新形勢下高校人事檔案精細化管理的思考

劉 暢

（長春金融高等專科學校組織人事處，吉林 長春 130028）

高校是教育領域的重要組成部分，主要是指對公民進行高等教育的學校。在我國，一般學生在接受高校的培育后，就會進入企業或者單位為社會貢獻力量，因此，高校對于學生來說是非常重要的。在一般的高校中，都會有若干個專業，每個專業對學生的要求都是不同的，也就需要不同的教師和管理人員，所以，對于高校來說，它的管理模式是非常繁雜的，有著大量的人員需要登記和經管，這種管理被統一稱為人事檔案管理，對學生、教師、在校人員等人的身份、資歷、政治面貌、品德作風等信息進行登記，是學校運營的主要依據。但是現階段來說，在新的形勢背景下，許多高校在進行檔案管理時存在著一定的問題，需要相關人員制定相應的措施手段。

1 高校人事檔案精細化管理的重要性

對于高校來說，人事檔案管理是指收存學校在校人員的相關信息，進行分類登記和保管的過程。這其中包括學生和教師等人員的家庭身份信息、政治面貌、履歷、獎勵、處分和自我鑒定等等，在高校期間，需要對這些人員進行實時記錄，以此來對他們的思想發展、個人成長等做一個詳細的統計，也是學生畢業評價和教師工資的一個依據，可以在特定范圍下反應一個人的基本面貌，是個人信息的存儲庫，因此，人事檔案的管理是非常重要的。而人事檔案的精細化管理則是在普通管理的基礎上，加強了管理模式，有效的運用科學技術和文化等對其進行治理，為學校的治理提供了保障，增強了檔案的機密性，加大了人事檔案的真實性，加強工作人員的管理，充分發揮人事檔案的作用，提升了檔案的真實性，為建設高素質人才隊伍奠定基礎。

2 高校人事檔案精細化管理的現狀

2.1 管理人員素質不高

對于現階段的高校來說，許多學校并沒有聘請專業的檔案信息管理人員，仍然是教師代管或者管理人員的專業不符，這就導致了在檔案管理工作上會由于疏忽等原因出現很多細節方面的問題。而且檔案的管理需要的是信息處理方面的復合型人才，這對于高校在選擇檔案管理人員時是一大難點，如何吸引具有高知識層次和先進技術的管理人員，是能否實現檔案精細化管理的重點，縱使許多高校引進了科學的管理設備，但是沒有對應的高素質人才，仍然不能充分發揮它的作用，在檔案管理方面始終存在著漏洞。同時，部分管理人員對于工作熱情度不高，缺乏對人事檔案管理的重視，影響了檔案管理的專業性和真實性，這對于學校的發展來說是非常不利的。

2.2 管理制度不夠規范

目前許多高校對于人事檔案管理沒有建立完善的管理制度，沒有對管理作業進行規范化要求，許多信息并沒有填寫完整就要進行封存，在管理的過程中，相關人員對于工作的流程沒有一個正確的認識，沒有進行針對性的管理，許多工作的范圍模糊不清，一旦出現問題，找不到當事責任人，這對于人事檔案管理工作來說，是有著嚴重影響的，很容易導致在儲存階段造成信息的丟失和殘缺，為后續工作帶來麻煩。同時，人事檔案的管理缺乏統一性，在管理上總是前后不一，這樣在調取人事信息的過程中，就會出現信息不全面等現象，對于學校工作的展開有著重要的消極影響。

2.3 信息更新不及時

無論是學生還是教職人員，在學校學習和工作期間都會對自己的履歷有一定的增加，或是受到不同的獎勵和處分，這些都是需要及時記錄到人事檔案中。但是現階段，高校的部分工作人員并沒有做到信息的及時更新，沒有做到人事檔案的動態性，一些有用的資料更新的不及時，相關管理人員并沒有對學校的情況有一個敏感度，首先對于學校來說，對學生或者教職人員的評判是根據人事檔案信息作為依據的，一些獎金和職稱也與他們一段時間內的表現有關，如果人事檔案沒有做到及時更新，則會讓學校的評判受到一定的阻礙。也會對學校的管理產生一定的影響，不利于人才隊伍的建設。

2.4 管理模式不先進

在學校規模不斷擴大，教職人員不斷更新的前提下，部分高校的人事檔案管理仍然延用傳統的管理模式，大部分信息都是通過人工進行記錄，并沒有借助先進的計算機技術進行管理，這就導致在工作期間可能由于工作人員的管理不當，造成信息登記不全或者錯誤等現象。傳統的管理模式并不適應于新形勢下的高校發展，許多人工操作已經不能滿足檔案的更新記錄，越來越多的人事檔案需要有專業的系統來幫助整理，這需要相關人員想出解決辦法，加強這方面的精細化管理。

3 新形勢下加強高校人事檔案精細化管理的具體措施

3.1 加強檔案管理人員的選拔和培訓

對于高校的人事檔案管理人員來說，在新形勢下，對于他們有了新的要求，無論是在工作態度還是專業技能上，都要跟上時代的發展，達到一定的要求，才能滿足精細化的管理目標。首先，對于管理人員的聘用來說，學校需要在這方面做出一定的努力，通過提高工資待遇等福利，來吸引更多的高素質人才。在人才的聘用方面，學校應該對他們的綜合素質進行考量，不但要擁有較高的知識層面，還要懂得現代化的管理技術，有著一定的責任感，在工作期間可以獨立完成信息化的管理模式。另外，學校還要定期對管理人員進行培訓，不斷的根據現有的技術來完善管理人員的技能，使工作人員在管理檔案時做到有序和負責，充分發揮人事檔案的作用，提高工作人員的精細化管理意識。

