淺析辦公室管理中的辦公自動化

胡明慧

[摘 要]辦公室管理是企業發展的重要組成部分，傳統辦公室管理需使用大量的人力，而隨著科學技術的發展，尤其是計算機技術的應用，現代化辦公室管理已無須大量人力，結合互聯網技術，還可以實現辦公室管理的辦公自動化，在提高辦公室管理水平的同時還能加強辦公室內部各部門間的溝通與交流，以促進辦公室管理進一步發展。本文簡單闡述了辦公自動化的發展歷程，分析了辦公室管理中應用辦公自動化軟件的條件及優化措施，希望能夠為相關人員提供借鑒。

[關鍵詞]辦公室管理;辦公自動化;企業發展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.031

[中圖分類號]TP317.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-00-02

辦公自動化，簡稱OA，是伴隨社會信息化發展而產生的一種新型辦公方式，是指將現代化辦公與計算機的網絡功能進行相互結合而實施辦公的方法，包括人機兩大要素，可實現文字處理、文檔管理、信息交流和決策支持等功能。近年來，辦公自動化技術不斷發展，其功能也逐步從原來簡單的文字校對發展成為現今的信息檢索、數據分析等方向。辦公自動化在辦公室管理中的應用有效提高了辦公室管理的效率，促進了辦公室管理的信息化發展。

1? ? ?辦公自動化的發展歷程

1.1? ?起步階段

辦公自動化最初是以結構化數據處理為中心，以文件系統或關系型數據庫系統為基礎，來進行文件處理以及檔案資料管理。在此階段，辦公自動化并未對數據進行開發與應用，尚不是真正意義上的自動化。

1.2? ?應用階段

發展至應用階段，由于網絡技術的引進，包括互聯網、局域網、內部網絡等，辦公自動化發展成為以網絡為基礎、以工作為中心的系統化技術，可實現文件、信息的共享與互動，實現了辦公工作的革命性變化，有效提高了辦公工作的效率，提高了管理與組織模式的規范性。

1.3? ?發展階段

到發展階段，辦公自動化逐步成熟，其應用也從原來的行政辦公信息服務逐漸延伸至組織內部的各項管理活動。同時，隨著社會經濟的迅速發展，辦公軟件愈發重視客戶的需求，為了能更好地滿足客戶需求，辦公自動化的應用范圍不斷擴大，應用技術水平也不斷提高，為辦公室管理提供了越來越多的便利，促進了辦公自動化的普及與深入應用。

1.4? ?發展方向

在未來的發展中，隨著數字技術的不斷成熟，辦公自動化勢必會朝數字化方向發展，也就是說，辦公業務都會在網絡環境中開展，不僅需要互聯網技術以及相關軟硬件的支持，而且還需要物聯網技術的支持。

2? ? ?辦公室管理中應用辦公自動化的條件

人、機兩大要素是辦公室管理中應用辦公自動化的基礎條件，除此之外，辦公室管理中應用辦公自動化還需使用其他平臺，并建立相應的制度。

2.1? ?通信平臺

辦公室管理中所使用的信息、資料、文件等均源于企業內部的各基礎部門，為了能實現資源的共享與傳輸，就必須建立相應的通信平臺，將企業內部各部門聯系起來，為辦公自動化提供信息支持。

2.2? ?信息發布平臺

領導層在做出某項決策之后，需盡快發布此決策信息，以使各基礎部門能迅速貫徹與執行。傳統辦公室管理模式對于小企業而言仍適用，但若企業規模較大，采取傳統方式傳達信息耗費的時間較長，不利于信息的及時發布與貫徹執行。而利用辦公自動化的信息發布平臺，則可迅速將企業領導層的決策發布出去，日常也可用于發布某些重要通知。

2.3? ?工作流程自動化

針對某些重復性較高，而技術含量不高的工作，可利用辦公自動化系統完成，如處理日常公文、收發文件、請示報告等。另外，還可以利用辦公自動化系統監督和跟蹤某些工作流程，以保證工作質量，提高工作效率。

2.4? ?文檔自動化管理

傳統辦公室管理主要采取手工方式對文檔進行管理與檢索，此辦公方式不僅費時費力，而且還無法保證辦公效率。再者，隨著企業的發展，企業的文檔量不斷加大，若未進行良好管理，或管理方式不恰當，不但會導致文檔丟失，而且還會增加文檔檢索的難度。而文檔自動化管理，通過利用辦公自動化中的各個軟件，可采取Word、Excel等方式將文檔保存起來，并建立文件夾，使文檔能分門別類地被放置，有利保存文檔，也有利于檢索后期文檔。

2.5? ?輔助辦公

輔助辦公所涉及的內容較多，諸如會議、車輛、書刊、物品等的管理均可利用辦公自動化實現，日常辦公也可利用辦公自動化實現，必要的是須先輸入這些信息，或采取專門的管理軟件，與辦公自動化實施聯動。

2.6? ?信息集成

不管是哪個單位，其都擁有大量的業務系統，其中也包括單位的信息源，為實現以企業信息源為基礎的自動化管理，就需對辦公自動化與業務系統實施集成，確保相關工作人員能迅速獲取整體信息，以提高其反應速度與決策的科學性。

