淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之我見

德力格日胡

摘要：檔案工作者必須認清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，用檔案機關(guān)事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機關(guān)事業(yè)單位;信息化;建設(shè)問題

創(chuàng)新是檔案機關(guān)事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱進，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化機關(guān)事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

一、檔案工作創(chuàng)新要解決好四個關(guān)系問題

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案機關(guān)事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案機關(guān)事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實踐的關(guān)系

創(chuàng)新是機關(guān)事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對機關(guān)事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

二、機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是，當前的機關(guān)事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。

三、制定機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析機關(guān)事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是機關(guān)事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入機關(guān)事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。

五、逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。

六、檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標準化

規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。

七、檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，對紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企機關(guān)事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

對機關(guān)事業(yè)單位的檔案進行數(shù)字化管理是當前科技與社會發(fā)展的必然要求。各個機關(guān)事業(yè)單位要重視其檔案管理，根據(jù)實際情況制定出一個檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國內(nèi)外的標準，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高工作效率，適應(yīng)時代發(fā)展。