高校實施會計網上核算報銷模式的問題與對策研究

王素容，謝新偉，劉海蘋

（北京信息科技大學 財務處，北京 100101）

近年來，由于國家政策的支持，高校招生規模不斷擴大，各高校的招生人數逐年增加，學校的經費也隨著學生人數的增加而增加。此外，高校科研經費項目投入也在逐年加大，多種原因都使得高校財務部門的工作量急劇增加。為緩解報銷壓力，提高財務的工作效率，隨著財務信息化及網絡平臺的快速發展，各高校開始逐步實施網上預約報銷系統。

高校網上報銷的基本流程為：報銷人登錄網上自助報銷系統；根據經濟業務分類，選擇相應的報銷類型，并按規定填寫報銷單據，選擇報銷項目編號、報銷內容以及結算方式等信息，填報相關信息；核對無誤后保存并送審；同時打印網上報銷單，履行相應的簽字審批手續，隨后同原始票據一同送至財務部門審核窗口進行審核；審核通過后，財務工作人員對報銷人填寫的網上報銷單辦理入賬，生成記賬憑證[1]。

那么，高校實施網上預約模式與傳統的報銷模式相比，有什么優點？正如“一枚硬幣有兩個面”的道理一樣，網上預約報銷模式又存在什么問題？以及如何解決這些問題？本文分析如下。

1 高校網上核算報銷模式的優點

1.1 提高報銷的效率

在網上核算報銷模式下，預約環節可以設置超預算、超范圍的審核規則、預算額度、預算指標與經濟科目的匹配等系統指標，并且由預約系統實時控制經費的支出；而且，在預約完成后，可以打印出預約報銷單，這個單子上基本涵蓋了報銷業務的主要信息點。財務工作人員只需審核相關票據，對無法順利報銷的票據，按照提示補辦相關手續即可完成報賬，這樣既減少了報銷人的等待時間，也降低了財務工作人員面對報銷人的緊張感和壓力，使會計核算的差錯率減少，提高了報銷效率[2]。

1.2 提高經費使用的效率

在預約核算報銷模式下，報銷人所報銷的金額如果超過項目經費的可用額度，則網上報銷系統會自動提示出錯或中斷預約報銷程序。因此，報銷金額必須限制在項目經費所允許的范圍內；此外，報銷人可登錄網上報銷系統隨時隨地查看報銷進度、項目經費的使用明細以及可用額度，并通過合理規劃，使用剩余經費，進而提高經費的使用效率；同時，報銷人需要取得項目負責人同意后才能進行網上報銷，這在一定程度上避免了項目經費被他人盜用或錯用的風險。這些網上預約報銷的獨特功能，可以有效提高經費的使用效率[3]。

1.3 提升財務部門的服務水平

網上報銷系統的實施使報銷人不再花費大量時間及精力排隊等待報賬，減少了報銷人時間及精力的浪費。同時，對財務工作人員來講，預約報銷模式提供了一個相對安靜的工作環境，財務工作人員可以將更多的精力放在提升工作上，這樣不僅可以提高廣大師生對財務工作人員的滿意度，也可以提升財務工作人員的服務水平[4]。

1.4 提升報銷過程的透明度

傳統報銷模式下，報銷人持審核好的報銷單到財務報銷，現場等候會計人員做賬，然后領取報銷款，對于入賬之后的其他環節，如憑證審核、復核等無法獲取相關信息。網上預約模式下，報銷人從登錄網上報銷系統填寫報銷單、到相關部門領導審核簽字、再到財務部門受理報銷單、審核、復核、付款等一系列報銷環節，都可以通過預約系統隨時隨地查看進度，可全程追蹤報銷的進程。另一方面，部分高校財務信息發布管理平臺還可將報銷完成及款項支付等信息實時發送到報銷人的手機上，使報銷人能夠及時掌控報銷完成情況。因此，實施網上預約提升了報銷過程的透明度。

1.5 支付方式靈活

一般情況下，預約報銷模式通過網上銀行直接把報銷款轉入報銷人指定的銀行卡內，對公轉賬的支付也不再使用紙質支票和匯票，而是通過“銀企直聯”系統直接支付給對方單位。與傳統報銷模式相比，支付方式變得更加多樣和便捷[5]。

2 高校網上核算報銷模式存在的問題

高校實施網上預約模式與傳統的報銷模式相比，有很多優點。但是在具體的實施過程中，還是存在各種各樣的問題[6-7]。

2.1 部分報賬人員不適應網上報銷系統

網上報銷需要報銷人登錄系統預約后，自己選擇輸或輸入相應的報銷信息，這一系列的操作需要報銷人熟悉報銷業務并能熟練操作，才能順利進行報銷。而部分報銷人并不十分清楚自己要辦理的業務，對網上預約報銷的具體操作流程也不熟悉，在實際操作過程中不適應網上報銷系統，會出現一些問題。

