會計電算化背景下事業單位會計檔案管理研究

摘 要：事業單位的會計檔案主要是對于單位當中的主要的經濟活動以及財務工作進行記錄，會計檔案也是事業單位全面的經濟情況體現，通過檔案也有助于單位領導進行經濟發展決策。本文主要關于會計電算化背景下事業單位會計檔案管理研究。

關鍵詞：會計電算化；事業單位；會計檔案；管理

課題名稱：加強會計檔案管理研究，課題編號：2018KY003。

由于我國計算機技術以及網絡技術得到快速發展，會計電算化日益運用社會生產生活各大領域，同時徹底改變傳統會計檔案管理的模式，伴隨著目前事業單位規模正在不斷擴大，所以，對會計案管理工作同樣也提出新要求，本文研究電算化背景下的會計檔案主要特點，同時提出了一些有效的管理措施。

一、電算化背景下會計檔案管理工作主要特點

電算化的背景下，會計檔案管理工作呈現的主要特點體現在存儲范圍更大、檔案管理相關條件相對嚴格、以及需要加強存儲介質保護。

（一）存儲范圍更大

通過會計電算，相對傳統會計檔案管理具有一定的優勢，這就體現在存儲的氛圍增大，以往傳統的檔案管理，在出賬、記賬以及報表制作等多個方面基本是依靠手工完成，人工進行會計檔案管理工作，不但效率比較低，而且在實際的工作當中特別容易出現各種錯誤，一旦人員稍微不夠仔細、馬虎大意就會出現，這樣對于事業單位健康持續發展造成嚴重的負面影響，但是，在事業單位的會計檔案管理工作當中實施電算化以后，具有十分重要的意義，一方面。財務人員不需要太多勞累，工作量由于電算化的普遍應用導致大大降低，相關財務人員不需要手工計算，在平時的工作當中僅僅錄入相關的數據，就可以快速以及便捷制作財務報表，不但更加輕松，而且不容易出錯，同時效率得到大幅度的提升。除此之外，電算化之后可以通過計算機打印紙質的會計檔案，結合當前目前實踐的效果進行評價，發現在會計電算化的大背景以及大條件下，檔案管理的范圍有所改變，現代化的會計檔案管理范圍相對于傳統的檔案管理而言范圍較大，遠遠超出傳統的檔案管理范疇，對于我國的事業單位健康發展，以及檔案管理工作質量以及工作效率的提升都有十分重要的意義，為事業單位現代化建設打下堅實基礎。

（二）檔案管理相關條件相對嚴格

一般來講，在會計的檔案管理工作當中采取會計電算化，就可以快速以及準確查閱數據，這樣就促使檔案管理的效率得到大幅度的提升，相對來講，這樣的一點是光盤會計以及傳統磁盤會計信息管理難以實現的。然而，會計電算化對于檔案管理的相關條件較為嚴格，需要進行合理以及科學保存，切實保障檔案不受到任何破壞從而導致一些不必要損失。

（三）需要加強存儲介質保護

根據大量的研究表明，財務會計之中的數據需要保障安全性，這就需要將數據儲存到存儲器中，只有在存儲器當中方可以有效促使存儲時間提升，由于數據本身具備不可修復性以及篡改性，假如一旦遭受到病毒以及黑客的攻擊，會計信息必然受到破壞或者出現信息丟失的問題，如果對數據進行修改、偽造，信息錯誤的危害不言而喻，勢必對單位造成嚴重的損失。除此之外，磁盤是一種數據存儲介質，需要注重保管好，避免磁盤存放在干燥的位置，避免潮濕以及注意防火。

二、會計電算化背景下檔案管理主要問題研究

（一）未能深刻以及充分認識檔案管理進行會計電算化的重要性

在會計電算化的條件以及背景下，相關人員需要對于會計電算化進行檔案管理作用形成正確的認識，由于會計檔案管理實施電算化的方式還是起步較晚，直到現在，國內并未形成一套能夠進行參考以及借鑒的模板，缺乏相關經驗和啟示，同事，由于傳統會計管理模式對于現代化的電算化會計管理模式的制約以及限制，再加上事業單位的大多數的領導對于電算化的檔案系統缺乏了解，對于其作用缺乏深刻的認知，同時相對缺少電算化的檔案管理相關經驗，導致目前的檔案管理當中存在較多的問題。一般來講，在進行檔案管理工作的過程當中，大部分人員比較重視紙質檔案管理工作，會將紙質檔案進行充分以及合理存儲，切實保障了紙質檔案的安全性以及可靠性。但是，如今在實際的檔案管理工作當中存在嚴重的一個弊端就是嚴重忽視電子檔案，對于電子檔案的重視程度遠遠不夠，很多人員在進行檔案管理的工作之中對于電子檔案經常忘記保存，這樣，一方面導致會計信息以及數據出現丟失，另一方面嚴重影響事業單位檔案管理工作的健康可持續開展。除此之外，事業單位當中，為了進行電子檔案管理，就需要采取某些檔案管理的軟件，但是，大多數的軟件都比較落伍，沒有跟上時代的發展步伐，相關人員在軟件更新以及升級方面缺乏重視，未能進行定期的升級更新，這樣就導致電子檔案管理軟件難以發揮出最佳作用以及性能，嚴重阻礙會計檔案管理工作順利開展，由于電子檔案管理軟件性能不佳，容易發生故障，甚至很多檔案管理人員不愿意使用電子檔案的相關軟件，這樣就嚴重降低檔案管理的科學性以及有效性，難以保障會計檔案總體上的安全性以及完整性。

