高校財務信息化建設探析

涂小麗 王宏偉

一、高校財務信息化建設的意義

隨著財政體制改革和高校教育體制改革的推進,高校規模急速擴張,教育經費節節攀升,資金來源呈現多元化趨勢,招生數量不斷增加,承擔的教科研事務成倍擴充,經濟活動的業務量和事項處理的復雜程度也日漸增加,財務管理工作日益復雜化、多元化,巨大的工作量與有限的財務人員形成了尖銳矛盾,實施財務信息化對于緩解當前矛盾,促進財務規范化、精細化管理意義重大。

（一）減輕財務人員壓力，提高工作效率

信息化技術的發展為高校財務信息化提供了可能和技術保障,結合高校自身的實際情況,將財務工作與信息化技術充分融合,開發使用各種財務系統,如網絡繳費平臺、日常預約報銷系統、信息發布平臺等系統,能夠將財務人員從大量繁瑣的學生收費,教職工報銷查詢等手工工作中解脫出來,有效降低財務人員的工作壓力,使財務人員的工作重心由核算向管理轉變,提高財務管理工作效率,更好地為教學、科研工作服務,擴大高校的影響力和競爭力。

（二）提高財務管理水平，降低財務風險

借助于現代化信息技術,通過財務信息系統計算、傳輸財務數據,并對其進行細化分析,明顯提升財務數據處理結果的真實性和精準度,減少失誤,還能約束、規范財務工作行為,及時發現高校財務管理中存在的問題,并能及時根據相關財務信息的變化進行調控和協調,實行動態實時的財務監督管理。如通過財務系統對項目實施預算和支出科目控制,可以禁止項目超支及不合理支出發生,實時反映項目經費使用進度及支出結構,通過信息的實時共享和分析,為各部門領導制定發展規劃和預算支出提供科學的決策支持,降低高校財務風險,推動高校財務管理由“記賬式”向“管理型”轉變。

（三）統一數據資源管理，實現資源共享

通過財務信息化建設,調整業務核算流程,全面整合學校多個部門間的信息系統,建立財務系統與教務、科研、后勤等管理系統的互通互聯,科學采集、整合高校財務數據信息資源,輸入財務系統,經過財務部門整理、分析后再通過平臺的查詢訪問、信息發布等功能,反饋給相關部門,達到資源共享的目的。

二、財務信息化建設過程中存在的問題

（一）認識不足，缺少統籌規劃

高校財務信息化建設不僅要依靠財務人員,還需要學校領導及教學、科研、人事、后勤、資產管理等相關部門配合實施。當前隨著高校規模逐漸擴大,校園事務日趨復雜,財務精細化管理要求日益提高,財務人員的工作量和工作難度大幅度攀升,但由于學校領導對財務信息化建設的重視程度不夠,未增加配備財務人員,且原有財務人員大多未經過系統的計算機能力培訓,不能熟練掌握財務信息系統的操作技能,綜合型人才稀缺。而其他部門人員多認為財務信息化是財務部門的事情,各部門都有自己獨立的信息系統,如教務、人事、科研等管理系統,系統間沒有建立統一的信息編碼標準和數據接口,無法互聯互通,部門間信息和數據無法共享,嚴重阻礙了單位的財務信息化建設。

（二）計算機軟硬件系統有待提高

財務信息化建設必須依靠先進的計算機硬件設備和完善的軟件系統,但由于計算機更新升級速度快,多數高校資金壓力大,不能及時更新維護計算機軟硬件系統,設備陳舊,服務器配置低,故障頻繁,無法滿足信息化建設的設施環境要求。

