“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題及對策

呂營蘭

現如今，網絡的快速發展給各個領域帶來了新的發展潛力。檔案管理是一項復雜而繁重的工作，然而互聯網的出現發展使檔案事業有了新的變化，目前許多檔案管理部門已逐漸用外包服務替代了傳統的管理方式。但檔案外包服務在給公司檔案管理部門帶來便利的同時，也存在較多的問題。受人員和資金的影響，大部分檔案外包公司規模較小、缺乏統一管理、業務類型陳舊、工作人員素質普遍較低，使得整個服務行業水平不高，影響了檔案管理的質量。本文就當下檔案服務外包存在的問題進行分析并提出對策，以期能夠提升“互聯網+”時代檔案服務水平。

一、“互聯網+”時代下檔案服務外包存在的問題

（一）檔案外包公司工作水平欠缺

對于檔案管理，檔案外包公司并未給予足夠的重視，再加上公司人員綜合素質普遍較低，嚴重影響其工作水平。現如今，檔案外包公司的工作效率以及質量均存在較大問題，造成這種情況的原因主要有：首先，外包企業管理制度不夠完善，未制定全面的驗收標準。在服務外包中，檔案管理部門采取統一驗收，未實施階段性驗收，不僅易發生錯誤，還會增加有關人員的工作量，對檔案管理的質量造成影響。其次，托付公司不了解檔案的具體情況，將所有檔案管理工作均交由外包公司全權負責，且二者溝通不足，導致外包公司不能了解托付公司對外包的具體要求，管理質量欠佳。

（二）外包行業整體管理水平不足

檔案管理工作人員的薪資較低，卻需要面對繁重的工作任務，對檔案服務外包公司及整個行業造成了一定的影響；實力強的外包公司大多位于一線發達城市，而其他地區的外包公司檔案管理水平達不到標準，發展時間較短，不具備發展優勢，影響了公司規模的擴展；相比實力強的外包公司，實力差的公司管理達不到規范性和統一性，阻礙了整個行業的發展。

（三）服務外包存在較高安全風險

檔案損壞和丟失是檔案服務外包的主要風險，外包公司在管理檔案時，無法確保紙質檔案在長期存放中不會出現發霉、受潮等情況。并且，在將檔案托付給外包公司的過程中，會對檔案進行多次運輸與搬用，稍不注意，便會導致檔案丟失與損壞。因此，在選擇外包公司時，托付公司一定要進行實地考察。特別是一些人員配置不足、基礎設施欠缺的公司，往往極易在拆裝、搬運時損壞或丟失檔案，甚至因企業安全意識不足而將托付公司的檔案轉賣或泄露，從而增加了安全風險。

二、“互聯網+”時代下改善檔案服務外包問題的對策

（一）加強檔案服務外包過程管理

檔案服務外包問題的改善不容忽視，建議企業從以下兩方面考慮：其一，將檔案外包公司績效與檔案質量掛鉤。通過績效控制質量，促進外包公司工作水平的提升。其二，在確定外包公司后，托付公司應與其積極溝通，提出檔案保護和存儲的具體要求；同時，檔案部門應對金融服務外包企業的發展進程和工作進展進行即時了解，確保外包工作的發展性和持續性，并依根據具體情況，對檔案外包公司的績效考核標準進行調整。一旦出現問題，雙方應積極配合處理；通過合理的獎懲制度來提升服務外包部門以及檔案部門對檔案管理的重視。

（二）注重外包行業整體水平管理

我國對外包公司的資質現仍未給出一個統一、明確的標準，導致該行業管理制度模糊，影響了外包工作的質量及效率。建議國家有關部門注重對外包行業整體水平的管理，發揮國家行政管理作用，加強對外包公司的專項檢查，做到定時定期以及制度化、量化檢查內容，對于檢查不合格的企業，應對其進行記錄，以促進檔案外包行業整體水平的提升。

（三）實施檔案安全風險防范策略

加強檔案安全風險的防范，可通過實施下列措施來規避安全風險：一是確保信息安全性。與檔案外包公司合作時，應強調檔案服務的法律規定，要求檔案外包公司簽署保密協議，做好保密工作，嚴禁發生檔案泄漏、轉賣情況，并從制度和法律兩個方面明確工作人員泄漏檔案資料的懲罰措施。二是加強外包場所的安全管理。依照檔案管理的有關要求，全面檢查檔案管理場所；設置安保人員，加強工作監控；特別是在電子技術發達的如今，安裝監控系統是一項重要而有效的安全措施，能夠對外包場所實施全方位監控。

三、結語

在“互聯網+”時代下，檔案服務外包能夠提高檔案部門的工作效率，使管理成本得到一定程度的控制，因而該行業發展前景良好，市場潛力巨大。但與此同時，檔案外包服務也存在較多問題，在管理安全、效率以及質量上均有一定不足。對于這些問題，應通過加強檔案服務外包過程管理、注重外包行業整體水平管理、實施檔案安全風險防范策略等方式進行解決，從而充分發揮檔案服務外包的作用，促進檔案事業的不斷優化及發展。

（作者單位：中共白山市江源區委員會黨校）