（二）檔案管理體系缺乏完善性

由于目前的事業單位將會計電算化落實以后，在財務會計管理方面，依然需要高度重視檔案管理等方面的內容，并且電算化實施后檔案管理更加重要，為了促使檔案管理適應事業單位發展實際情況，同時需要針對檔案內容進行必要的調整和更改，然而，大部分的事業單位對于這一類問題嚴重性缺乏有效以及充分的認知，同時未能及時制定出符合本單位實際情況的相關檔案管理制度，也未能制定出符合事業單位的、合適的會計檔案管理的相關制度，對于會計檔案保管也缺乏有效的措施，導致檔案破壞的情況正在逐年增加。

（三）從業人員業務能力以及素質偏低

目前，發現大部分的財務人員在事業單位的實際工作當中，總體上素質不夠高以及業務水平偏低，大部分的人員只能進行一些簡單的電算操作，一些復雜的操作基本束手無策，比如說，資料備份、備份檢查等操作就不會，如果一旦電腦系統出現了故障，就很容易導致資料以及一些重要的數據丟失或者被損壞，一旦數據丟失破壞，又沒有相關備份想要恢復資料尤為困難。由于本身計算機操作有一定的難度，同時業務能力較差，導致相關人員比較排斥電子檔案。此外，軟件系統以及軟件的服務版本等同樣需要合理進行保存，假如版本和系統不能匹配，電算之中會計數據就難以調動，同時難以切實保障電算系統的安全以及穩定性。

三、事業單位會計在電算化背景下提升會計檔案管理水平措施

事業單位在電算化背景之下，會計檔案管理工作存在一些問題，為了有效解決這些問題，同時也為了提升檔案管理水平，事業單位會計在電算化背景下提升會計檔案管理水平措施包括了建立電算化的檔案理念、對于檔案管理制度進行完善、對電算化會計相關人員進行分類培訓提高素質、對于會計電算化的檔案管理準則進行明確。

（一）建立電算化的檔案理念

在事業單位的具體的檔案管理工作當中，本身目標缺乏明確性以及完整性，同時，某些人員自身對于電算化的檔案管理缺乏清晰的思想理念，所以，在這樣的背景之下，相關會計人員就難以充分認知檔案管理的必要性，只有認識到檔案管理重要性以及必要性，相關從業人員才能做好事業單位的財務管理工作同時確實保障賬目的清晰以及完整。事業單位當中的管理層應當結合電子檔案管理的特點以及符合政府的相關政策，建立起切實以及完善的檔案保管制度，切實保障電算化的檔案管理工作可以順利開展，有效提升事業單位競爭力。

（二）對于檔案管理制度進行完善

事業單位當中從業的財務會計相關人員需要將電算化和檔案管理密切結合，制定出合理以及科學的檔案管理制度，并且對于制度進行必要的優化和完善，從而有效促使單位的檔案管理水平得到提升，此外，對于檔案管理模式也需要進行必要的創新，只有這樣才能促使檔案管理實際效率以及質量得到大幅度提升，由于事業單位日前正在快速發展同時運作規模日益擴大，相關的會計檔案資料逐漸增加，所以，在這樣的背景之下，很有很必要完善檔案管理的制度，在電算化背景下，更加需要對于檔案人員的職責、檔案保管分類方式進行明確，這樣的做法可以有效防止后期一旦出現問題，各個人員出現責任互相推卸的情況。

（三）對電算化會計相關人員進行分類培訓提高素質

在新的歷史時期大背景下，目前各個行業都得到較快的發展，同時事業單位的運作規模逐漸擴大，相關的工作同樣日益細化，由于這些方面的改變，這樣就對于檔案管理人員的技能水平以及綜合素質有了更加嚴格和更高要求，在進行檔案管理的工作當中，一方面需要會計檔案的相關人員可以充分熟練運用財務管理的軟件，另一方面，提升檔案管理人員的技術水平，切實保障檔案管理人員都可以適應軟件更新換代。為實現這樣的目標，事業單位應當結合檔案管理相關崗位性質的差異，進行定期的知識研討以及交流，在平時的工作當中，領導也可以邀請一些權威人士以及專家人士蒞臨單位現場，對于員工進行必要的培訓和教育，針對事業單位各個人員的職位差異性進行針對性培訓，從而促使人員的技能水平以及綜合素質，逐步建立專業能力強以及綜合素質高的人才隊伍，為電算化的檔案管理工作打下堅實基礎。

（四）對于會計電算化的檔案管理準則進行明確

在目前的事業單位當中存在較多的問題需要進行解決，這就需要構建完善以及科學的會計檔案的管理系統，同時應當對于會計制度進行完善，對于檔案管理的準則進行明確。另外，應當加強對于加強會計的監管，對于違法規定操作的人員進行嚴厲的處罰。為了保障數據的安全性以及可靠性，應當加強數據的備份工作，對于備份數量、備份時間以及保管的方式都需要進行充分詳細記錄。由于考慮到數據存儲的磁性介質本身就具有一定的特殊性，為了切實保障介質安全，需要強化數據管理備份以及磁性介質的檢查情況，從而有效保障數據安全，避免會計數據以及信息遭受損壞。

四、結束語

綜上所述，在電算化的背景下，為了有效提升檔案管理的質量以及水平，應當采取必要的措施，應當對于會計電算化的檔案管理準則進行明確、對電算化會計相關人員進行分類培訓提高素質、對于檔案管理制度進行完善以及建立電算化的檔案理念。

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作者簡介：劉永紅，山東行政學院。