信息化計算能力主要用于解決機構編制工作中較為繁復的報表統計數據統計以及相應的分析工作，信息規范化則有利于提升信息資源整合與分析的總體效率，有效降低分析工作的錯誤率，信息資源開放化有利于提升信息收集的有效性，便于破除機構編制管理工作中的交流和溝通障礙問題。

2.2.4 業務支撐價值

信息化技術對于機構編制工作的業務支撐價值，更多的體現為信息挖掘和分析功能，廣義上的信息挖掘是指基于海量無規則信息，利用機器學習和統計分析等方法得出數據對象的內在特性，并從中獲取更高層次的知識以及規律，在機構編制工作中，上述信息挖掘技術的應用層面并不高，但仍能夠對機構編制工作過程中信息分析和需求研判等提供更科學的支持[2]。

3 機構編制管理中信息化技術應用的常見問題

3.1 重復性建設問題

重復性建設是目前我國絕大多數行政事業單位信息化建設過程中普遍存在的問題，容易造成信息化建設資源的大量浪費，同時也導致機構內部存在一定程度的職能沖突、協作障礙等。僅就機構編制管理工作部門的應用現狀來看，其中信息化技術應用過程中的重復性建設問題主要帶來了信息化工作流程的缺陷，一方面反復簡化和膨脹過程中的功能交叉越來越多，各責任崗位之間的業務工作流程難以被有效統一，信息化工作的標準化程度相對較低，另一方面，基于信息化技術的人員信息統一化管理過程中，各類機構以及人事編制的變動工作都需要較多部門或崗位的跨層審批，這在一定程度上增加了機構編制工作鏈條長度，抑制了工作效率。

3.2 協同低效問題

結合我國機構編制部門信息化改革的現狀來看，其中信息化技術平臺的引入通常是集中在機構編制部門內部的，并未能有效地涉及管理對象，這在一定程度上限制了信息化技術協同效能的發揮。從根本上來說，這一問題主要受兩類因素的影響：（1）機構編制工作所需協同的關鍵性部門在面向機構編制部門的信息交換與共享上存在一定消極因素。（2）機構編碼是信息化平臺的網絡服務力度相對不足，未能有效涉及下級受管理機構，難以有效發揮信息化協同能力。

3.3 功能健壯性不足問題

從信息化系統開發的角度來說，系統功能的健壯性主要通過功能模塊的增加來實現，而且文章分析中也提到機構編制管理部門在信息化系統建設的過程中存在較為頻繁的精簡和再膨脹問題，在這種條件下，信息系統的功能性雖然能夠不斷增加，但各功能模塊之間存在一定的功能交叉，而總體功能仍存在一定程度的缺失，這會導致系統易用性和兼容性不足最終導致系統功能健壯性發展效率相對較低，而且會造成較大程度的資源浪費[3]。

4 機構編制管理中信息化技術應用的改進建議

4.1 強化信息化發展的統籌規劃

要對信息資源加以整合，對信息化建設項目進行統籌規劃，使不同的項目彼此響應、協調、持續發展，提高資源利用率和效益。要科學擺布，使信息化建設項目與其他工作有機結合、互相促進。要主動向當地政府匯報機構編制信息化建設的現狀、主要項目及其對政府信息化的重要意義、作用，爭取地方政府更多的支持，以取得更加積極的綜合效應。要面向人事干部積極開展宣傳和輔導，使人事干部有能力享用信息化成果。

4.2 強化信息化功能集中度與網絡服務效能

在信息化功能集中度強化方面，機構編制管理機構內部信息化建設責任部門應針對機構工作的特征和內容進行系統化的調研和分析，設置合理的信息化建設戰略，應當在最終階段實現信息化功能資源以及各模塊的高度精簡性整合。在網絡服務效能強化方面，應重點面對受管理機構的信息獲取需求等提供一站式服務或相應的ESB通信總線接口，保證相應機構能夠通過網絡服務實現更快速的信息反饋和獲取。

4.3 以兼容性保障信息化系統的健壯性發展

信息化系統開發要具備前瞻性、操作性。上級推行信息系統應統籌考慮先行先試地區的實際，避免重復建設。建議上級在開發設計信息系統工作中，盡可能地統籌考慮先行先試地區已建成的信息系統，程序能兼容的盡量兼容，數據能利用的盡量利用，努力避免人力、物力、財力以及時間上的浪費。

[參考文獻]

[1]青島市編辦.借“互聯網+”東風打造機構編制管理新格局[J].機構與行政，2017（4）：44-45.

[2]嚴淑貞.我國電子政務研究熱點及趨勢分析[J].數字化用戶，2017（41）：297.

[3]傅強.信息化在機構編制政務信息公開中的運用[J].科技創新與生產力，2017（6）：16-17.