檔案信息資源利用中存在的問題及其對策

閆玉新

摘要檔案信息可以具買地還原歷史手件，是人力歷史活動具買的記錄，但是在檔案信息利用中還存在諸多問題，因此文章從檔案信息資源利用中存在的問題出發，對如何利用好檔案信息資源提出了相應的對策。

關鍵詞檔案信息 資源利用 存在問題 對策

檔案是人類社會活動的真實寫照，是歷史事件的真實記錄，人們可以從檔案信息中尋找歷史經驗，加以研究分析來指導今后的工作，因此檔案信息資源具有非常大的利用價值。

一、檔案信息資源利用中問題的分析

（一）觀念認識上的偏見

長期以來，由于受某些傳統觀念的影響，人們已形成把檔案只視為機關內部的事務，過分強調檔案的保密性和檔案作用的政治性，給檔案蒙上一層神秘的面紗，造成檔案工作的封閉狀態，從而在一定程度上使檔案與檔案工作脫離社會、脫離人民群眾，嚴重影響了人們對檔案的利用。

（二）檔案管理手段落后的障礙

目前，由于檔案管理科學化、現代化程度低，造成檔案提供利用的難度甚大。檔案檢索工具不健全，案卷目錄籠統、檔案工作標準不統一、不配套等，降低了查全率和查準率；應用計算機等現代化技術檢索不普及不協調，難以保證檔案信息資源的更好開發利用。

（三）管理人員素質低下的影響

由于檔案管理專業人員數量不足，人才奇缺。檔案管理隊伍知識結構不合理，人員素質低，使檔案提供利用受到限制。同時，檔案事業的發展沒有受到領導部門和全社會的應有重視，有些單位甚至把那些在其他崗位上工作不稱職的人員推到檔案管理崗位上，使檔案管理部門成了“保育部”，這自然影響隊伍素質和檔案的利用。

二、提高檔案信息資源利用的途徑

（一）解放思想、更新觀念，提高開發利用信息資源的意識

思想觀念對人們的行為有著深刻的影響，破除那些陳舊的觀念和解脫條條框框的束縛，使人們用新的知識武裝自己的頭腦，樹立起檔案利用的效益觀、系統觀，并以新觀念為先導，將對提高檔案利用水平起到積極作用。首先，社會各界要強化檔案的價值觀念，堅持以宣傳《檔案法》為中心，不斷增強全社會的檔案意識，使人們逐步改變對檔案利用官方化、神秘化的看法，把積累、開發和利用檔案變為積極自覺的行動。其次，檔案管理部門要強化社會效益的觀念。有針對性、有目的地結合本地區或本部門的實際，面向生產和科研，組織力量編輯出版檔案專題匯編、專業年鑒、大事記等，以提高本部門的社會地位。為更好地強化檔案的社會效益，必須克服因循保守思想，改變守門待客的做法，在提供利用檔案上變被動服務為主動服務。再次，檔案管理人員要加強服務的觀念。從根本上樹立提高質量、優質服務是自己工作職責的思想，增強高度的工作責任感，提倡全心全意的主動服務精神和職業道德，努力改善服務態度。

（二）加大開發檔案信息資源的力度，對檔案信息進行深加工

深度開發檔案信息，完善開發利用的管理機制，拓寬開發利用渠道，從單純以檔案的收集、整理和保管為重點，轉變到以開發和利用為重點；從注意人次卷數為重點，轉移到注重以增大社會效益和經濟效益為重點上來。敢于沖破禁區，增強服務觀念、效益觀念，面向生產，了解和預測需求，把握服務重點，根據生產建設的需要，改革不利于檔案信息開發的規章制度和辦法，建立起新的檔案信息資源開發利用管理機制。拓寬開發利用的渠道，改革過去那種單一利用方式和淺層次的開發利用狀況。

（三）推行檔案管理現代化，建立檔案信息網絡，努力提高檔案信息資源的利用效率

應用計算機管理檔案信息，是檔案管理工作中不可缺少的重要技術手段。它給檔案管理工作帶來了許多便利。因此，推行檔案管理現代化已勢在必行。然而，僅僅停留在單機管理上還是遠遠不夠的。如果能夠充分運用計算機網絡技術，建立不同程度的網絡，如單位內部網、地區范圍內的局域網，乃至全省、全國范圍內的廣域網等，使不同范圍內的利用者能夠共享檔案信息資源，將大大提高檔案信息資源的利用效率。

（四）積極向社會開放檔案，不斷拓展檔案信息資源的利用渠道

要想實現開放檔案，必須做好以下幾項工作：—是正確認識和處理開放與保密的辨證關系。實行檔案開放，而應嚴格遵循防止失泄密的原則，及時搞好檔案的密級處理，劃分開放利用和限制使用界限，確定開放范圍。二是注意研究和掌握當前檔案利用工作的特點和規律，加強與社會各界的聯系，準確掌握各行各業對檔案利用的客觀需要，積極主動地為利用者服務，努力做好接待利用工作。三是將開放檔案與檔案利用部門的各項業務建設密切聯系起來，搞好檔案收集，不斷豐富館藏內容，并研究和掌握提供利用檔案的現代化方法，滿足從各種角度查檔的需要。四是加強編研工作，搞好各種形式的史料匯編并公開出版。重點在研究檔案內容的基礎上，編輯出版檔案參考資料、檔案文集、專題史料等，積極為企業建設服務。

三、結語

總之，檔案事業要發展、檔案工作要開拓新局面，最重要最具有活力的一環就是加強檔案信息資源的利用，把“死”檔案變成“活”信息，充分挖掘檔案的潛在價值，在為企業發展做出較大貢獻的同時，使檔案工作本身也因此充滿無限生機和活力。