電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

徐宏

（忻州市招商投資服務中心，山西 忻州 034000）

隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，信息技術化也得到了提高，并且被應用到各行各業(yè)，檔案管理也隨之發(fā)生了新的變化，和傳統(tǒng)的紙質檔案管理相比較，電子檔案的出現帶給檔案管理工作非常多的便利，并且提高了檔案管理的效率和質量，但是這也給檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別和共性問題的研究，使檔案管理人員更加了解兩者之間的關系，并且通過不斷改進和完善，來不斷提升信息時代下電子檔案管理的效率和質量。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同

和傳統(tǒng)檔案的手工操作相比，電子檔案在歸納管理的過程中主要依靠信息技術，采用的是電子編碼對檔案信息進行歸檔。在電子檔案的編輯過程中，能夠做到沒有痕跡的編輯，以此保證電子文件的完整性。與此同時，因為是無痕編輯，許多重要信息和內容被別人篡改或者刪除而且會很難被發(fā)現。這使得電子文件的真實性難以保證。所以，檔案管理人員在編輯檔案信息的過程中，應該特別注意數字簽名和信息認證，做好加密保護，防止電子檔案信息被別人任意的篡改或著刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同

傳統(tǒng)的紙質檔案在保管的過程中，容易出現潮濕和蟲蛀等現象，不能保證有效信息的保管。并且紙質檔案的存放很占用空間，在一定程度上消耗大量的人類財力和空間等，在需要查找信息或者提取信息的時候，由于數量巨大，給管理人員帶來了很大的麻煩和不便，而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題。電子檔案保管模式是虛擬存在的，通過信息化的數字技術進行存儲，使檔案管理變得簡單方便，而且不容易受到生活的環(huán)境的影響，降低了有效信息流逝的風險。但是電子檔案管理也存在一定的缺點，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案存儲的載體也發(fā)生著巨大的變化，很多檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。因此很多檔案管理人員在進行電子檔案編輯的同時還會備用一份紙質檔案，確保檔案的安全性，同時計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同

傳統(tǒng)的檔案在查詢的時候需要人工進行查詢，會消耗大量的人力和時間，在翻找的過程中還會影響到其他檔案的完整性。而電子檔案可以有效的解決這一問題，電子檔案在保證信息錄入完整的情況下，進行查詢的時候，只需要利用信息技術和互聯(lián)網就可以精準的查詢到所想了解的信息，極大的節(jié)約了查詢工作的人力和財力。而且在查詢的過程中不會造成其他信息的物理損耗，電子檔案管理的共性很強，不會因為對一個檔案的查詢而導致其他工作的正常開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要保證信息的完整性。傳統(tǒng)檔案信息在收集和編輯的過程中，需要保證信息的完備。而電子檔案在管理的過程中也是這樣的，并且電子檔案的信息是根據紙質檔案為基礎將紙質檔案上面的信息上傳到虛擬的網絡存儲中去，在上傳的過程中，檔案內的實質內容是不發(fā)生任何變化的，而且電子檔案信息的真實性是在生成之后根據紙質檔案進行驗證的，因此，管理人員在做電子檔案管理的同時，還應該加強對傳統(tǒng)檔案的管理，做好紙質檔案的保存，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理一致

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理基礎之上進行的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理是通過信息技術和互聯(lián)網技術，將傳統(tǒng)的紙質檔案的信息轉化為虛擬信息，其中所包含的內容和信息的整理不發(fā)生變化。正如同《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中被嚴格遵循，而且在電子檔案管理中也應該嚴格遵循。如此可知，電子檔案管理和紙質檔案管理的本質不會發(fā)生變化，改變的只是存儲檔案的方式和手段，但是基本原理是相通的，是一致的。

三、結語

隨著信息科學技術的不斷進步和發(fā)展，電子檔案和紙質檔案管理之間的區(qū)別和共性也會不斷的發(fā)生變化，兩者之間的差距也會越來越大，應該合理的理解兩者之間的關系，管理人員也需要積極的增強自己的知識量，為我國的檔案管理工作進一步發(fā)展打下基礎。