疾控中心檔案管理質量提升研究

摘要：疾控中心作為疾病預防控制和公共衛生管控等的重要機構，在長期的工作當中積累下來了大量的資料，并統一管理形成檔案。檔案作為疾控中心必不可少的資料，其管理工作是非常重要的。在疾控中心檔案日益增多的情況下，檔案管理的問題也逐漸浮現出來。本文通過分析疾控中心檔案管理的特點及缺陷，提出了一些建議，希望能對疾控中心檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理工作；質量

近年來各類疾病頻發，疾控中心內部的檔案資料對正確的預防和控制各種突發的疾病有很大的幫助。如今疾控機構在疾病預防和、公共衛生檢測等活動中不斷記錄并積累成了各類具有很大價值的檔案文件。這些檔案文件主要包括檢測報告、傳染病和非傳染病預防、計劃免疫、性艾、儀器設施和人事檔案等[1]，如何利用新的技術和新的方法來提升大難管理工作的質量是一門必修的課題，也是順應時代發展的必然趨勢。

一、疾控中心檔案管理的特點

1.復雜的信息來源

疾控中心檔案來源不僅僅包括慢性病、傳染病、地方病等各類疾病的檔案，還有食品衛生、環境衛生、勞動衛生、學校衛生、放射衛生等[2]衛生檔案，檔案來源具有時效性，所以說檔案信息的來源很復雜。

2.對象的集體性

疾控中心的主要工作內容是研究各種疾病的防治以及公共衛生的檢測，不管是傳染性的疾病還是天災導致的疫情都是以民眾群體為對象，民眾集體數量大，因此檔案數據也多，疾控中心的檔案也具有民主性。

3.內容的全球性

疾病檔案一般是不受地域限制的，在如今這個信息化的時代，一擔有新的疾病信息，其檔案肯定會在全球各地流轉，所以說現在疾控中心的檔案也是具有全球性的，并及時更新。

二、疾控中心檔案管理中存在的問題

1.歸檔不夠及時

疾控中心在對檔案文件完成記錄之后，還要搜集相關的檔案文件，并對檔案進行分類歸檔。但在很多時候，各個部門之間協調工作沒有做好。疾控中心中各個部門在進行資料處理時的方式不同，檔案分類又十分復雜，所以檔案管理人員在處理檔案文件時工作效率很低。同時，檔案在流轉過程中可能會出現丟失以及滯留等情況。由于各種因素的影響，一些檔案文件在歸檔過程中會出現延遲以及缺失的情況，這種現象很有可能一直到下一次檔案查詢的時候才能發現。檔案歸檔不及時會影響到后續信息的查詢，也影響到了檔案的利用。

2.信息化水平低

目前信息化技術也日益成熟，但也并不是所有人都會運用信息化技術來處理事情。疾控中心大部分檔案文件都是紙質檔案，處理紙質檔案文件其一是效率低下，其二是文件的轉移和儲存比較困難。疾控中心的檔案管理信息化水平只是停留在簡單的表格和文檔上，并沒有運用到信息化的有事來幫助檔案管理提升工作效率。不管是檔案的儲存還是調閱都要花更多的人力物力，而且文字和圖片等資料傳達的信息肯定是不如音頻和視頻準確的，紙質版的檔案注定很難長久保存下去，這就避免不了進行檔案的重新歸檔

3.檔案管理人員專業素質不高

疾控中心檔案管理人員必須要有一定的專業技能才能更好的完成工作，檔案文件內容復雜、繁瑣，數量多，而且在新的形勢下檔案工作必定會一步步走向信息化，這就要求檔案管理人員不僅要有檔案管理方面的專業技能，還要有疾控方面的知識素質，并且能夠熟悉并應用信息化管理來做好疾控中心的檔案管理工作。目前疾控中心并不是所有的檔案管理工作者都具有這樣的素質，這樣在工作中就不免會出現各類問題，影響檔案管理效率。

三、疾控中心檔案管理質量提升研究

1.完善體系與制度

首先疾控中心應當進一步的完善檔案管理體系，對檔案的分類、檔案范圍、歸檔時間都要有明確的標準，各個部門工作有章可循才能提高檔案管理工作效率。同時可以建立績效制度，提高檔案管理工作人員積極性。檔案管理應該有明確的規則與方式，檔案管理體系應該有詳細的檔案管理手冊，統一檔案文件的內容、順序，檔案的排序、編號等由詳細記錄，標識清晰等。檔案流轉過程也需要有相應的規則與記錄，以便檔案文件的歸檔進度查詢以及文件的追溯。

2.人才培養與人員素質提升

檔案管理工作在疾控中心是核心工作，所以要很好的完成檔案管理工作需要提高檔案管理工作人員專業素質。主要通過“走出去”和“引進來”兩種方式來提升檔案管理人員專業素質，走出去是指疾控中心需要為檔案管理人員需要提供學習的機會，比如可以定期組織檔案管理人員到上級機構或者優秀機構學習、定期組織培訓等。而引進來指疾控中心需要從社會中吸收專業素質高的人才并安排到檔案管理工作中，也可以從機構內部篩選具有專業特長的人員到檔案管理崗位上工作。

3.信息化技術應用與提升

信息化時代到來讓檔案管理工作也能夠慢慢走向自動化從而提高工作效率，檔案管理工作融入電腦技術以及信息化技術已經是必然的趨勢，疾控中心也不例外。應用信息化技術來管理檔案減少大量的重復工作，將檔案進行數字化管理、分類。雖然疾控中心已經慢慢的在應用信息化技術進行檔案管理，但是距離真正實現信息化檔案管理還差得遠，這是因為建設力度不夠。加大信息化的建設力度是疾控中心實現信息化檔案管理的第一步，首先要從思想上轉變過來，建設信息化管理規范流程，并將檔案文件轉化為電子文檔建立數據庫，進行分類管理，實現隨時隨地查閱。這樣不僅可以方便查詢，還可以節省檔案存儲所需要的空間，在需要的時候檔案文件也可以打印成紙質版。而進一步的提升就是建立音頻和視頻檔案數據，以更加直觀的方式儲存檔案信息。

當然信息化的檔案管理也存在著很多問題，電子文件可能遭到網絡入侵從而泄露檔案信息是最大的風險，所以疾控中心的重要機密檔案是不能存入網絡數據庫的，同時還要有防止等技術措施。雖然信息化檔案管理方式存在很多漏洞，但只要制定好相關的安全措施和規章制度，實現信息化檔案管理，一定能為檔案管理工作節省大量人力物力，提高效率。

四、結語

隨著社會發展，人民生活水平日益提高，疾控中心檔案管理工作也會日益復雜，檔案管理體系也必定要跟隨者社會的腳步不斷發展。

參考文獻：

[1]劉瑛，郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].職業與健康，2014，30（15）：2193-2194+2197.

[2]蘇居明，徐東.疾控中心檔案管理質量提升對策的探究[J].中國城鄉企業衛生，2018，33（06）：175-176.

作者簡介：范文婧，女，1982.10.28，四川省疾病預防控制中心，610041，西南醫科大學臨床醫學本科，助理研究員，檔案管理。