無紙化會議系統建設思路

余友輝

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?隨著國家網絡技術和信息技術的迅猛發展，多媒體已經應用在工作和生活的各個領域。在日常會議中，人們的要求越來越高，不再局限于話筒、紙張、筆和投影儀等，而是借助高新科技，通過互聯網技術幫助會議更好、更便捷、高效地進行，使得會議系統更加現代化，緊跟時代發展。圍繞無紙化會議系統的組成、功能和優點，闡述無紙化會議系統的建設架構。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?無紙化會議系統;組成;功能;建設架構

[中圖分類號] ?TP311.5 ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）30-0116-02

隨著大數據時代的到來，信息技術滲透到生產生活的方方面面。無紙化會議系統就是在計算機網絡技術和信息技術基礎上產生的新事物。高校采用無紙化會議系統是積極響應國家號召，節能降耗、低碳環保，建設美麗中國，在積極主動保護環境的同時大大提高了會議效率和保密性、減少經費開支。

一、傳統會議系統的不足之處

（一）會議安排繁瑣，費時費力，浪費資源

會議召開前的各項準備工作過程繁瑣并且工作量大。采用紙質的會議資料打印分發費時、費力。遇有臨時變動還需對會議材料進行重新整理、打印、分發，造成了極大的浪費。會議還要打印并擺放桌牌，會中研討、會后資料匯總收集也非常繁瑣，需消耗大量的紙質材料。

（二）會議召開的成效大打折扣

在傳統的會議中，因為采用紙質文檔，會議材料各自獨立使用，無法共享。參會者需要花費很多精力才能與發言人的進度保持一致，這將影響會議的效果。

（三）會議形式單一

在傳統會議中，因為沒有融合音視頻、圖片、文字等多種表現形式，會議過程相對而言比較枯燥，內容和形式比較單調。特別是對一些比較抽象的內容或復雜的議題，無法引入多媒體增強效果，造成參會人員難以快速理解并把握其核心思想。

二、無紙化會議系統建設的必要性

現階段，會議進行的程序基本相同，首先是會議簽到，之后是有序入座、會議介紹等，這些流程結束后才開始進入真正的會議主題，這不僅浪費了時間，而且對會議進行記錄十分不便，不能實時掌握大家的想法，最終影響會議結果。因此，無紙化會議系統的使用與推廣是十分有現實意義的。

無紙化會議系統不僅免除打印，提高會議保密性和工作效率，還可以節省時間、資金、人力資源的消耗。無紙化會議系統終端把各種會議服務功能集合在一起，與會人員只需要通過會議系統無紙化終端就可以實現各種會議操作，極大地提高了會議效率。高校無紙化會議系統建設不僅僅是順應時代潮流發展，響應國家號召實現無紙化辦公。更重要的是，無紙化會議系統建設是時代的產物，是電子政務發展的方向，能確保信息安全，減少大量不必要開支，減少大量的人力資源消耗，提高辦事效率，同時也可以彰顯高校獨特的文化內涵。

三、無紙化會議系統的定義、構成及功能

無紙化會議系統是一種利用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術、互聯網技術把傳統會議模式人工智能數據化的技術。

（一）無紙化會議系統的主要構成

通常無紙化會議系統的構成包括軟件和硬件兩部分，主要由無紙化會議服務器、流媒體服務器、會議操作管理終端、參會客戶終端、大屏幕顯示系統、視頻音頻系統、無紙化會議系統支撐軟件（包括服務端軟件和客戶端軟件）等部分構成。

（1）無紙化會議服務器負責實現會議系統中的會議管理、參會人員管理、參會人員權限管理、對會議終端進行喚醒以及會議資料、數據等信息的管理、存儲、發送，在整個無紙化會議系統中居于核心地位。

（2）會議操作管理端是會議管理系統的控制端，可以通過會議服務管理軟件對無紙化會議服務器進行各種操作，實現對無紙化會議系統的各種控制，例如，座位安排、電子桌牌顯示、會議資料錄入、分發、對各客戶終端進行權限設置、會議背景設置等。