2.7? ?分布式辦公

分布式辦公是針對規模較大的企業或單位而言，此類企業或單位通常擁有較多的分支機構，常需跨地區或移動辦公，此時就需分布式技術的支持。

3? ? ?辦公室管理當中應用辦公自動化的優化措施

現辦公室管理中對于辦公自動化的應用已非常廣泛，應用形式也多種多樣，包括應用于簡單的辦公事務、信息管理、管理決策支持、云計算應用和物聯網技術的應用等，促進了辦公室管理的自動化發展，也提高了管理水平。但在實際應用的過程中，為了能充分發揮辦公自動化的作用，還需對其進行適當優化。

3.1? ?重視人員的業務培訓

辦公室管理人員是辦公室管理的生力軍，也是辦公室管理中應用辦公自動化效率與效果的核心，業務能力及技能水平會直接影響辦公室管理中辦公自動化的開展與應用。以互聯網與電子信息技術為基礎的辦公自動化，具有更新快、技術要求高等特征，辦公室人員若無法緊跟辦公自動化發展，不能滿足辦公自動化開展的需求，就會影響辦公自動化應用的效果，也無法充分發揮辦公自動化的作用。另外，辦公自動化不但要求辦公人員掌握現代化硬件與軟件設備的使用方法，而且還要求辦公人員了解一定的管理、統計、社會等學科知識。為此，必須重視辦公人員的業務培訓，以提高辦公人員的辦公自動化技術應用能力。辦公人員需熟練掌握常規辦公軟件的使用，包括Word、Excel、PPT等，同時還要能熟練運用本專業的辦公軟件，如電子信息專業的C++、制圖專業的CAD、美工專業的Photoshop等。企業管理人員應為辦公人員提供培訓機會，為辦公人員營造良好的培訓環境，以激發辦公人員主動學習，不斷提高自身的綜合素質。例如，在引入新的辦公設備或辦公系統之后，可組織辦公人員進行集中培訓，以了解新的辦公設備或系統的用途，并掌握其操作方式。另外，還可以通過“以老帶新”的方式，將新進員工與老員工組成一對“幫扶組”，使新進員工能盡快熟悉辦公環境，掌握各類辦公設備或系統的使用方法。針對表現好、進步快的辦公人員，應給予物質或精神獎勵，以激勵員工，不斷提高員工的整體辦公業務素質。

3.2? ?加強技術創新

辦公自動化在歷經多年發展之后，現已形成了一個相對完善的網絡辦公體系。與此同時，伴隨辦公室管理業務及相關技術的發展，辦公自動化必然也須進行創新。就企業方面來看，辦公自動化對于辦公室管理而言至關重要，要想持續發揮辦公自動化在信息收集與查詢、決策支持等方面的作用，就必須逐步引入行業最先進的技術，以升級企業的辦公自動化系統。例如，應引進容量大、運行速度快且具強兼容性的硬件設備，以保證辦公自動化系統運行的穩定性;應加強各項技術系統整合，以提高辦公室管理的辦公自動化程度，為企業開展各項工作提供技術支持。

3.3? ?提高硬件質量，改善硬件環境

硬件設備是辦公室管理中開展辦公自動化的基礎，為能推動辦公室管理的辦公自動化進程，就有必須提高硬件質量，改善硬件環境。目前，辦公自動化主要依靠計算機、互聯網、數字化設備等對文書、檔案進行自動化管理，硬件質量的好壞直接影響著軟件運行的安全性與穩定性，進而會影響辦公室的自動化管理。因此，首先應重視提高硬件質量和改善硬件環境。不管是軟件，或是硬件，其都是由人操作的，為確保應用效果，就有必要引導相關工作人員掌握硬件設備的正確使用方法，培養其使用現代化設備的意識，并適當引入性價比高、性能好的硬件設備，以促進辦公自動化工作順利開展。

3.4? ?提高文書檔案的安全性

辦公自動化固然給辦公室管理帶來了很多便利，但同時也帶來了一定的安全風險。為此，必須采取針對性的有效措施，以確保辦公室信息的安全性。一般情況下，采取微縮技術將帶有印章、手跡或字跡模糊的文書進行圖像性質的文件轉換，再利用計算機系統對其進行加密，即可有效避免信息丟失或被篡改，同時此方式還能有效節約文書檔案的存儲空間，便于后期查閱。日常工作中可使用路由器或者防火墻設置內部網絡的安全防范，并將內部網絡與外部網絡進行隔離，以保證辦公室內部網絡的安全性，避免信息丟失或被竊取。此外，還要注意定期查殺病毒，以免信息遭到破壞或泄露。

4? ? ?結 語

辦公室的管理水平與效果在很大程度上會影響單位的形象與管理效能。辦公自動化是當前辦公室管理的重要技術手段，為了幫助單位塑造良好的外在形象，提高單位的管理效能，就必須重視辦公管理中的辦公自動化，一方面要從思想上重視辦公自動化的地位與作用;另一方面要為辦公自動化的應用創造良好的外部條件，以加快辦公室管理自動化的進程，從而既能夠提高辦公室管理人員的工作效率與規范性，還能加強辦公室內各部門間的溝通，以提高部門間的協調能力。

主要參考文獻

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[2]張光武.辦公自動化在辦公室管理中的應用分析[J].電腦編程技巧與維護，2016（8）.

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