從財務管理的角度分析ERP系統主數據管理意義

摘 要：信息化時代，企業的可持續發展，極大程度上受到了信息的影響。如何有效促進企業各部門信息流的傳遞，提升企業上下階層的溝通效率，促進企業整體運營效率的提高已經成為了相關人員最為值得深入思考的問題。ERP系統作為企業資源計劃系統，也是一類辦公協同軟件，在企業日常辦公中得到了廣泛的應用。在企業內部構建ERP系統，能夠在促進企業信息交流效率的基礎上，在保障企業財務信息質量，內部控制信息質量方面具有十分重要的作用，與此同時，ERP系統的應用，能夠對企業各類資源進行綜合平衡與優化管理。可見，ERP系統對于企業而言擁有重要的作用。本課題基于財務管理，對ERP系統主數據進行了相關論述。

關鍵詞：財務管理；ERP系統；主數據；管理意義

所謂“ERP系統”，不僅僅是企業資源計劃系統，還是企業用于日常管理的一種軟件。企業通過構建ERP系統，有效促進了企業各個部門之間信息流的交流與傳遞，這對企業戰略目標、長期計劃的實現具有極為重要的現實意義。最為主要的一點，便是該系統在保障企業財務信息的質量方面具有十分重要的作用。除此之外，ERP系統實際操作中，能夠實現企業各項資源的優化配置，有助于促進各項資源利用率的提高，這對企業而言，在提升市場核心競爭力方面具有一定的促進作用，便于企業在生產經營過程中獲取最大化的經濟效益。企業投資建設ERP系統，最終目的都是為了取得更多的經濟利益，獲得更多的經濟流入。如何確保ERP系統持續地為企業帶來經濟利益呢？ERP系統主數據管理至關重要。鑒于此，筆者通過查閱相關文獻，結合自身多年ERP系統的財務管理工作經驗，從財務管理的角度分析對ERP系統主數據管理意義具有極為重要的現實意義。

一、ERP系統應用效益分析

（一）企業財務管理效益

對于企業而言，要想實現戰略計劃，便需要注重財務管理效率的提高。究其原因在于企業財務管理效率的提高，能夠為企業戰略制定提供及時有效的財務信息，從而能夠確保了信息的質量，具體為信息的有效性，一定程度上保障了企業戰略與計劃的可行性。因此，在對評價ERP所帶來的效益時，便需要相關人員從多個方面進行考慮給企業財務管理帶來的直觀效益，總結起來，主要包括以下幾點：（1）是否能夠幫助企業財務部門獲取更高質量的會計核算信息；（2）ERP系統能否及時自動化生成并提供企業財務管理所需要的具有價值的會計信息；（3）ERP系統能否提高企業預算操作效率，提高企業流動資金管理效率與質量；（4）ERP系統是否有助于完善企業成本管理體系。

（二）供應鏈管理效益

供應鏈管理作為企業日常經營管理重要一環節，直接關系到企業實際經濟效益的增長。因此，在評價ERP系統產生的經濟利益時，便需要在上述效益考慮的基礎上，慎重考慮供應鏈管理效益，總結起來，主要標準如下：（1）在企業物資的庫存消除方面是否具有一定的優化作用，以此實現企業產出與銷售量保持一致；（2）ERP系統能否優化企業的采購和銷售管理活動；（3）ERP系統是否具備預測企業未來的銷售數量和利潤的作用。

（三）ERP集成效益

ERP系統的產生，主要得益于現代信息管理技術的快速發展，同時在融入系統觀的管理思想的基礎上。ERP系統當中包含了企業各項運營業務操作流程、內部管理流程。因此，在評價企業ERP所帶來的效益時，便需要從企業全局發展角度加以思考各項問題，總結起來，主要包括以下幾項內容：（1）是否有助于促進企業內部控制體制的完善，ERP系統能否為企業內部控制及時提高具有有效性、高質量的信息；（2）是否能夠加快企業內部信息流的交流，便于完整的有關企業內部控制管理信息的獲取；（3）ERP系統在信息自動化匯總、歸集和處理方面，是否能夠有效促進管理工作效率的提高。

