論民辦高校固定資產動態管理的信息化應用

摘 要：民辦高校固定資產是高校開展教學工作、科研活動的基礎與保障，是高校的骨架子，是衡量其辦學實力的重要指標。隨著高等教育的發展和社會的需求不斷擴大，民辦高校在快速發展的同時，大幅度提高固定資產采購，也大大增加了固定資產管理的難度，因此如何快速有效的提高固定資產管理水平顯得十分緊迫。為此，作者給予了研究，并提出了相應的看法，與業者一同探討學習。

關鍵詞：民辦高校；固定資產管理；信息化

固定資產信息化管理是指利用電腦、手機、二維碼、互聯網技術等，對固定資產從購置、使用到報廢的整個生命周期實施動態化實時控制管理，從而實現對資產的安全完整性及促進其保值增值的方法。民辦高校通過實施固定資產信息化管理，可有效提高資產管理的工作效率，提升固定資產管理水平，實現民辦高校資產管理的科學化、信息化、現代化。近年來，民辦高校的固定資產規模隨著我國高等教育事業的發展而壯大，進一度增加了固定資產管理的難度，因此如何快速有效地提高固定資產信息化管理，迫在眉睫。

一、當前民辦高校固定資產管理存在的問題

（一）固定資產管理人員不到位

民辦高校固定資產用于各教學工作、科研崗位，而各種設備資產屬性不同，維護管理方法不盡相同，需要有專門技術人員進行管理，但由于沒有足夠的資產管理人員配備，有時只聘請臨工、兼職擔任，這樣容易造成管理人員變動頻繁，同時他們并不熟練固定資產管理業務，高校又缺乏專項培訓，造成高校偏重于前期購置需求，而滯后日常管理工作的局面，極易引起資產損失，存在著潛在的財務風險。

（二）固定資產盤點效率低，效果差

固定資產清查盤點承擔著民辦高校固定資產管理中最大的工作量，也是最復雜、最艱巨的工作環節。大量固定資產的數據收集整理成為資產盤點的瓶頸問題。傳統方法主要是依靠人工進行盤點，通過賬物核對，賬卡核對，手工記錄并錄入計算機進行統計和匯總。盤點涉及眾多單位，人手多，耗時長，效果差，稍有疏忽，就會有差錯，常常出現是這邊未清點好，而另一邊已清點的由于使用又亂放，故參考意義并不高。

（三）固定資產的日常管理信息不完整

民辦高校固定資產除專用設備外，很多資產是各個單位、部門共享使用，無固定的使用責任人，特別是筆記本、數碼相機等數碼設備，具有強流動性，管理難度大，更容易引起資產設備的遺失；同時由于各單位、部門的資產管理人員變動頻繁，專業知識不強，借還手續辦理滯后，變動記錄不及時，錯記漏記情況凸顯，造成資產信息不真，賬實不符。

（四）固定資產管理的信息化尚未普及

當前，絕大多數民辦高校都有獨立單機版的固定資產管理系統（往往是財務處人員使用），但系統仍靠手工方式將設備使用情況分類輸入管理，效率不高，信息化程度低，而且獨立于高校其他信息系統，平臺不統一。特別是每年至少一次的固定資產全盤，需要相關人員逐件地檢查核對，枯燥繁雜，不僅工作量大，而且極易引起因操作不規范而導致失誤，影響盤點的準確性。

二、信息化管理對民辦高校固定資產的積極意義

（一）全程跟蹤，實現動態管理（基于條形碼或RFID射頻識別）

1.固定資產管理就是要做好從購置、使用、報廢等整個環節的動態管理。傳統的方法難于進行經常性盤點，固定資產的遺失、報廢等問題往往在資產清查時才會被發現。日常賬實不符，虛增財務數據，錯誤反映資產的實際情況，會對高校的資產配置決策產生一定影響。實施固定資產信息化管理后，資產管理員可隨時把資產的變動情況反映到財務人員，財務人員能有效跟蹤資產動態，使盤點工作的日常化成為現實。每臺設備的條形碼或RFID碼都是唯一的，做到精確核對，如不符，條碼槍及系統會報警提示。通過日常維護，能及時反映更新設備資產變動情況，其變化在財務人員的掌控之下；2.讓高校掌握資產的實時情況、合理的配置資源，實現資產全生命周期的追蹤動態管理。