3.2 完善相關的管理制度

如果想實現人事檔案的精細化管理，首先就是制定完善的管理制度，對基礎工作進行規范化管理，要求工作人員嚴格按照制度的標準進行工作，避免出現錯誤信息收集的現象出現。首先，學校要成立統一的流程式管理，建立管理中的上下級制度，對工作人員來說也是一種制約，設立一個負責人，由負責人對工作人員的職責和范圍進行劃分，在工作期間，工作人員需要對自己范圍內的工作進行精細化處理，尤其是細節方面，要用嚴謹的態度對待。其次，在人事檔案的信息填寫上，學校應該制定出統一的信息登記表，在學生或者教職人員填寫的過程中，一定要提醒不要落下任何信息，做到信息的完整和規范。另外，在信息的管理過程中，也要注意分門別類進行詳細的登記，做到管理的透明化，保證信息的真實性。

3.3 充實檔案內容

對于現階段的高校人事檔案管理來說，許多工作都過于淺層，沒有充分認識到檔案的重要性。在高校的運營過程中，檔案中的信息可以為學校的許多工作提供有利依據，所以在檔案的內容設置上，一定要注意做到全面和完善。不僅僅要把重點工作業績和重大活動的獎勵等寫入到檔案中，對于教職人員的資歷、專業水平、資格證以及學生對于教職人員的評價等，都應該納入到他們的檔案中，以此來反映教職人員的真實工作面貌。對于學生來說，需要尊重高校的規章制度，人事檔案中既要記錄他們受到的獎勵和處分，也要將平時的表現記錄到其中，也可以當作獎學金的重要依據，另外，對于學生的家庭等情況最好也要填入到檔案中，以此來當作是否可以接受國家貧困生獎學金補助的有力依據。充實人事檔案的內容對于檔案的精細化管理來說是非常必要的。

3.4 隨時更新檔案信息

在檔案的管理過程中，工作人員還應該根據學生和教師的在校表現，隨時對他們檔案中的資歷和相關信息進行補充和更新，以此來完成人事檔案管理的精細化。工作人員要及時跟蹤在校人員的教學情況，對他們所獲得的榮譽和處分有一個大致的了解，定期對教職人員以及學生的情況進行記錄，同時，管理人員還要將這些人事檔案做到有效的利用，高校里許多獎學金和職稱的評判都是通過人事檔案中的具體資歷作為依據的，所以工作人員要做到積極向上級部門匯報，定期將有人事檔案改動的文件報備給相關部門，積極主動的提高高校中人事檔案的地位作用，做到管理上的認真負責，為學校對于學生和教職人員的評價奠定基礎。

3.5 改善現有管理模式

對于高校的人事檔案管理來說，可以在經濟和科學技術不斷發展的前提下，通過計算機系統成立學校自己的數據庫，通過對現代化設備和軟件的購買，實現人事檔案的精細化管理。首先，工作人員可以將所有的信息登記到相關的現代化設備中，實現信息管理的電子化，這對于檔案管理來說有著重要的作用，可以減少在記錄過程中出現的錯誤，對檔案進行備份，避免人事檔案丟失后，后續工作不能相應的展開。另外，領導部門也要為管理人員做出相應的表率工作，加強對于人事檔案管理方面的管理力度，認可檔案管理的重要性，改變現有的管理模式，加大這方面的投資，為人事檔案的精細化管理做出有效的保障。

3.6 建立檔案管理系統

對于現階段的高校人事檔案管理來說，成立專門的檔案管理系統是精細化管理的必經之路，也是提高管理工作效率的有力手段。檔案管理系統可以幫助工作人員完成規范化的統一管理，包括對檔案的采集、管理和查閱，做到相關負責人不需要通過管理人員就可以直接在網上進行檔案的查閱，為學校的管理工作提供了極大的方便。首先，檔案管理系統是數字化的管理模式，是一套集多種應用為一體的檔案管理軟件，可以對檔案材料進行收集、鑒別、整理、傳遞、統計和查閱等日常工作，并且提高了領導人員的信息管理和監督水平，在網絡上就可以隨時監控到人事檔案管理的具體信息，提高了工作的標準，為學校的工作提供保障。其次。檔案管理系統是一套流水化的作業模式，避免對工作環節上的遺漏，可以自行對軟件內的檔案進行分類和統計分析，工作人員只需要將數據調動出來，就可以知道想要的信息。另外，檔案管理系統還具有用戶管理、事物提醒等功能，既增加了檔案的保密性，又確保了檔案管理的實時性，對于精細化管理來說起到了重要的作用。

3.7 加強檔案的利用率

在高校中成立人事檔案管理的初衷并不是信息存儲庫，而是需要通過人事檔案中的信息來提高學校的管理效率，完成學校的部分工作。因此，在高校人事檔案的精細化管理中，最重要的就是提高檔案的利用率，不要把檔案變成死氣沉沉的文件，而是管理人員通過對檔案中內容的分析，給學校的相關部門提供可靠的數據，從而為某些工作提供保障。管理人員可以定期對在校人員的人事檔案進行統計分析，判斷在這一階段是否有表現突出的優異員工或者學生，并且及時向學校傳遞這些信息，樹立工作人員的服務理念，加強學校的人才隊伍建設。除此之外，在學校進行人事變動、晉升職稱、獎學金評判和訴訟取證等工作時，管理人員可以及時提供一些有效的信息，為學校的管理工作打好基礎。

4 結語

總而言之，對于新形勢下高校的發展來說，人事檔案管理有著重要的作用。相關人員需要針對學校在檔案管理上出現的問題進行整改，在管理模式、工作人員、管理制度等方面做到精細化的管理，提高管理水平，為建立人才隊伍提供保障。