二、基于財務管理，ERP系統主數據管理意義

（一）ERP主數據與企業財務管理數據無差異

以SAP ERP為例：基礎數據主要包括系統用戶、財務、薪資、客戶和供應商主數據等。系統之所以能夠保障有效運行，是因為信息數據真實性得到保障，一旦數據真實性無法保障，系統的正常運行便成為了空談。尤其是薪資與財務主數據，對數據準確性的要求更高。ERP系統使用一個數據庫，二者同一數據源，因此這就對原始數據準確性、完整性提出了要求。所以從財務管理的角度看會計核算信息是由廣義的會計信息提練出來的，當中ERP系統中的主數據也是重要構成部分。為滿足企業對會計信息及時性的要求，為企業預算的執行評價提供支持，就需要注重ERP主數據的及時更新，從中可以看出基于財務管理角度，ERP系統主數據管理具有十分重要的現實意義。

（二）ERP主數據作為供應鏈管理的基礎

在ERP系統中的供應鏈管理，就是指在滿足客戶諸多服務要求的情況下，為了確保整個供應鏈系統成本能夠實現最小化，需要將供應商、制造商、倉庫、配送中心和渠道商等組織在一起來，進行的產品制造、轉運、分銷及銷售的管理方法。在現實的業務當中，物料、生產、客戶、供應商等主數據，直接影響系統內外業務是否能順利進行。同時銷售部門經常在下訂單時，一旦提出新增或修改訂單需求，下訂單和發貨工作幾乎是同步進行，這對系統維護人員來而言，無疑是提出了更高的操作要求。為滿足客戶的這一需求，便需要在輸入時，注重各項重要主數據的先輸入，之后開始輔助信息的輸入，避免了重要主數據的遺漏。為了解決這一問題，對主數據的各個字段和屬性有必填項、非必填項、緊急、非緊急的區分。另外，對于做成一個訂單所必須要的字段，設置為緊急必填，只要維護好了就可以下訂單；對于用于統計分析的字段信息，可以設置為非緊急的必填項。然后，主數據人員再收集、錄入次要的、非必填的字段。總而言之，系統主數據的設置與維護，在計劃、采購及外發加工、制造、配送、退貨等環節中緊密相連，一環扣一環，直接影響系統內外業務是否能順利進行，也會影響財務統計。

（三）ERP系統主數據管理有助于完善企業內部控制各項信息

基于財務管理角度，ERP系統實現企業內部控制，核心在于實現相關責任人互相牽制，互相監督，互相復核。現實中主數據人員是經常變動的，部分源自崗位調動，部分源自崗位權限變化。人員信息的變動是一個流程性的工作，需要審批流程的支持，否則無法保證信息變動工作的嚴謹性和準確性。系統中人員的增減一定要和人力資源相對應的工作流程結合起來，成為其中的一個重要環節，才能保證不遺漏、不滯后。大多數系統都設有角色，可以將角色分配給人員，以減少系統管理員的工作量和便于統一管理。一名人員可以分配多個角色，但是需要引起注意的是角色必須與地點、職位相關聯。例如，一個總公司的財務主管，可能兼任分公司的財務經理。那么，當他登錄總公司的時候權限是財務主管，登錄分公司的時候權限是財務經理。現實操作中，為了減少主數據工作人員的工作量，大多數的ERP系統在面對既頻繁又重要的功能設計，顯得出現了系統簡單與功能不足等問題。同時人員信息數據維護不及時問題時常發生，極易造成人力資料模塊與其他功能模塊脫節。這樣一來，ERP系統企業內部控制功能將會與企業內部控制制度出現諸多出入之處。只有通過ERP系統主數據管理，才能切實有效解決此類問題。可見，基于財務管理角度，ERP系統主數據管理的重要性。

三、結語

總而言之，基于財務管理角度而言，ERP主數據一旦得不到及時、準確、可靠的維護，ERP系統主數據管理產生的會計信息，就無法滿足企業財務制度對會計信息的基本要求，便無法為企業重大決策提供有效信息依據。

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作者簡介：

郭建雄，珠海天威企業管理服務有限公司。