怎樣規(guī)范檔案管理

李艷華

一、管理制度和操作流程：

1、人事檔案管理基本要點(diǎn)： 保密管理：人事檔案為公司機(jī)密，公司由人力資源部同事專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得查閱。動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動、薪酬調(diào)整、個人聯(lián)系方式變更……只要員工的信息有變更，員工檔案就應(yīng)該實(shí)時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。

2、人事檔案管理主要規(guī)定：（1）保衛(wèi)制度：設(shè)立專人管理檔案柜鑰匙和維護(hù)檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應(yīng)的防火防潮措施，檔案柜不準(zhǔn)放無關(guān)物品。 （2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設(shè)立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計(jì)數(shù)量、人員清單、使用登記等等。 （3）審閱制度：公司領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領(lǐng)導(dǎo)簽字并由人事檔案部門審核批準(zhǔn)，人事檔案管理部門對申請報告進(jìn)行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。 （4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費(fèi)用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進(jìn)行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進(jìn)行抽查，檢查是否有損壞和遺失。（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負(fù)責(zé)人交接清單…… 人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。

3、公司人事管理風(fēng)險性評估：（1）暫無風(fēng)險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。（2）相應(yīng)措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對其勝任、性格等把好關(guān)，并時時了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關(guān)”當(dāng)然還不夠，需要HR部門領(lǐng)導(dǎo)時時檢查、跟蹤并予以及時處理。（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預(yù)見的風(fēng)險，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：A：離職后進(jìn)入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國企、機(jī)關(guān)單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補(bǔ)充員工資料。如部分員工經(jīng)過自學(xué)獲得的有關(guān)證照沒有及時予以進(jìn)行催交。C：管理仍待加強(qiáng)。如部分領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。（2）紙質(zhì)檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖT工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。

2、公司人事檔案規(guī)范及措施： （1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。 （2）專人管理：HR部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時對制度進(jìn)行修改和完善。（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機(jī)構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。（4）一點(diǎn)建議：公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實(shí)際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及時加以完善，做到“內(nèi)外檢查有據(jù)”。

3、公司人事管理風(fēng)險性評估：（1）暫無風(fēng)險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。（2）相應(yīng)措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對其勝任、性格等把好關(guān)，并時時了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關(guān)”當(dāng)然還不夠，需要HR部門領(lǐng)導(dǎo)時時檢查、跟蹤并予以及時處理。（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預(yù)見的風(fēng)險，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：A：離職后進(jìn)入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國企、機(jī)關(guān)單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補(bǔ)充員工資料。如部分員工經(jīng)過自學(xué)獲得的有關(guān)證照沒有及時予以進(jìn)行催交。C：管理仍待加強(qiáng)。如部分領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細(xì)”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性”就可想而知。

一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容： 1、反映員工基本信息的資料，如簡歷、照片與身份證/畢業(yè)證/資格證等相關(guān)證件的復(fù)印件等； 2、反映員工面試入職評定的資料，如面試評估表、入職登記表、入職體檢報告、背景調(diào)查報告等； 3、勞動關(guān)系與相關(guān)待遇確認(rèn)資料，如勞動合同、薪資確認(rèn)表、工資銀行卡/社保卡/住房公積金卡申辦資料或原卡的復(fù)印件等；4、相關(guān)制度或文件確認(rèn)資料，如員工手冊、考勤制度、獎懲制度、法律文書送達(dá)地址確認(rèn)書等的簽字確認(rèn)文件或登記表格；5、服務(wù)期及保密和競業(yè)避止約定資料，如培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)避止協(xié)議等；6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料，如試用轉(zhuǎn)正申請審批記錄、培訓(xùn)記錄（簽到表、培訓(xùn)成績）、獎懲記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、月/季/年度績效考評記錄等； 7、員工已離職的，其離職相關(guān)資料也會一并入檔，如離職申請表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談記錄表、離職證明等。

二、人事檔案管理的操作規(guī)范和具體措施：1、我們公司HR部門有專門的人事檔案管理員，其職責(zé)主要負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管以及電子檔案的及時錄入和管理。2、人事檔案屬公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，HR部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)避止期限的則需保存更長。3、我們設(shè)有專門的人事檔案保管室，主管以上人員因工作原因可借閱其下屬員工檔案，但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看，且需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)和HR部門負(fù)責(zé)人的同時簽批核準(zhǔn)，方可借閱。4、電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會單獨(dú)設(shè)置更高級別的查看權(quán)限，如薪酬、獎懲、績效等。5、其它規(guī)范，如編號管理、檔案室管理規(guī)定、借閱檔案登記記錄、電子檔案錄入時效管理（涉及敏感的薪酬等有財(cái)務(wù)人員單獨(dú)錄入）、準(zhǔn)確性和操作注意事項(xiàng)等，對檔案管理員進(jìn)行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核考檢查，確保檔案管理萬無一失。

三、人事檔案管理風(fēng)險規(guī)避：人事檔案管理屬人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，我們公司已做得相對比較成熟穩(wěn)定，基礎(chǔ)上沒有什么風(fēng)險，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如：1、人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。2、該要員工簽名確認(rèn)的制度、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動合同、法律文書送達(dá)地址確認(rèn)書、員工手冊及各項(xiàng)制度的員工閱知承諾簽字確認(rèn)，培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等的員工簽字等。

（作者單位：475400河南省太康縣人社局）