辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理方法初探

于夢(mèng)醒

摘要辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理不但能夠加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范力度，而且對(duì)于合理利用醫(yī)療資源有著重要的意義。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理的發(fā)展既面臨著機(jī)遇也充滿了挑戰(zhàn)，因此，只有醫(yī)院檔案管理工作不斷地與辦公自動(dòng)化技術(shù)相結(jié)合，在不斷提高醫(yī)院檔案管理水平的基礎(chǔ)上提高檔案管理的工作效率。通過(guò)不斷對(duì)自動(dòng)化辦公加以完善，在使醫(yī)院意識(shí)到自動(dòng)化辦公的重要性，從而對(duì)自動(dòng)化辦公加以有效地利用。

關(guān)鍵詞辦公自動(dòng)化 醫(yī)院檔案管理 方法

一、辦公自動(dòng)化的概念

所謂辦公自動(dòng)化，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備將信息化與辦公室工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)傳輸、發(fā)送、接收與存儲(chǔ)。這樣的方式改變了傳統(tǒng)的工作模式，將傳統(tǒng)的手工歸檔的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的可靠性。

二、辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是當(dāng)今社會(huì)各階層需要管理和使用的新技術(shù)，各部門(mén)單位通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接收外來(lái)文件存檔，查詢本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等。所以采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)產(chǎn)生各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其他先進(jìn)設(shè)備，或者利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公自動(dòng)化的基本特征。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，辦公自動(dòng)化呈現(xiàn)出4個(gè)特點(diǎn)：（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的形成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開(kāi)放式系統(tǒng)。（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助完成智能型勞動(dòng)。（3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（ElectronicDataInterchange，EDI）。通過(guò)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型辦公自動(dòng)化（OfllceAutotrnfion，OA）系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

在新時(shí)代的檔案管理工作中，辦公自動(dòng)化將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)融入檔案工作，促進(jìn)了檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程。當(dāng)前我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理和利用檔案，利用多媒體計(jì)算機(jī)對(duì)文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，特別是面對(duì)日益倍增的檔案數(shù)量，檔案部門(mén)必須具有先進(jìn)的現(xiàn)代化管理和服務(wù)手段，為檔案的存儲(chǔ)、保管和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供良好條件。新時(shí)代，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把檔案進(jìn)行數(shù)字化，在數(shù)字化過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的投入，保證數(shù)字化軟硬件設(shè)施使用。同時(shí)要加大投入，加快推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，醫(yī)院建設(shè)也進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)代，因此，辦公自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)提高醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了更高的要求和挑戰(zhàn)。

（一）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的安全化

辦公自動(dòng)化的不斷推進(jìn)加深了醫(yī)院檔案管理的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，因此，醫(yī)院必須提高對(duì)檔案管理的安全力度。維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全以保證醫(yī)院檔案不會(huì)被惡意泄露，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)的操作，從而保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個(gè)部分不會(huì)被遭到破壞。醫(yī)院患者病例檔案關(guān)乎患者的治療進(jìn)程，對(duì)患者的診治及康復(fù)治療具有重要意義。因此，醫(yī)院在開(kāi)展自動(dòng)化辦公的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理安全信息的保護(hù)力度，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)建立起安全的保護(hù)措施，以保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的順利進(jìn)行。

（二）制定出科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)直接影響著醫(yī)院檔案管理的有效開(kāi)展，醫(yī)院檔案管理工作主要通過(guò)對(duì)檔案信息的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用等。因此，檔案制定的標(biāo)準(zhǔn)必須具有科學(xué)性，以確保檔案的管理更符合醫(yī)院工作的進(jìn)程，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真篩選，科學(xué)地進(jìn)行分類(lèi)歸檔，從而確保檔案信息資源得以留存下來(lái)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

力公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作，要求醫(yī)院檔案管理工作人員能夠順應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革的發(fā)展?fàn)顩r，在醫(yī)院檔案管理工作逐漸復(fù)雜化的今天，能夠順應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，通過(guò)對(duì)檔案管理等專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的技能培訓(xùn)，不斷提升自身的檔案管理工作水平。醫(yī)院也應(yīng)該為檔案管理工作者技能培訓(xùn)的開(kāi)展提供便利，例如，開(kāi)展醫(yī)院之間檔案管理的研究和定期組織檔案管理^、員的經(jīng)驗(yàn)交流，都能夠有效促進(jìn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展和醫(yī)療水平的提高，自動(dòng)化的檔案管理水平在一定程度上反映了醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施水平。醫(yī)院檔案管理水平在一定程度上影響了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也為相關(guān)科研工作提供了大量的數(shù)據(jù)和資料。因此，辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理被越來(lái)越多的醫(yī)院所采納和應(yīng)用。