2.2 網上報銷返工率高，信息反饋不暢通

報銷人預約網上報銷后，無需在財務大廳排隊等候報賬。而財務工作人員在審核的過程中可能會遇到報銷人粘貼的票據不規范、審批手續不全或指標與經濟科目選擇不符等問題。如果存在上述問題，財務工作人員通常會通過電話通知報銷人重新填寫報銷單并遞交到審核窗口。但在通過電話溝通的過程中，會出現教師們忙于教學與科研沒有及時聯系到或是報銷人填寫的聯系方式錯誤等問題，從而減慢報銷進程。隨著網上報銷業務量的增加，網上報銷單的返工量也隨之增加，需要財務工作人員花費大量的時間及精力去與報銷人進行溝通，這是預約模式下存在的另一個問題。

2.3 網上報銷的財務審批功能不完備

報銷人采用網上報銷后，需要在網上填寫報銷單，但簽字審批這一流程還是按照傳統方式進行。為了保證高校財務管理質量，各大高校往往會建立起較為嚴格的審批機制，經費報銷就需要經過多個部門審批、核實。只有報銷單全部審批通過后，才能完成整個票據的填報工作，如果中間某個環節出現差錯或延誤，則可能導致整個審批的過程延長。高校網上報銷系統因沒有設置經費審批功能，將制約整個財務報銷的進程，進而阻礙了網上預約報銷系統的推廣。

2.4 系統的穩定性和安全性存在風險

網上預約報銷模式下，網絡安全是十分重要的。實行網上預約報銷，大量的財務數據在網上傳遞，對網絡系統的安全性提出了更高的要求。一旦網絡系統遭遇病毒攻擊，導致網上自助預約系統的崩潰，將會造成財務數據丟失和外泄，如果支付信息被惡意篡改，可能造成巨大的經濟損失。在期末以及開學階段，報銷業務量會集中增加，容易出現報賬系統癱瘓的情況。因此，網絡安全是網上預約報銷系統的重要環節，需進一步提高高校網上報銷系統的穩定性和安全性。

3 優化高校網上核算報銷的對策和建議

從長遠來看，信息技術和人工智能的不斷發展，都表明網上預約核算報銷模式是未來報銷模式。因此，針對網上預約報銷存在的問題，提出以下的對策和建議[8-9]。

3.1 加大網上報銷的宣傳力度，做好相應的培訓工作

為了讓廣大報銷人更快地熟悉和適應網上報銷，高校財務部門可以加大網上報銷的宣傳力度，通過學校的官網、微信公眾號等多種渠道進行宣傳，并印發網上報銷系統使用手冊等相關資料，使報銷人充分了解網上報銷的程序和方法。同時，做好相應的培訓工作，通過對高校報銷人員進行科學培訓，強化相關工作技能，使其能高效、快速地解決網上報銷工作中出現的問題，減少報銷所花費的時間，以提升報銷效率。

3.2 構建信息化互動平臺，增強雙方的溝通

網上預約模式下，通過信息傳遞平臺，財務工作人員將審核過程中發現的問題及時反饋給報銷人，也可以將報銷相關規定、網上報銷的具體操作流程、常見問題等發送到信息平臺供師生進行查看學習。此外，報銷人也可通過該平臺對網上報銷過程中所遇到的問題進行咨詢。互動平臺的構建可以加強財務工作人員與報銷人之間的溝通與交流，有利于雙方的溝通。

3.3 完善網上報銷的審批功能

在實際應用中，一些大型的企業，如微軟等以ERP系統為基礎，將報賬系統與審批系統有效連接，成功實現了財務信息與審批信息的共享，有效提升了財務工作的效率。但這種連接方式通常只在企業內部實施，沒有對外推廣。高校可以結合高校審批流程以及審批權限，借鑒這些企業的成功經驗，開發相應的審批管理系統，實現審批、報賬一體化的管理模式，進一步提高報銷效率。

3.4 增強系統的安全性和穩定性

財務部門應當從以下幾個方面加強網絡安全管理。一方面是加強網路安全基礎設施的投入，避免因硬件崩潰造成的網絡病毒攻擊；另一方面，建立嚴格的安全制度，并由專門的技術管理人員來監督執行，定期檢查系統的安全性，防患于未然；最后，還需做好銀行系統和網上報銷系統間的對接情況監測，不斷完善學校資金與銀行對接的接口，采取必要的技術手段來保護財務信息，增強系統的安全性和穩定性[10]。

3.5 構建系統監督機制

網上預約報銷模式，不是簡單地把手工填寫報銷單改為網上填寫報銷單的變化。它是一個系統的工程，涉及高校自身、銀行和國庫等多個部門，包含預約、查詢、監控等多個環節的財務管理模式。為保證系統運行質量，高校應建立健全的相應的監督管理機制。選擇合適的安全監督防范軟件，監督各個操作過程，防止發生非法操作；制定出適用的報賬規范制度，并及時發布和培訓，以幫助廣大教師形成良好的操作習慣，保證實際報賬操作質量。有效的監督措施是網上預約銷模式不斷完善的保障。

4 結語

網上預約報賬系統在高校中的運用，可以提高財務人員的工作效率，節約報銷人員的排隊時間，有效提升報銷效率。它的優勢顯而易見，但也難免有局限性。各高校應客觀分析學校自身的特點，通過監管制度的建立、人員操作培訓的強化以及其他手段，使網上預約報賬系統符合高校自身的特點，能夠為高校師生提供更加便利、優質的報賬服務，達到理想的報賬管理模式。