對于軟件大多選擇通用財務軟件完成財務會計核算,如江蘇高校多選擇上海復旦天翼有限公司開發的財務系統。但由于通用軟件主要解決財務工作中的大多數共性業務。且多數通用軟件的源程序掌握在軟件開發公司手中,用戶僅有數據訪問權限,不具備控制能力,系統的更新升級都依賴于開發人員統一進行標準化操作,遇到財務軟件上的問題,往往只能求助于軟件公司,受困于軟件服務商。而每個高校有其自身發展的特點和獨特的管理文化,財務軟件上很多個性化的需求方案不能得到滿足,導致經濟業務的處理效果大打折扣,降低了財務工作效率。

（三）配套制度不完善

實施財務信息化后,高校財務工作的環境、內部控制的重點及范圍、業務處理流程發生了很大變化,財務職能由原先單一的核算職能轉變為“核算、管理、服務”三位一體,經濟業務處理方法和程序隨之改變,管控重點由人員控制延伸到計算機、網絡及人,關注會計信息的輸入、輸出控制及信息化系統管控等重點環節。原有的財務管理思想和財務管理制度已不能適應信息化系統的發展要求,其財務流程大都延續手工會計階段的業務流程框架,根據部門或工作職能設置,沒有基于全局業務進行統籌規劃,財務流程與業務流程脫節明顯,只能事后算賬,無法反映業務事件的完整面貌,不能支持事前計劃與事中的實時監控,員工的職責不明確,內部控制體系不完善,影響財務服務及管理效率。

（四）安全風險較大

隨著互聯網技術的發展,網上繳費、預約報銷、網上簽批等新功能被開發出來,在大大提高財務工作效率的同時,也給財務信息系統的安全帶來嚴峻的挑戰。由于財務信息化系統通過計算機軟硬件系統依托網絡來運行,設備故障及軟件的安全漏洞會使得系統運行中斷、數據丟失,造成工作的癱瘓；其次,網絡信息的開放性和共享性對財務信息系統的安全帶來前所未有的風險,一是在通過網絡保存、傳輸數據過程中,財務信息數據在高校各部門之間頻繁流動,容易被未經授權人員查閱而泄露甚至惡意篡改；二是可能遭受病毒攻擊,服務器一旦中病毒,所造成的損失將無法估計；此外,由于財務人員的責任意識和網絡安全意識薄弱,操作失誤、泄露登錄信息甚至人為舞弊也會給單位財務造成不良影響。

三、推進高校財務信息化建設的對策

（一）加強人才培訓，提高認識

學校領導應轉變觀念,正確認識財務信息化體系在現代高校管理機制建設中的重要地位及部門間相互配合的重要性,結合自身的實際情況,對財務信息化建設給予人財物支持。同時,要動員學校上下全員參與財務信息化建設,加強對教職員工的培訓教育。滿足信息化建設發展的需要。另一方面組織財務人員學習計算機應用技能和財務軟件的操作,定期開展業務培訓,積極參與對外的學習交流活動,顯著提升其自身的計算機能力,培養信息化管理思維,熟練掌握財務信息化系統操作,對系統運行中出現的實際問題及時進行解決,與開發商共同開發適合本校的財務信息系統,確保信息化系統的順利運行,并能落實信息化建設目標。

（二）完善配套制度

根據學校發展的需求及獨特的管理文化,結合高校內部控制工作的內容及要求,制定統一、規范的財務制度和操作流程,建立面向財務信息化的內部控制制度,對重點業務如數據管理、崗位責任、軟硬件維護、上機操作管理、信息系統安全等重新確定,不斷完善內部控制管理體系,用制度約束、規范各部門及教職員工的經濟行為,將單位的經濟業務活動、財務管理活動及內部控制活動等嵌入財務信息化系統運行管理,實現對經濟業務活動的全過程、全方位監控,確保財務系統安全運行。

（三）打造業務、財務一體化流程，推進業務財務標準化管理

梳通、整理經濟業務數據在學校內部各部門及其系統內運行、傳輸的流程,查找薄弱環節,優化業務流程。對同質業務進行集中、標準化處理,如學生獎助學金發放過去由各二級院系各自處理,給經辦人、審核人、學校領導、財務人員帶來大量重復的報批、審核、財務處理工作,且發放時間、發放標準不同,造成各二級院系學生之間的矛盾。而歸口學工處統一時間、統一標準集中辦理,則大大提高了工作效率。