（3）參會客戶終端通過有線網絡或是加密無線網絡接入無紙化會議系統，參會用戶可以通過用戶終端進行會議簽到、審閱和修改會議材料并標注意見，還可以根據權限設置進行同屏操作。參會客戶終端是實現紙質文件電子化的會議工具。

（4）大屏幕顯示系統主要包括以下大屏服務器和顯示大屏。會議的背景和會議的內容可以通過大屏進行圖文并茂顯示，方便參會者討論和交流。

（5）視頻音頻系統主要由視頻系統、擴音系統組成，可以對各種媒體進行處理，并可以進行會議現場錄音錄像、擴音等。

（6）流媒體服務器主要負責對視頻、音頻、圖像等各種媒體進行處理。

（二）無紙化會議系統的主要功能

無紙化會議具有豐富的功能，可以使得會議更加高效地進行，還可以使會議更好把控，會議系統依靠先進的科學技術，使得與會人員不僅可以線上簽到，獲得資料，還可以演示文稿批注修改意見，表達觀點等。無紙化會議系統能夠很好地適應多種會議場合的要求，通過互聯網技術和多媒體技信息技術讓大家很快進行響應，極大地縮短了時間，使會議更加有效地進行，節約了時間。

四、無紙化會議系統的優點

（一）免打印、免銷毀、省時又省力

高校采用無紙化會議系統把會議內容電子化，可以減少大量紙張使用，這樣既可以減少辦公費用的投入，同時又能在節省大量人力資源成本的基礎上履行保護環境的義務，還積極響應了國家對綠色低碳無紙化辦公的號召。

（二）便捷高效，提升參會者會議體驗

采用無紙化會議系統，只需將會議材料拷貝到會議系統中就可以實現向所有的會議客戶終端分發會議材料。并且可以保存會議設置，遇到相同的會議只要調出原有設置即可，方便快捷。無紙化會議系統支持各種形式的文字和媒體，會議資料可以用各種各樣的媒體來表現，提高會議效果和用戶體驗。在會議召開的過程中，發言人還可以通過分屏操作或同屏操作，做到會議參與人和發言人的思路保持一致，使用非常高效便捷。

（三）節能環保，履行社會責任

近年來，國家大力提倡綠色低碳的生產生活方式。在這樣的社會背景下，高校作為培養人才的基地，采用無紙化會議系統既提升了會議效率，又減少了辦公室用紙，還能積極主動響應國家號召，為節約能源、保護環境貢獻力量。

（四）會議形式多元化，彰顯獨特內涵

當前無紙化會議系統已經成為時代的潮流，高校采用無紙化會議系統辦公不僅可以實現會議形式的多元化，提升高校辦公效率，而且可以彰顯高校獨特的文化內涵。

五、無紙化會議系統的架構

無紙化會議系統中，所有信號均由無紙化會議管理服務器進行調轉，通過交換機由內部局域網推送至所有一體化智能終端進行顯示，參會者可以通過觸摸方式自行操作顯示終端的所有內容，還可以實現同屏操作。整個系統架構的線路簡潔，只需一條網線和一條電源線。電子桌牌系統線路，使用一條網線通過POE方式供電同時能進行信息傳輸，顯示信息可以隨時進行調整。大屏幕可以顯示會議背景，也可以同屏顯示會議內容。

擴聲系統主要通過調音臺、功放等設備將清晰的語音傳遞給每一位參會者。

通過攝像機、拾音器、錄像主機、流媒體服務器等設備可以對會議進行錄像錄音。后期還可以根據會議管理的需要，安裝聲音轉換文字設備，可以實現全自動會議記錄。

一體化的升降設置可以將顯示終端和拾音器（話筒）設備安裝在一起，需要使用時將屏幕和拾音器（話筒）同時升起，會議結束時降下，既方便使用又簡潔統一。

大數據時代的到來讓計算機網絡技術在生活中隨處可見。無紙化會議系統使用起來高效、便捷更且運用廣泛。無紙化會議系統在組成、優點、功能上十分滿足符合高等院校對會議室的要求和特點。高校建設無紙化會議系統是適應國家可持續性發展戰略和科技辦公需求的新趨勢，必將引領綠色辦公和無紙化辦公時代的來臨。

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◎編輯 武生智