Excel在管理會(huì)計(jì)中的應(yīng)用

摘 要：數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的作用越來越重要。會(huì)計(jì)行業(yè)也不例外，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，不僅能了解公司的業(yè)績和財(cái)務(wù)狀況，還能揭示出企業(yè)存在的問題，為公司評(píng)估、預(yù)測、決策提供依據(jù)。做為一名財(cái)務(wù)人員，Excel作為一種簡便的辦公軟件，有較為強(qiáng)大、智能的數(shù)據(jù)處理方式，如果合理應(yīng)用，在系統(tǒng)不支持的情況下，也能滿足企業(yè)管理需要。本文就Excel在管理會(huì)計(jì)中的幾種具體應(yīng)用以及存在的局限性進(jìn)行初步闡述，同時(shí)提出了一些改進(jìn)措施以供參考。

關(guān)鍵詞：管理會(huì)計(jì)；數(shù)據(jù)；EXCEL

一、Excel在管理會(huì)計(jì)中的應(yīng)用領(lǐng)域

（一）數(shù)據(jù)處理

管理會(huì)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)的要求具有多樣性，所以數(shù)據(jù)處理起來方法不固定，有些需要建立數(shù)據(jù)模型。做為財(cái)務(wù)人員，應(yīng)該掌握一些簡便的數(shù)據(jù)處理技巧以及財(cái)務(wù)函數(shù)。

常用的基本功能有數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、條件格式的應(yīng)用、分類匯總等。舉例來說，日常工作中，我們常需要匯總多張表的信息，如果只用單純的加法匯總，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，可以采取以下方法。1.模版式表格，可以用【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下的“合并計(jì)算”功能，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值等取值。2.如果表格首列信息個(gè)數(shù)、順序不一樣，合并計(jì)算時(shí)，勾選上“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”，再定位可視單元格復(fù)制粘貼即可。3.不同工作簿工作表合并計(jì)算，只需要在合并計(jì)算的時(shí)候，引用位置選擇不同表格的路徑就可以。

財(cái)務(wù)工作中，常用的EXCEL公式有求和SUM、取整ROUND、查找VLOOKUP、邏輯IFERROR，條件查找SUMIFS等函數(shù)以及PMT、PV、FV、DB等財(cái)務(wù)專用函數(shù)，再結(jié)合分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等工具，可以處理絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)。

（二）數(shù)據(jù)分析和輔助決策

在管理會(huì)計(jì)中，為了加強(qiáng)企業(yè)管理，根據(jù)已經(jīng)整理的數(shù)據(jù)，可以做一些財(cái)務(wù)分析工作，如結(jié)構(gòu)、比率、趨勢、因素等指標(biāo)分析以及盈虧平衡、成本性態(tài)等分析。此外，Excel具有可以利用分析表畫出統(tǒng)計(jì)圖（柱形圖、圓餅圖、折線圖等）的功能，可以幫助財(cái)務(wù)人員更加直觀清晰地進(jìn)行企業(yè)管理方面的分析。輔助決策也是管理會(huì)計(jì)中一大重要職能。運(yùn)用Excel進(jìn)行輔助決策時(shí)有以下幾種方法：1.運(yùn)用計(jì)算關(guān)系設(shè)計(jì)、編制模版，比較不同決策方案的優(yōu)劣。2.使用Excel[工具]欄中的[方案]比較器進(jìn)行輔助決策。3.使用Excel[工具]欄中的[規(guī)劃求解]功能進(jìn)行規(guī)劃求解從而輔助決策。

（三）預(yù)測和編制預(yù)算

預(yù)測是企業(yè)進(jìn)行決策的前提，Excel的數(shù)據(jù)分析可以有效地幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)測方面的工作。進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)，只需在Excel工作表上輸入已有的數(shù)據(jù)，再選擇[工具]中的[模擬分析]項(xiàng)下面的[模擬運(yùn)算表]，就能在指定輸出區(qū)域出現(xiàn)預(yù)測結(jié)果。編制預(yù)算是管理會(huì)計(jì)中常見的用于規(guī)劃、控制的手段。Excel電子表可以輔助財(cái)務(wù)人員更方便快捷地進(jìn)行預(yù)算的編制工作，財(cái)務(wù)人員可以先在Excel上運(yùn)用計(jì)算關(guān)系設(shè)計(jì)好各種預(yù)算表的模版并保存，需要預(yù)算編制時(shí)，只需打開模版文件、輸入已有的數(shù)據(jù)，Excel會(huì)自動(dòng)運(yùn)用計(jì)算關(guān)系在指定區(qū)域中出現(xiàn)目標(biāo)數(shù)據(jù)，有助于完成預(yù)算的編制。

