企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

文/劉韋韋

企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

文/劉韋韋

博興縣人才交流服務中心

我國企業的人事檔案管理制度還不夠完善，存在許多問題，我們要積極改革和創新，使人事檔案管理在人力資源中發揮充分的作用并實現其價值。在知識經濟的背景下，要充分利用現代化手段和措施，更好地為人事檔案管理工作服務。

人力資源管理；企業；人事檔案管理；新要求

引言

現代化的人力資源管理不再是傳統的簡簡單單對人和物之間的管理．我們在管理的基礎上要使用現金的措施來保證和促進企業的良好快速發展，保證企業經濟效益和入力資源管理的同步協調發展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進企業經濟的發展。

1 對人事檔案管理的新要求

1.1價值體系的提高

企業要根據自身的經營特點以及文化體系來構建一個相關的價值體系，這對于人力資源管理是很重要的一點。文化構建對于企業來說是至關重要的，價值體系對于企業而言就像一個催化劑，很多情況下要據其來對企業進行相應建設。

1.2建立價值評估策略

在企業中，對于員工的評估是很有必要的，在進行人力資源管理的過程中，可將相關的考核體系融入進去，注重對企業人員以及績效的評估。建立完善的價值評估策略對于員工也起到了相應的激勵作用，對人員進行定期評估，將其業績納入評估體系之中，使價值評估在檔案管理中起到一定的作用，使完善的評估體系得以運用，以此來改善企業檔案管理現狀。

1.3作為重要指標

對于人力資源管理水平的評價，人事檔案的管理就可以作為人力資源管理的重要指標，人力資源的管理要相對專業化，那么這就對管理人員提出了相關要求，必須具備相應的專業涵養以及基本的職業道德，這樣才能進行相應的管理。

2 我國企業人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案材料片面，缺乏真實性

大多數人事檔案的資料中只有贊揚的內容，卻很少有過失方面的內容，這就不利于企業對人力資源狀況全面的分析。很多材料對于個人狀況出現前后記載不一，沒有根據真實情況進行填寫，而是依據某一時期的個人需要，進行填寫。此類現象在當前十分嚴重，嚴重影響了人力資源的管理工作。

2.2用人機制與人事檔案管理工作不適應

企業用人機制要跟上時代的步伐，隨著時代的日新月異，用人機制也愈發變得靈活，以前的用人機制多半是死板的，工作經歷等方面都是比較重要的，而現在的招聘不會過于注重其他方面，而是看重員工個人能力，對于員工的約束也不是依靠人事檔案扣押與歸還這個流程了，與員工達成工作意見使用合同的形式來進行用人機制的達成。員工會因為各種原因選擇換工作，那么原單位就可能會出現扣押檔案的現象，這種現象就可能導致檔案的脫節。

2.3人事檔案管理技術不夠先進

社會的發展雖然已經進人到新媒體時代，傳統媒體已經不是媒介的主流。但是很多企業還是沒有全面進行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統的人事檔案管理依舊在企業中被大量使用。傳統的人事檔案的管理是以紙質媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時問和金錢，不僅降低了管理工作的效率，而且進一步地給人力資源管理部門造成了巨大的浪費。

2.4檔案管理機制不靈活

現在企業對員工的約束和管制主要靠合同和協議，可以自由流動，優先選擇自己滿意與喜歡的工作。國家相關法律的頒布使很多人為了獲得更好的待遇選擇“跳槽”，而在和原企業未協商好的時候，會出現“死檔棄檔”“人檔脫節”“虛假檔案”“檔案克隆”“人質檔案”的情況。因為現在企業人才流動較快，企業的人事檔案管理不能夠發揮它的作用和功能，使人力資源工作也不能更好地進行，所以這就使企業檔案管理機制不夠靈活。

3 推進人事檔案發揮作用的策略

3.1對現有的檔案管理制度和方式進行改革創新，提高人事檔案管理水平

要對管理人員短缺、管理資金不足、設備落后、儲藏室不足等現象進行改革，在管理體制上實行集中管理。并運用現代科學技術和設備對人事檔案進行系統整理、科學地開發和利用，使人事檔案能夠為人力資源管理工作更好地工作。建立一個現代化的信息資源管理系統，切實提高人事管理工作的效率。建立一個人事檔案信息數據庫，儲存在信息庫的信息要具有真實性、準確性、全面性以及及時性和時效性。通過數據庫,可以進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，生成各種名冊和表格，以提高人事檔案利用工作的效率和質量,進一步挖掘人事檔案的內在潛力。

3.2針對性地設定培訓項目

企業可以根據每個員工的個人特點來制定相應的培訓項目，進行相應的訓練，這樣就能彌補相關方面的不足，可根據多種因素進行區分，進而提高員工的工作能力以及產生強烈的歸屬感，并可以在此基礎上進行小組合作以便取人之長補己之短，更好地提升個人能力，這樣的培訓方式更能提高員工的積極性。

3.3使用新媒體技術，增強信息的正確性

傳統的媒介如紙媒已經慢慢地較少被人們所使用的，因為傳統媒體更新慢，沒有時效性和迅速性，而新媒體發展的進行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進的音像資料來記錄個人信息，人事檔案的管理應該在先前的原有資料的基礎上，對員工信息進行擴展和刪除，建立單位人才數據庫，以便企業在任何時候都能方便查看信息。

3.4樹立競爭意識

為了檔案管理人員更好工作，人事部門應該鼓勵和允許部門內的良性競爭，然后健全各崗位的責任制度，也借鑒人力資源管理的理念，加強部門的管理和企業人事檔案管理。在人事部門管理的同時，也應該增強實效性意識，縮短反饋信息收集、再利用的時間周期，能及時準確地給企業人力資源提供檔案信息。

4 結束語

人力資源管理隨著時代的發展產生了新的趨勢、新的要求。為了使人事檔案工作盡快適應人力資源發展的需要，要去了解人力資源管理的新趨勢、新要求。人事檔案工作能給人力資源管理提供可靠真實的數據和信息，有利于人力資源的合理配置和更準確地預測人力資源的需求。

[1]李兵.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J]商業經濟.

[2]馬燕.企業人事檔案管理工作中的問題及對策研究[J]人力資源管理.