電力工程檔案資料管理中的問題及措施

劉丹1 董箭2

（1.內(nèi)蒙古超高壓供電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000；2.呼和浩特供電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

一、電力工程檔案的主要特點

（一）專業(yè)性

眾所周知，電力工程建設(shè)中涉及的專業(yè)比較多，如土建、電氣、管道以及通信等。這些專業(yè)之間會以分工的形式進行合作，因而所形成的資料不僅具有一定的獨立性，還具有密切的聯(lián)系。

（二）現(xiàn)實性

一般來說，電力工程的檔案主要記錄工程建設(shè)的相關(guān)信息，并將其進行存檔，以此能夠方便后期進行復查檢測作用。簡單來說就是能夠?qū)罄m(xù)的工程項目建設(shè)活動進行有效指導，因而具有較強的現(xiàn)實效用性。

（三）變更性

相關(guān)人員在電力工程檔案資料利用過程中，并不是對其進行單一的復制。而是在具體生產(chǎn)和建設(shè)的過程中，按照相關(guān)標準和要求進行深入改進。同時還在多個方面進行創(chuàng)新，特別是設(shè)計、工藝和生產(chǎn)等。因此需要檔案管理人員對工程檔案文件進行針對性的修改，確保其能夠準確地反映出工程建設(shè)變化的整個過程。此外，檔案資料管理工作在開展中還具有反復利用性的特點，需要工作人員注重這方面。

二、電力工程檔案資料管理中的問題

（一）缺乏對電力工程檔案資料管理的重視

工程施工單位對于電力工程檔案管理缺乏足夠重視，在人員招聘上缺乏嚴格的篩選標準，從而導致工作人員專業(yè)性偏低。同時由于缺乏足夠重視，導致施工單位各有關(guān)人員或者其他部門、單位人員缺乏檔案管理的重視與配合，導致檔案資料在收集、整理、使用等方面出現(xiàn)諸多的不規(guī)范、不配合情況，導致檔案管理人員工作開展受到阻礙。在檔案管理工作上缺乏硬件、軟件等條件的積極建設(shè)，導致工作開展缺乏先進性、便捷性。

（二）電力檔案管理工作的信息化進程滯后

根據(jù)實際調(diào)查可知，不少電力檔案管理部分的信息化建設(shè)水平較低，計算機設(shè)備配置不全，計算機的配置跟不上軟件的更新速度導致電力檔案信息化發(fā)展滯后。在檔案管理工作中無法及時的將在項目建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)電子文件進行收集、整理、移交和歸檔，檔案數(shù)據(jù)的錄入有限，因而使得檔案信息資源沒有得到充分利用。除此之外，電力檔案管理中的不規(guī)范之處也較多，如：檔案柜不標準、檔案庫房防火、防潮、防盜等工作不到位等等。

三、電力工程檔案資料管理措施

（一）重視電力工程檔案資料管理

在電力會議上，必須強調(diào)檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，電力工程檔案與項目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設(shè)的推進而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門人員的職責，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設(shè)同步進行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時敦促相關(guān)部門移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開展。

（二）建立健全工程檔案管理與考核制度

首先，建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結(jié)束前都有收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作達到規(guī)范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統(tǒng)。

其次，建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結(jié)合勞動競賽、達標投產(chǎn)、評先創(chuàng)優(yōu)等活動，強化考核激勵，著重在領(lǐng)導意識、人員素質(zhì)、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規(guī)定執(zhí)行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規(guī)定給予經(jīng)濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。

（三）注重檔案管理人才培養(yǎng)

要嚴格檔案管理人才的引入，做好工作人員崗前培訓，讓其了解檔案管理相關(guān)制度、要求與注意事項，提升對電力工程檔案資料管理的熟悉度，促使后續(xù)工作開展的有效性。同時要定期做好檔案管理工作會議討論，對檔案管理相關(guān)工作做好對應的檢查與問題改善，不斷地糾正檔案管理中存在的問題，做好檔案管理工作評價，提升檔案管理人員工作狀態(tài)。甚至可以提供網(wǎng)絡視頻培訓資料或者專業(yè)人才培訓會議方式來提升有關(guān)人員工作能力，培訓工作要分級展開，依據(jù)不同工作崗位、工作級別人員針對性安排，提升培訓管理的有效性。要積極的分享檔案管理知識資料，不斷的促使有關(guān)工作人員隨時提升自身能力。

（四）加強電力檔案信息化管理

信息化建設(shè)有利于推動企業(yè)檔案管理工作，促進電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設(shè)中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進電力工程檔案資料管理工作開展。

一方面，在檔案管理中，企業(yè)應建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設(shè)過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應實時監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業(yè)還應加強檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中，建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，利于保護檔案資料信息安全。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案資源管理是電力企業(yè)管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，在推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展上具有重要意義。因而需要企業(yè)對此予以足夠的重視。針對當前電力工程檔案資料管理中所存在的問題，必須要結(jié)合實際情況，采取積極有效的措施。