（二）提高盤點效率、盤點信息的準確性。

一年一度的固定資產盤點清查是固定資產管理的常規課。傳統盤點方法是人工手工操作，逐件清點，不但費時費力，而且因難于進行封閉式盤點，已清點完的資產由于使用需要，會再次打亂，故盤點結果不甚理想。實施固定資產信息化管理后，不但可省去手工錄入的過程，大大提高了盤點的效率和結果的可靠性，而且實現盤點的隨時性。實施固定資產信息化管理后，固定資產的盤點工作通過條形碼或RFID系統進行，現行RFID射頻識別技術識別快速、具有識別數量多、距離遠的特點，可以實現快速盤點與統計。工作流大致如下，日常首先會將對應資產信息寫入RFID資產標簽，貼標；然后應用手持終端掃描儀掃描資產條形碼或RFID標簽。系統自動復核，統計盤點的資產數量及資產信息；系統復核通過后，自動刷新數據，并核對系統與財務資產清單的差異，從而大量減輕人工及人為失誤。盤點工作結束后，系統生成各式統計報表，以供財務及相應崗位參考。

（三）信息共享，提高固定資產的使用效率

常規資產管理雖有獨立的資產管理系統，但它極少與高校其他系統提供互接端口，信息沒有及時反饋到各部門，“信息孤島”現象造成了高校資產管理效率低下，管理上責任相互推諉現象。實施管理信息化后，系統可將采集到的數據信息通過端口，網絡傳輸到信息平臺，實現了各部門信息共享，資產管理的各職能部門可隨時查閱固定資產的信息，這樣校內資產管理部門可以清楚資產的存量，便于對資產進行內部調撥。既滿足高校的教育科研活動需要，又可避免資產的重復購置或閑置浪費現象發生。

三、推進民辦高校固定資產信息化管理的措施

（一）優化固定資產信息化管理的運行環境

1.提高認識，加強重視。民辦高校領導要正確認識信息化管理的重要性，要加大對資產信息管理的重視度，推動建立符合高校實際管理需要的資產信息管理平臺，同時提供有力的資金投入和制度保障。2.完善固定資產信息化管理的各項規章制度，使整個固定資產信息化管理過程關進制度的籠子里，從而使固定資產信息化管理的行為都有章可依。3.做好管理人員的培訓工作。學校要加快信息化管理人才的培養，加大培訓力度，讓人切實掌握相關管理的方法與技能，擔起工作重任，從而使民辦高校固定資產信息化管理工作得到有序開展。

（二）做好固定資產信息化管理系統選用與完善工作

1.現在信息技術高度發達，固定資產管理系統種類名目繁多。民辦高校要考慮成本效益原則，選用或者開發適合本校實際的固定資產管理信息系統。固定資產管理信息系統不求其高大上，只求其實用性，要與高校的實際管理相適應，才有助于高校固定資產管理。2.由于信息系統在使用過程中會發現不同的情況和問題，高校必須考慮系統的更新與升級容易性，通過系統升級更新，不斷的改進、完善固定資產信息化管理系統，確保管理系統能適應時代變化的資產管理需求，從而加強高校資產管理，提高高校資產使用效率。3.做好固定資產管理信息的備份工作。硬盤有價，數據無價，任何系統，都容易受到電腦病毒的攻擊，造成系統癱瘓，造成難于統計的損失，做好固定資產管理信息的備份工作，確保萬一。

（三）實施流程再造，加強資產管理內部控制

固定資產信息化管理，也是一個對資產管理資源進行優化整合，操作流程再造的過程。這就要求高校資產管理部門根據實際情況，結合固定資產信息管理系統的管理模式和流程設計，對固定資產管理的全過程進行梳理，深化資產管理業務流程再造，加強資產管理各個環節的內部控制，完善資產管理的外圍監控，提高效率和效果。

四、結語

總之，民辦高校通過實施固定資產信息化管理，可有效提高資產管理的工作效率，提升固定資產管理水平，實現民辦高校資產管理的科學化、信息化、現代化。民辦高校要選擇合適的固定資產信息化管理系統，優化實施環境，再造管理流程，深化內部控制工作，做好日后的系統的升級完善工作，使信息化在資產管理中發揮更大的作用。

參考文獻：

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[2]劉洪勝.試論條碼技術在醫院固定資產管理中的基礎應用[J].財經界（學術版），2014，（03）.

作者簡介：

葉喜（1980-），男，廣東珠海人，會計師，經濟師，研究方向：財務管理及預算成本控制。