“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題及對策

呂營蘭

現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展給各個領(lǐng)域帶來了新的發(fā)展?jié)摿Αn案管理是一項復(fù)雜而繁重的工作，然而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)發(fā)展使檔案事業(yè)有了新的變化，目前許多檔案管理部門已逐漸用外包服務(wù)替代了傳統(tǒng)的管理方式。但檔案外包服務(wù)在給公司檔案管理部門帶來便利的同時，也存在較多的問題。受人員和資金的影響，大部分檔案外包公司規(guī)模較小、缺乏統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)類型陳舊、工作人員素質(zhì)普遍較低，使得整個服務(wù)行業(yè)水平不高，影響了檔案管理的質(zhì)量。本文就當(dāng)下檔案服務(wù)外包存在的問題進行分析并提出對策，以期能夠提升“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)水平。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案服務(wù)外包存在的問題

（一）檔案外包公司工作水平欠缺

對于檔案管理，檔案外包公司并未給予足夠的重視，再加上公司人員綜合素質(zhì)普遍較低，嚴重影響其工作水平。現(xiàn)如今，檔案外包公司的工作效率以及質(zhì)量均存在較大問題，造成這種情況的原因主要有：首先，外包企業(yè)管理制度不夠完善，未制定全面的驗收標(biāo)準(zhǔn)。在服務(wù)外包中，檔案管理部門采取統(tǒng)一驗收，未實施階段性驗收，不僅易發(fā)生錯誤，還會增加有關(guān)人員的工作量，對檔案管理的質(zhì)量造成影響。其次，托付公司不了解檔案的具體情況，將所有檔案管理工作均交由外包公司全權(quán)負責(zé)，且二者溝通不足，導(dǎo)致外包公司不能了解托付公司對外包的具體要求，管理質(zhì)量欠佳。

（二）外包行業(yè)整體管理水平不足

檔案管理工作人員的薪資較低，卻需要面對繁重的工作任務(wù)，對檔案服務(wù)外包公司及整個行業(yè)造成了一定的影響；實力強的外包公司大多位于一線發(fā)達城市，而其他地區(qū)的外包公司檔案管理水平達不到標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)展時間較短，不具備發(fā)展優(yōu)勢，影響了公司規(guī)模的擴展；相比實力強的外包公司，實力差的公司管理達不到規(guī)范性和統(tǒng)一性，阻礙了整個行業(yè)的發(fā)展。

（三）服務(wù)外包存在較高安全風(fēng)險

檔案損壞和丟失是檔案服務(wù)外包的主要風(fēng)險，外包公司在管理檔案時，無法確保紙質(zhì)檔案在長期存放中不會出現(xiàn)發(fā)霉、受潮等情況。并且，在將檔案托付給外包公司的過程中，會對檔案進行多次運輸與搬用，稍不注意，便會導(dǎo)致檔案丟失與損壞。因此，在選擇外包公司時，托付公司一定要進行實地考察。特別是一些人員配置不足、基礎(chǔ)設(shè)施欠缺的公司，往往極易在拆裝、搬運時損壞或丟失檔案，甚至因企業(yè)安全意識不足而將托付公司的檔案轉(zhuǎn)賣或泄露，從而增加了安全風(fēng)險。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下改善檔案服務(wù)外包問題的對策

（一）加強檔案服務(wù)外包過程管理

檔案服務(wù)外包問題的改善不容忽視，建議企業(yè)從以下兩方面考慮：其一，將檔案外包公司績效與檔案質(zhì)量掛鉤。通過績效控制質(zhì)量，促進外包公司工作水平的提升。其二，在確定外包公司后，托付公司應(yīng)與其積極溝通，提出檔案保護和存儲的具體要求；同時，檔案部門應(yīng)對金融服務(wù)外包企業(yè)的發(fā)展進程和工作進展進行即時了解，確保外包工作的發(fā)展性和持續(xù)性，并依根據(jù)具體情況，對檔案外包公司的績效考核標(biāo)準(zhǔn)進行調(diào)整。一旦出現(xiàn)問題，雙方應(yīng)積極配合處理；通過合理的獎懲制度來提升服務(wù)外包部門以及檔案部門對檔案管理的重視。

（二）注重外包行業(yè)整體水平管理

我國對外包公司的資質(zhì)現(xiàn)仍未給出一個統(tǒng)一、明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致該行業(yè)管理制度模糊，影響了外包工作的質(zhì)量及效率。建議國家有關(guān)部門注重對外包行業(yè)整體水平的管理，發(fā)揮國家行政管理作用，加強對外包公司的專項檢查，做到定時定期以及制度化、量化檢查內(nèi)容，對于檢查不合格的企業(yè)，應(yīng)對其進行記錄，以促進檔案外包行業(yè)整體水平的提升。

（三）實施檔案安全風(fēng)險防范策略

加強檔案安全風(fēng)險的防范，可通過實施下列措施來規(guī)避安全風(fēng)險：一是確保信息安全性。與檔案外包公司合作時，應(yīng)強調(diào)檔案服務(wù)的法律規(guī)定，要求檔案外包公司簽署保密協(xié)議，做好保密工作，嚴禁發(fā)生檔案泄漏、轉(zhuǎn)賣情況，并從制度和法律兩個方面明確工作人員泄漏檔案資料的懲罰措施。二是加強外包場所的安全管理。依照檔案管理的有關(guān)要求，全面檢查檔案管理場所；設(shè)置安保人員，加強工作監(jiān)控；特別是在電子技術(shù)發(fā)達的如今，安裝監(jiān)控系統(tǒng)是一項重要而有效的安全措施，能夠?qū)ν獍鼒鏊鶎嵤┤轿槐O(jiān)控。

三、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案服務(wù)外包能夠提高檔案部門的工作效率，使管理成本得到一定程度的控制，因而該行業(yè)發(fā)展前景良好，市場潛力巨大。但與此同時，檔案外包服務(wù)也存在較多問題，在管理安全、效率以及質(zhì)量上均有一定不足。對于這些問題，應(yīng)通過加強檔案服務(wù)外包過程管理、注重外包行業(yè)整體水平管理、實施檔案安全風(fēng)險防范策略等方式進行解決，從而充分發(fā)揮檔案服務(wù)外包的作用，促進檔案事業(yè)的不斷優(yōu)化及發(fā)展。

（作者單位：中共白山市江源區(qū)委員會黨校）