淺談二級學(xué)院行政秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀與素質(zhì)提升策略

李 丹

（大連科技學(xué)院，遼寧大連 116052）

1 二級學(xué)院行政秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀

1.1 高校對行政秘書崗位的重視程度不夠

高校對行政秘書崗位的重視程度不夠，主要體現(xiàn)在：首先，在行政秘書人才招聘方面：二級學(xué)院行政秘書崗位主要是由一些應(yīng)屆畢業(yè)生留校之后組成的，很多學(xué)生本身并不具有行政秘書專業(yè)的知識，也對二級學(xué)院的專業(yè)課程不夠了解，因此無法更好地提高二級學(xué)院的教學(xué)管理水平。其次，行政秘書崗位的福利待遇非常低，因此很多大學(xué)生畢業(yè)之后不會優(yōu)先考慮該崗位，較低的福利待遇也無法為二級學(xué)院吸引更多優(yōu)質(zhì)的人才，導(dǎo)致行政秘書崗位的整體素質(zhì)偏低，無法發(fā)揮該崗位應(yīng)有的專業(yè)水平。

1.2 工作內(nèi)容繁雜，業(yè)務(wù)素質(zhì)提高不夠

行政秘書主要是協(xié)助二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)院事務(wù)的管理工作，但是管理工作的內(nèi)容非常復(fù)雜，不僅包括各種會議、管理工作的實(shí)施，還需要組織學(xué)生參加各項(xiàng)活動，工作內(nèi)容特別復(fù)雜，會占用行政秘書大量的精力，導(dǎo)致他們沒有時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，行政秘書需要處理種類繁多的事務(wù)，當(dāng)前二級學(xué)院在內(nèi)部溝通和問題處理方面并沒有進(jìn)行全面的信息化，因此還需要行政秘書作為溝通和信息傳遞的橋梁，高效、及時(shí)地處理各類事件，促進(jìn)學(xué)院各個(gè)部門之間的溝通和協(xié)助，這些耗費(fèi)了行政秘書的絕大部分精力，使其沒有額外的時(shí)間提高自身素質(zhì)；其次，二級學(xué)院在進(jìn)行工作安排和溝通的過程中，缺乏對應(yīng)的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致參與者在行動上無法保持一致性，要想妥善處理某些事情需要反復(fù)進(jìn)行確認(rèn)和溝通，浪費(fèi)了行政秘書的時(shí)間和精力，很多時(shí)候事務(wù)的處理過度依賴人的經(jīng)驗(yàn)，而不是通過規(guī)章制度進(jìn)行約束，這種事務(wù)的處理方式，也是影響行政秘書工作效率的重要原因。

1.3 缺乏服務(wù)意識

行政秘書需要協(xié)助院校領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)和管理中的各項(xiàng)事務(wù)，導(dǎo)致很多員工認(rèn)為該崗位只需要服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，缺乏對學(xué)生工作的服務(wù)意識，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，在開展工作時(shí)，由于行政秘書只需要向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，而領(lǐng)導(dǎo)的評價(jià)對行政秘書的績效有重要的影響，所以導(dǎo)致行政秘書在工作過程中，只存在對上服務(wù)的意識，對于學(xué)生需求視而不見的情況非常普遍；其次，很多行政秘書由于自身的福利待遇不高，進(jìn)而在工作中缺乏動力，導(dǎo)致出現(xiàn)了消極的工作態(tài)度，對待工作不認(rèn)真，也缺乏自我激勵的意識；在為學(xué)生和其他學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)時(shí)，只做好眼前的事情，缺乏創(chuàng)新精神和服務(wù)意識，工作無法取得長足的發(fā)展。

2 二級學(xué)院行政秘書隊(duì)伍的素質(zhì)提升策略

2.1 建立完善的培訓(xùn)機(jī)制

很多行政秘書自身并不具備對應(yīng)的專業(yè)知識，因此需要對其進(jìn)行完善的培訓(xùn)，使其能夠更好地勝任行政秘書的職責(zé)。建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，可以參考以下幾點(diǎn)：第一，提供多種素質(zhì)提升的方式，高校可以為行政秘書提供再教育的機(jī)會，讓他們可以利用業(yè)余時(shí)間系統(tǒng)地學(xué)習(xí)行政秘書專業(yè)的相關(guān)知識，儲備更多的工作經(jīng)驗(yàn)，掌握行政秘書的工作內(nèi)容，充分認(rèn)識到行政秘書職責(zé)的重要性，然后將學(xué)習(xí)到的知識在工作中運(yùn)用起來，對他們的工作能力有顯著的提升作用；其次，提供多種形式的培訓(xùn)，例如：邀請行政秘書中的優(yōu)秀員工進(jìn)行講座，傳授相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)；對行政秘書的各項(xiàng)技能進(jìn)行培訓(xùn)，給予行政人員更多的交流機(jī)會，能夠不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率。