運用流程再造思想,重新設計財務、業務流程,同步推進業務財務對接工作與財務信息化系統建設,統一物流、信息流、資金流,將流程控制規則、方法及程序置于財務信息化系統中,發揮流程事件跟蹤、操作記錄等監控功能,實施跨部門、跨系統的動態流程管理,跟隨經濟業務的發生按照處理流程的不同節點依次推進,業務系統與財務系統同步傳遞信息數據,便于業務活動與財務管理工作協同進行,強化財務部門與其他部門之間的資金流、信息流暢通,及時反饋各項經濟業務運行進程信息。

財務核算中心根據各項規章制度,結合信息化建設具體要求,編制財務核算業務指南,對各類經濟業務處理流程進行闡述,按照業務思維從業務發生所需原始資料、補充資料及業務流程進行指引,解決教職工經濟業務處理核算的困惑,方便辦理業務,有效提升財務與業務的融合。

（四）通過智慧校園搭建財務管理一體化平臺

財務管理信息化平臺的內容包括：全面預算管理系統、網上簽批系統、日常預約報銷系統、賬務處理系統、工資管理、學生收費管理系統等。高校可借助學校智慧校園建設,對校內所有信息資源進行科學整合、重組和共享,統一、規范數據采集方式,使其成為一個完整、統一的管理平臺。利用教務、科研、人事、資產等管理系統資料組成校園信息共享數據庫,通過各系統預留拓展接口,實現各種應用數據庫的信息共享,使得財務系統可以主動獲取從其他部門的相關信息,并將財務數據向其他部門各信息系統進行數據推送,由被動工作變為主動服務,打造網絡無縫互通和師生個性化服務相互融合的“智慧校園”財務綜合服務平臺。如財務處通過平臺從教務系統獲取學生的專業、年級等信息資料,在收費系統確定相關收費標準收取學雜費等,再通過平臺將各專業、班級學生的繳費情況推送到學工處的學生管理系統,實現繳費信息實時共享。

（五）加強風險防范

1.強化技術防范意識,建立校園網絡信息安全保障體系。首先,必須安裝殺毒軟件,建立完善的防火墻技術、認證技術及數據安全管理技術,定期更新數據庫,加密存儲財務數據信息,保持對網絡和系統的實時監控,有效隔離外部非法訪問及病毒,定期進行電腦體檢、程序升級,及時修補安全漏洞,保障系統使用安全。其次,強化財務管理人員的安全防護意識,學習網絡安全知識并嚴格落實相應措施,定期對計算機及其他存儲設備進行全面病毒查殺,妥善保管系統登錄密碼。第三是加強硬件設備的安全管理,做好數據備份工作,對備份數據進行定期與不定期檢查,避免因計算機故障造成系統無法運行,數據丟失,保證財務數據的安全完整。

2.做好權限設定。系統管理員應依據明確分工、相互獨立、相互牽制、相互制約的安全管理原則,明確崗位職責和崗位權限,分別授予不同崗位人員不同類別、相互牽制的訪問操作權限,確保數據操作訪問權限的嚴謹安全,同時加強用戶監管,定期開展對工作人員的網絡安全知識培訓,避免操作失誤帶來的損失。

高校財務信息化建設是有效提高高校財務管理水平的關鍵環節,對提升學校整體管理水平、專業建設、科研發展等具有積極的推進作用和現實意義。高校需結合實際情況統籌規劃,完善相關制度,通過智慧校園搭建財務管理一體化平臺,實施業務、財務一體化流程,加強部門間的溝通協作,實現信息資源共享,促進高校財務工作的高效運行,真正實現高校財務管理的“科學化”、“規范化”、“信息化”,確保高校自身的可持續發展。