二、Excel具有的不足

（一）合理應(yīng)用受到局限

在現(xiàn)實(shí)中許多財(cái)務(wù)人員對(duì)Excel的認(rèn)識(shí)僅僅停留在表面的制作表格上，Excel合理應(yīng)用受到局限。由于財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，目前多數(shù)會(huì)計(jì)人員在需要使用表格處理的時(shí)候，都習(xí)慣用最簡單卻費(fèi)時(shí)的方法編輯公式，而Excel強(qiáng)大的處理功能并沒有很好利用。

（二）Excel使用效率降低

有效使用的功能較少，財(cái)務(wù)處理模型不健全，只能處理一些常見業(yè)務(wù)，降低了使用效率。一方面是由于Excel本身的限制，計(jì)算關(guān)系與財(cái)務(wù)公式有限，無法滿足大型企業(yè)處理管理會(huì)計(jì)方面的所有需求，因此Excel在某種程度上只能滿足中小企業(yè)。另一方面是由于許多企業(yè)的管理者更關(guān)心生產(chǎn)與經(jīng)營方面的問題，而缺乏對(duì)不可或缺的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理方面的研究，更沒有關(guān)于時(shí)間價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值、邊際成本、預(yù)算管理等專業(yè)概念，所以導(dǎo)致了企業(yè)在管理會(huì)計(jì)方面對(duì)于Excel功能的有效使用不充分，被企業(yè)建立、研究的Excel財(cái)務(wù)處理模型也較少，使得Excel在管理會(huì)計(jì)方面常常只能用于處理一些常見的業(yè)務(wù)問題，降低了Excel的使用效率。

（三）查詢和計(jì)算的速度會(huì)明顯下降

Excel在數(shù)據(jù)量處理方面較為有限。當(dāng)Excel的數(shù)據(jù)量過大時(shí)，它的查詢和計(jì)算的速度會(huì)明顯下降。Excel是一個(gè)電子表格軟件，而不是一個(gè)數(shù)據(jù)庫程序。數(shù)據(jù)庫程序在數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方面花了較大功夫，而Excel只能進(jìn)行對(duì)企業(yè)來說十分有限的數(shù)據(jù)處理。比如03版本提供的是65536×256個(gè)單元格，即當(dāng)你要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)超過65536行或者256列時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)“文件未完全加載”的提示信息。因此，當(dāng)使用Excel時(shí)，要牢記它并不是一個(gè)數(shù)據(jù)庫程序，當(dāng)Excel中數(shù)據(jù)處理信息量過大時(shí)，它的查詢和計(jì)算的速度會(huì)明顯下降。而當(dāng)一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員要處理管理會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)時(shí)，數(shù)據(jù)量極有可能過大使Excel無法承載甚至奔潰、面臨文件丟失無法找回的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)為企業(yè)帶來的損失巨大。

（四）容易泄露數(shù)據(jù)

Excel安全性有限，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的同時(shí)也會(huì)更容易泄露數(shù)據(jù)。一方面是Excel雖然能限制用戶訪問和修改，但無法對(duì)用戶的身份角色進(jìn)行管理，更無法對(duì)數(shù)據(jù)的重要級(jí)別設(shè)置訪問權(quán)限。因此，企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)面臨著被黑客或者競爭對(duì)手侵入并盜取的風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能出現(xiàn)內(nèi)部人員處理數(shù)據(jù)時(shí)由于操作失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失或損壞。上述任何一種情況發(fā)生，對(duì)于企業(yè)的損失將是巨大、無法彌補(bǔ)的。另一方面是由于Excel具有較為廣泛的流通性，使得其在數(shù)據(jù)保護(hù)方面力不從心。而一些專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件能夠?qū)γ恳晃徊僮魅藛T進(jìn)行操作口令的驗(yàn)證，并設(shè)置較高的訪問權(quán)限，這使得專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件相較于Excel具有更大更明顯的優(yōu)勢，而Excel在數(shù)據(jù)安全方面的劣勢也暴露了出來。