2.2 提高行政秘書的福利待遇

行政秘書崗位能夠更好地協(xié)助二級學(xué)院的管理者開展學(xué)生工作，因此必須要提高行政秘書的福利待遇，增加他們的工作熱情，為此可以參考以下幾點(diǎn)：首先，提高行政秘書的基本福利待遇，讓員工在進(jìn)行工作時(shí)沒有物質(zhì)方面的后顧之憂，滿足他們對物質(zhì)生活的需求；同時(shí)，通過提高行政秘書的福利待遇，能夠幫助高校吸引更多優(yōu)秀的人員，加入到行政秘書的隊(duì)伍中，進(jìn)而提高隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，建立完善的激勵機(jī)制，讓行政秘書在獲取基本福利待遇之時(shí)，利用激勵機(jī)制更好地提高他們的工作熱情，對于工作中表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行額外獎勵，可以提高行政秘書的工作積極性，更加全身心地投入到工作中，善于發(fā)現(xiàn)工作中的不足，并提出完善的改進(jìn)策略，有助于提高行政秘書的整體素質(zhì)。

2.3 增加對行政秘書崗位的認(rèn)同感

行政秘書在開展工作中，不僅需要為其提供足夠的物質(zhì)獎勵，而且還需要認(rèn)同行政秘書工作崗位的貢獻(xiàn)，體現(xiàn)以人為本的管理理念。增加對行政秘書的認(rèn)同感，可以參考以下幾點(diǎn)：首先，對行政秘書工作的重要性進(jìn)行宣傳，一方面：能夠讓高校中的其他教職員工認(rèn)識到行政秘書工作的重要性，在進(jìn)行溝通、交流、合作時(shí)給予足夠的尊重，積極配合行政秘書開展二級學(xué)院的相關(guān)工作；另一方面：需要增強(qiáng)學(xué)生對行政秘書工作的認(rèn)可程度，積極配合行政秘書的管理工作，認(rèn)真遵守教學(xué)安排和學(xué)生管理安排，降低行政秘書的工作量；其次，與行政秘書進(jìn)行積極交流，了解其未來的職業(yè)生涯規(guī)劃，并為其進(jìn)行更多的指導(dǎo)；部分行政秘書希望能夠獲得再教育的機(jī)會，高校可以為其提供考研、讀博的機(jī)會，有助于提高他們的綜合素質(zhì)；部分行政秘書希望能夠積極學(xué)習(xí)其他高校的管理知識，可以為其提供交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會，鼓勵其參觀學(xué)習(xí)國外高校二級學(xué)院的管理流程，能夠?qū)⒏鄡?yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際工作中。

2.4 提高行政秘書的服務(wù)意識

行政秘書是一種服務(wù)職位：需要輔助二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)院的管理工作，同時(shí)也需要為學(xué)生提供相關(guān)的服務(wù)，更好地推動高校教學(xué)和管理工作的開展。因此，必須要提高行政秘書的服務(wù)意識，為此可以參考以下幾點(diǎn)：首先，在進(jìn)行績效考核時(shí)，不僅需要行政秘書的領(lǐng)導(dǎo)對其工作表現(xiàn)進(jìn)行打分，也需要學(xué)生參與到考核工作中，對行政秘書的服務(wù)進(jìn)行綜合評價(jià)，幫助他們更好地認(rèn)識到自身服務(wù)中的不足，在后續(xù)工作中進(jìn)行改進(jìn)和完善；其次，將服務(wù)意識和服務(wù)能力納入到考核內(nèi)容中，讓行政秘書能夠充分認(rèn)識到服務(wù)能力與自身利益的相關(guān)性，可以在工作中有意識地提高自身的服務(wù)質(zhì)量：一方面：行政秘書需要尊重上級領(lǐng)導(dǎo)的決定和工作安排，當(dāng)存在異議時(shí)，需要積極地進(jìn)行溝通和交流，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定更加完善的計(jì)劃；另一方面：能夠?yàn)閷W(xué)生提供良好的服務(wù)，對學(xué)生遇到的疑惑進(jìn)行解答，幫助學(xué)生克服生活和學(xué)習(xí)中的困難，促進(jìn)學(xué)生的身心健康成長。

3 結(jié)語

綜上所述，在二級學(xué)院行政秘書隊(duì)伍建設(shè)工作中，高校對行政秘書崗位的重視程度不夠、行政秘書工作內(nèi)容繁雜、業(yè)務(wù)素質(zhì)提高不夠、欠缺服務(wù)意識等問題，都制約著二級學(xué)院行政秘書隊(duì)伍建設(shè)工作成效的提升，為此，二級學(xué)院有必要建立完善的培訓(xùn)機(jī)制、提高行政秘書的福利待遇、增加對行政秘書崗位的認(rèn)同感并強(qiáng)化行政秘書服務(wù)意識，從而充分發(fā)揮出行政秘書崗位在推進(jìn)二級學(xué)院育人工作發(fā)展中的作用。