ERP在財務管理運用中優缺點及對策

郭鈺

ERP是建立在信息技術基礎上的以業務為主要龍頭，以財務為主要核心的企業資源管理系統。它已成為企業將信息技術與管理融合并實現企業管理信息化的代名詞，促進了大規模的企業各部門之間信息資源集成、企業之間及企業與供應商和客戶之間信息資源集成。它能使信息在上級、下級流動，為財務部門采集經濟業務信息、加工信息以及反映信息的時效性、正確性、全面性提供保證，從而為提高財務信息質量提供支持。作為一個管理信息系統，ERP系統的結構十分完整，其系統下有生產、物資、銷售、財務、人力等多個子系統。其通過系統配置把企業的管理理念植入系統并對企業各類資源進行優化與整合，在ERP系統的管理下，財務管理方面更加科學，工作效率也會有效提高，對企業做強做大提供強大的支撐。

一、ERP系統中財務管理的特點

1.集成性。在引進ERP之前，傳統會計僅僅采集經營活動數據，忽略了大量管理信息，難以反映經營活動的本來面目。致使決策者所需的信息往往是局部的、片面的甚至是失真的，引入ERP后，對于所有變化，系統均可以輕松解決，使得整個經營活動管控更為容易、快速。在ERP 狀態下，各種信息的集成為決策的科學化提供必要的條件。

2.信息多元性。在ERP系統中，其系統下有生產、物資、銷售、財務、人力等多個子系統，管理者能夠從多層次、多視角的探究和分析財務狀況和經營成果，做到系統的信息供給為財務前瞻性分析和預測提供幫助。

3.時效性。會計數據通常在業務發生時采集，保證財務、業務一張皮。保證了會計信息的質量、相關性、有用性。

二、ERP 在財務管理應用中的劣勢

由于ERP實施并不長，其系統的完善需要不斷積累經驗，在實踐中不斷改進不足。ERP系統目前存在的缺陷主要表現為：不能很快適應會計政策變化（應用欠靈活），出現差錯不易被發現，查找錯誤比較耗時、會計準則與ERP流程之間存在沖突和矛盾等。

1.不能夠很好的適應變化，應用欠靈活。ERP系統一般是由專業開發團隊自上而下進行開發、維護，維護人員往往無法真正了解管理、核算過程的關鍵控制點。通常做常規性開發，對于出現的特殊業務，就暴露出系統出現錯誤信息狀況。①新準則頒布后，不能將新準則迅速實施。當新的準則發布實施時，必須先提報問題，信息維護人員人為更新ERP操作系統中默認的準則，在進行正確性測試成功后，才能使用。更新及測試需要一定的時間，在此過程中，仍就采用老的會計政策，勢必帶來的會計信息不真實。等測試結果完全正確后，需要會計人員手工調整此期間的業務。造成此會計期間會計信息與新準則的不符。②ERP系統與其他系統之間數據對接的矛盾。鑒于企業生產經營管理不斷提升的要求， ERP系統目前開發的子系統已不適用于所有公司，難免出現需要新的操作系統予以補充和完善，才能達到經營管理的需求和目的，如果不是同一開發公司或同一個人員開發，各開發公司的理解和認知的差異，導致不同軟件系統傳導出現信息無法正確匹配。使得的ERP系統無法順利開展與實施，影響工作效率。這也是很多企業需要克服的問題。如：ERP系統數據通過接口月末傳到作業成本系統，由于不是一個開發公司開發、上線時又缺乏合理有效溝通，出現兩個系統中相同業務由于名稱不一致，導致生成錯誤的會計信息，會計人員不得不人工查詢錯誤原因，再手工調賬，既浪費時間又降低工作效率和工作質量。③公司入庫、生產、銷售業務的變化，都需要ERP系統進行及時快速的反應，但系統往往是做不到的，需要依靠人工的操作。由于業務頻繁，且無法實施監控及查核，一些員工由于惰性思想和工作效率低下，不及時在ERP系統中迅速錄入處理，往往拖延幾天后才處理業務，導致分析的準確性得不到保證，在這方面ERP系統還需要進一步的完善。

2.會計準則與ERP流程之間存在沖突和矛盾。不同的業務涉及不同的部門參與，有的會涉及到多個不同部門共同配合與參與，才能順利完成，特別是制定相應的管理制度時，各部門會根據自身的職責分別出臺一些關于業務的管理辦法。而這些部門之間的制度存在交叉、重復的問題，這就導致企業的內控制度和業務流程之間出現相悖現象。如：資產投資改造類業務，財務部通常在資產模塊將相關資產報廢，報廢后正常運行折舊和將會計分錄傳送到總賬，行成會計信息借：固定資產清理、累計折舊、貸：固定資產——機器設備；在總賬中手工錄入日記賬憑證，將資產報廢產生的固定資產清理科目和該資產已經計提的資產減值準備轉入在建工程。形成會計信息：借：在建工程、貸：固定資產清理。但是審計部門則認為財務部在ERP這一處理方式，違背會計準則，不應通過“固定資產清理”。這就導致部門之間出現沖突和矛盾，造成工作質量、效益低下。

