基層衛生監督檔案管理的一些體會

田洪梅

（太原市衛生局衛生監督所）

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄，衛生監督檔案是在公共場所衛生、醫療衛生、學校衛生、放射衛生、職業病衛生以及計劃生育等衛生監督工作中形成和積累的具有重要價值的檔案。衛生監督檔案管理工作做的如何直接反映了衛生監督的專業水平、自身素質和依法行政能力，利用衛生檔案資料的詳細資料和數據記載，參考歷史數據及被監督單位的檔案資料進行對比，從中發現問題，找出解決問題的方法，對衛生監督工作有著重要的促進作用，從而使衛生執法更規范化、科學化，保證衛生監督工作的順利進行，充分體現了檔案在具體實際工作中的價值和作用。

一、隨著監督機構職能的不斷加強，衛生監督檔案在衛生監督管理工作中的作用也凸顯出來，其主要表現在以下幾個方面：

1.為監督執法管理人員提供工作上的依據。衛生監督管理工作的開展與群眾的生活與健康是息息相關的，公共場所、生活飲用水、醫療衛生、傳染病與消毒管理等監督都是與百姓日常的生活密不可分，如果出現了危害人們健康權益的事情發生，執法人員就需要依據衛生監督的相關法律法規對市場運作中出現的問題進行監督與監測，對出現的違法行為進行處理與處罰，以保護人們的健康權益，對促進社會穩定、健康發展發揮著重要的積極作用。

2.為領導階層的決策提供依據。隨著衛生執法力度不斷增強，由此產生的監督檔案不斷增加和積累，借鑒大量衛生監督信息，對這些信息檔案進行及時深入的研究分析，為衛生監督執法檔案管理工作提供參考，為衛生監督工作提供信息和法律依據，真正實現監督執法力度的增強。

3.為上級行政部門提供修改衛生法律、法規數據的依據。檔案信息來源于基層，檔案的內容是理論與實踐工作結合的產物，因此，是最基礎、最真實、最有效的工作成果，新的衛生監管問題層出不窮，原有的衛生法律、法規內容還需要不斷地進行改進完善以適應新時期的需求，檔案管理也必須與時俱進，需要在原有的基礎上進行科學的修改。及時為上級行政部門提供修改衛生法律、法規數據的依據，為各級政府提供決策依據。

4.檔案管理工作是對一個單位的發展史、奮斗史的記錄。通過對第一手檔案資料進行科學合理的分析，制定適合單位發展的政策，對一個單位的歷史背景、企業文化、經營策略等方面做一個大概的了解。做好大事記、組織沿革、基礎數字匯編等編研工作是一個單位健康持續發展的必然要求，是對該單位企業文化的記錄與宣傳。因此，做好檔案管理工作，有利于促進社會經濟發展，提高單位的發展競爭力。

二、加強衛生監督檔案管理工作的幾點建議

1.加強檔案宣傳工作，增強全民檔案工作意識。檔案是重要的信息資源和寶貴的歷史財富，因而必須加強檔案的宣傳工作，通過廣泛宣傳引導，使公眾全面具體的了解檔案相關知識，祛除傳統思想對檔案工作的偏見，正確理性的對待檔案的潛在價值，把自覺保護檔案作為公民的基本義務，以高度的歷史責任感培育全社會良好的檔案工作氛圍。要立足強化單位領導的檔案意識，要切實將檔案工作納入重要議事日程，帶頭學習研究檔案工作法律法規與相關制度，實實在在解決檔案工作中存在的問題和困難，充分發揮引領帶頭示范作用，從上到下提升檔案工作意識。

2.定期培訓，提升相關人員的檔案知識。加強對檔案工作人員的業務培訓，提高檔案管理工作人員的責任感，提升檔案管理工作的工作效率。不斷更新學習理念和學習方法，掌握現代化檔案管理方法，提升檔案管理水平，促進檔案資源有效發揮。檔案管理人員理解和認知是促進或推動檔案工作不斷發展的重要精神動力。充分了解檔案工作的特征、性質及意義，吸引公眾積極參與到檔案查詢、保護等工作中來，使公眾真正關心理解檔案工作，真正使檔案發揮其應有作用。

3.完善檔案的規范性、系統性。作為檔案管理工作者，有的缺乏相關的檔案管理的意識，基本上憑自己的經驗管理，導致現實工作中，很多檔案管理者自己都不清楚檔案管理的目的和基本管理方式，一些資料信息只在短時間之內具有使用價值，而有的資料信息則需要長時間的進行保存，導致保存期限不規范，管理缺乏統一性。再者，需要歸檔的、不需要歸檔的范圍不清楚，使檔案的質量水平降低。所以需要加強檔案規范性、系統性的管理，改進和完善檔案管理工作中存在的一些落后、不科學的管理方式。

4.檔案信息化水平有待提升。隨著信息技術的飛速發展，傳統生產方式、生產模式需要改變，積極運用現代科技文明的成果，創新檔案數字化管理手段，提高檔案管理信息化水平，成為當今時代檔案管理工作發展的目標和方向。借助信息技術，可以更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動和管理成本，提高檔案管理質量和效率。通過智能化的管理軟件實現檔案的實時查閱，并且要根據檔案標準要求，建立健全專業的信息化平臺，使得檔案的查詢檢索、編研能實現網絡化的發展。

綜上所述，衛生監督檔案是衛生監督機構資料檔案的重要組成部分，對于衛生監督執法的長遠發展具有重要的作用。做好衛生監督檔案管理，要從思想意識、制度完善、人員提素、信息化建設等方面入手，將檔案管理與監督服務緊密結合起來，使衛生監督檔案管理真正發揮其服務職能，衛生監督檔案管理工作需要不斷探索與完善，從業務實際出發，尋找與衛生監督檔案性質更加符合的管理方法與策略，使衛生監督檔案獲得標準化、規范化、專業化的長足發展，促進衛生監督機構工作質量的不斷提升，為推動公共衛生事業發展作出貢獻。