三、改進(jìn)措施

（一）對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)

對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使其不斷更新完善自身的知識(shí)體系，提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，企業(yè)可以邀請(qǐng)高業(yè)務(wù)素質(zhì)人才對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行關(guān)于Excel方面相應(yīng)的培訓(xùn)，使員工更快速高效地學(xué)習(xí)并掌握到Excel中復(fù)雜公式與模版的使用和制作，激勵(lì)員工從學(xué)習(xí)中不斷更新完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。另一方面企業(yè)可以促進(jìn)規(guī)范化的工作，促進(jìn)工作高效有序地完成，提高工作效率和對(duì)Excel的利用率，不斷完善企業(yè)管理會(huì)計(jì)電算化體系，使Excel更好地服務(wù)于企業(yè)管理會(huì)計(jì)方面。

（二）完善財(cái)務(wù)處理模型的功能

建立財(cái)務(wù)處理Excel模型，完善其功能，使其更適應(yīng)企業(yè)的數(shù)據(jù)處理。企業(yè)中的管理會(huì)計(jì)工作往往要求相關(guān)人員快速準(zhǔn)確地完成對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理分析，因此企業(yè)一方面可以根據(jù)自身的需要對(duì)已有公式或已建立公式進(jìn)行細(xì)微的調(diào)整，使其更符合企業(yè)的財(cái)務(wù)需要；另一方面，建立新的、與時(shí)俱進(jìn)的財(cái)務(wù)公式和計(jì)算關(guān)系也是有必要的。

（三）壓縮處理文件

為解決Excel數(shù)據(jù)處理量不大的問題，可以在表格式或模板設(shè)計(jì)好后，將表格分類單張保存，使文件變小。針對(duì)Excel無法進(jìn)行大量數(shù)據(jù)處理分析的問題，可以在工作表設(shè)計(jì)建立好之后，將表格分類整理單張移動(dòng)保存到指定文件中，即在一定程度上解決了Excel數(shù)據(jù)處理量不大的問題，若能有效管理，也能使工作表的查找和使用更加方便，提高管理會(huì)計(jì)方面的工作效率。

（四）增加保護(hù)功能

對(duì)Excel使用一些保護(hù)功能，提高報(bào)表安全性。針對(duì)Excel安全性有限的問題，可通過一些保護(hù)功能實(shí)現(xiàn)最大程度上的保護(hù)。對(duì)于工作表的保護(hù)，可以采用[工具]欄中的[審閱]選項(xiàng)，選擇[保護(hù)工作表]，起到一個(gè)保護(hù)工作表本身的功能，然而，這并不能真正實(shí)現(xiàn)保護(hù)數(shù)據(jù)的功能。也可以選擇隱藏計(jì)算公式或?qū)⒂?jì)算公式從工作表中移除以起到對(duì)財(cái)務(wù)計(jì)算關(guān)系和模版的保護(hù)的作用，這在一定程度上也保護(hù)了數(shù)據(jù)。對(duì)于工作簿的保護(hù)，采用[工具]欄中的[審閱]，選擇[保護(hù)工作簿]，來對(duì)工作簿進(jìn)行加密、進(jìn)行結(jié)構(gòu)和窗口的保護(hù)，結(jié)構(gòu)保護(hù)即為不能對(duì)工作簿進(jìn)行移動(dòng)、刪除、修改、隱藏、重命名等，窗口保護(hù)即為每一次打開工作簿都會(huì)自動(dòng)鎖定其位置和形式。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙建華.Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用.北京：中國商業(yè)出版社，2013.

[2]羅曉琳，魏艷.Excel從新手到高手.中國青年出版社， 2014.

作者簡介：

楊慧，中國石油北京銷售分公司。