三、對策

隨著ERP系統逐步在企業管理的全面使用及經營管理要求的不斷變化，想實現企業更大更強的發展戰略，只有不斷地完善ERP流程、全體員工素質，才能更好地服務于企業。 可以從以下幾方面提升：

1.不斷提升ERP系統，更好地支持企業管理改進。ERP系統的實施讓財務管理變得方便快捷，這是財務管理的變革所在，但是由于戰略的不斷調整和變化，使得ERP系統需要進行不斷探索改進和提升，需要進行系統的二次甚至多次開發，尤其是各個模塊、各種系統的接口位置，需要系統能夠提取多種可靠和有用的安全性數據去使用，讓企業管理人員獲得更多可靠的有用的信息。ERP系統開發部門應著力解決ERP系統的適應性問題，解決騎在不同企業不同行業間存在的差異。ERP可為企業提供投資管理、風險分析、跨國家跨地區的集團型企業信息集成、獲利分析、銷售分析、市場預測、決策信息分析、促銷與分銷、售后服務與維護、全面質量管理、運輸管理、人力資源管理、項目管理的功能，企業能利用這些工具來擴大經營管理范圍，緊跟瞬息萬變的市場動態，參與國際大市場的競爭，獲得豐厚的回報。

2.加強管理層對ERP 的思想認識，樹立系統化管理思維。企業在實施ERP項目時存在著“穿新鞋走老路”的現象。多數企業未能把業務流程的優化重組與實施ERP有效地結合起來，造成只是用計算機代替了原有手工操作的情況，導致了ERP的功能難以全面發揮。企業管理層要站在系統整合、重塑流程的高度看待ERP的作用，ERP 系統不僅僅是一套信息管理軟件，更重要的是整套先進的管理思想，ERP項目的上線實施不是終點而是起點，是管理變革的起跑線。ERP系統不僅是財務部門和信息部門的事情，而是企業全員的事情。只有深刻理解認識并全面吸收了ERP 帶來的系統化管理思維，結合企業實際情況加以運用，才能發揮ERP 的最大作用，助力企業發展。管理層切記求功心切，ERP系統雖然是解決企業生產經營問題的有效工具，但是它并不是萬能的，并不能解決所有問題。ERP實施運用是一個長期的持續的過程，非一朝一夕之功，其效果在實施一定時間后才能充分顯現出來。

3.加強ERP知識培訓，提高企業財務人員的綜合素質。ERP系統實施成功與否，人的因素是最重要的。加強對ERP應用人員的培訓，要使其認識到基礎錄入工作對整個系統運行的重要意義，而不僅僅是紙質單據的手工錄入而已。庫房和生產部門相關基礎信息的及時準確錄入是整個ERP 數據的源泉，如果這些數據都不準確或者錄入不及時，ERP即使有再強大再先進的功能也無從發揮，系統化管理更是空談而已。

ERP是一種全新的思維模式，只有對系統更多的了解和掌握，才可以更好的對ERP系統進行控制，才能更好的完成財務核算和管理工作。這就要求財務人員不僅要不斷地加強業務的學習，充分理解每一項業務的實質并能用會計語言反映出來，而且提高計算機應用方面的技能，成為一專多能的復合型人才，這樣才能更好、更優化地為企業發展服務。

4.將控制機制嵌入經營過程，實施實時控制。已支持會計控制的各種準則和業務處理規則嵌入數據庫，對經營活動的合法性和合理性進行判斷，從而支持對于多個應用系統傳輸，達到信息一致，達到取數正確、規范，減少事后調整、核對過程，起到實時控制，而不是事后調賬作用。在這個經濟全球化、信息化、規模化的時代，面對日益激烈的市場競爭，企業只有不斷推出符合市場需求的產品，降低生產經營成本，取得良好的經營績效才能立足市場并可持續發展。ERP代表著目前最先進的管理思想。實施運用ERP自然成為一種潮流和必然選擇。企業通過引進ERP系統來管理物流、資金流、信息流，規范和重塑管理流程，從而提高運營績效，增強市場競爭力。

（作者單位：青島啤酒西安漢斯集團有限公司）