對辦公室檔案規(guī)范化管理的幾點思考

劉曉瑜

（渭南公路管理局，陜西 渭南 714000）

檔案是社會建設(shè)的一種寶貴財富，對于各個單位而言，做好自身檔案的管理工作是維護(hù)和回顧歷史真實面貌的必要手段。公路管理局檔案是指在活動、工作、宣傳過程中通過各種不同方式與載體，諸如公文、圖冊、日記、視音頻、盤片等當(dāng)中保存數(shù)據(jù)的內(nèi)容數(shù)據(jù)統(tǒng)稱。在公路管理局改革發(fā)展過程中檔案室記錄以及對歷史活動客觀反映的一種載體，在公路管理局管理當(dāng)中有著記錄教訓(xùn)、指導(dǎo)方向的地位，而公路管理局的辦公室檔案管理必然在各個活動展開過程中滲透并擔(dān)任著重要的地位，因此促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)對于公路管理局的質(zhì)量、服務(wù)水平提高有明顯積極價值，也對群眾相關(guān)知識健康宣教推廣有推動作用，對服務(wù)中心、群眾雙方的利益都有維護(hù)意義。重視公路管理局的辦公室檔案管理是為各項業(yè)務(wù)能夠達(dá)到多層次、全方位以及高質(zhì)量的要求。

一、辦公室檔案的特點

（一）資料的收集與保存

公路管理局的辦公室檔案重點在于真實記載存在歷史中對于發(fā)生的事件、存在的任務(wù)以及過程，檔案管理是為單位后續(xù)發(fā)展提供參考以及借鑒。因此公路管理局辦公室檔案管理需要將文件、書報、視頻音頻文件收集，保存資料并做好分類與整理工作，與信息化手段相配合，保障保管質(zhì)量。

（二）檔案所涉及的種類較多

辦公室檔案的管理包含了不同的內(nèi)容，而公路管理局則相對更多，包括了會計檔案、特定的載體檔案以及行政管理記錄檔案等，同時各種協(xié)議、合同、紅頭文件，錄像、錄音等特殊載體資料等，只要系統(tǒng)化歸類才能夠讓辦公室各種種類的檔案有效保存，提升工作效率。

二、辦公室檔案規(guī)劃化管理的策略

（一）規(guī)范管理程序

檔案管理想要達(dá)到理想規(guī)范化效果，其最為鮮明典型的特征為管理程序規(guī)范，因此需要制定一個覆蓋范圍廣的辦公流程，從檔案立卷開始，延伸覆蓋到存檔、調(diào)檔、重新整理等各個工作環(huán)節(jié)，明確各種規(guī)章制度并落實在實踐當(dāng)中，確保不同環(huán)節(jié)的工作都能夠有制度可以遵循，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，所有環(huán)節(jié)都明確到各個細(xì)微單位，保障辦公室文檔的準(zhǔn)確性與真實性。另一方面檔案的管理程序需要適當(dāng)簡化、優(yōu)化，在對辦公室的管理程序進(jìn)行簡化之前要保障不影響管理的質(zhì)量以及管理效率，以免辦公室工作人員花費太多的時間、精力在檔案管理方面。

（二）提升檔案管理意識

公路管理局的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該足夠重視檔案管理，辦公室檔案管理工作想要深入全面地展開離不開領(lǐng)導(dǎo)支持，可以說領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識程度直接影響了辦公室檔案管理規(guī)范化管理的進(jìn)行狀態(tài)，因此需要綜合考慮到公路管理局辦公室檔案管理工作特點，調(diào)整檔案宣傳內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理的意識需要得到重點培養(yǎng)，為以后規(guī)范化管理建立良好基礎(chǔ)。

（三）提升管理人員素質(zhì)

辦公室檔案管理人員的素質(zhì)和辦公室檔案管理工作質(zhì)量、規(guī)范化程度之間存在密切聯(lián)系，管理人員本身的綜合素質(zhì)可以說直接影響到辦公室檔案管理各項工作展開是否嚴(yán)格遵循規(guī)范化的要求，而另一方面辦公室檔案管理工作如果能夠確實、嚴(yán)格地按照規(guī)范化內(nèi)容展開，對于管理人員的素質(zhì)必然有一個嚴(yán)格的要求。辦公室檔案管理人員的素質(zhì)提升，并不單純針對專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)而言，同時對于檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)也有一定要求。公路管理局辦公室檔案工作需要承擔(dān)巨大的工作責(zé)任，因此檔案管理人員也必須要符合技術(shù)過硬、人品素質(zhì)優(yōu)秀以及政治可靠的要求。

（四）理論與實踐相結(jié)合

公路管理局單位想要辦公室檔案管理保持高質(zhì)量的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，需要結(jié)合多個方面的力量，定期組織辦公室檔案管理人員，對近期檔案管理工作的優(yōu)缺點進(jìn)行分析并總結(jié)經(jīng)驗，同時還可以組織優(yōu)秀的工作人員到各種論壇、講座、研討會提升自身能力，時刻掌握當(dāng)前國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理手段。另一方面辦公室檔案管理已經(jīng)和信息技術(shù)分離不開，只有熟練的掌握網(wǎng)絡(luò)信息手段、多媒體手段以及數(shù)字化技術(shù)才能夠保障辦公室檔案管理的規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展，緊跟時代步伐。

（五）檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，對于企業(yè)的運作而言計算機(jī)是離不開的輔助工具，檔案管理工作如果依然保持傳統(tǒng)模式則難以適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展要求。檔案管理要向數(shù)字化演變已經(jīng)是不可避免的趨勢，當(dāng)前檔案管理工作配合網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為了主流模式，高效率、保管質(zhì)量高、避免浪費的優(yōu)勢都使得信息化檔案管理具備不可撼動的優(yōu)勢，同時還能夠完成檔案共享，不但提高了檔案管理工作的效率，也為檔案提供了更為可靠的保護(hù)方式。想要辦公室檔案能夠全面實現(xiàn)規(guī)范化管理就需要完成檔案信息化建設(shè)，不但能夠讓檔案實際應(yīng)用進(jìn)入一個新的臺階，同時也對于檔案在利用效率、開放深度方面有了重大提升。

結(jié)語：公路管理局在發(fā)展過程中，其檔案管理工作對其自身的發(fā)展、未來的規(guī)劃以及核心競爭力具有較強(qiáng)的影響作用。所以對于公路管理局來說，在對檔案進(jìn)行管理的過程中需要能夠不斷地對檔案管理進(jìn)行規(guī)劃，提升規(guī)范化的質(zhì)量，進(jìn)而提升辦公室工作的效率。與其他單位相比，公路管理局的檔案管理自身具有一定的特點，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理中要能夠突破傳統(tǒng)，不斷更新管理方式，提升工作人員的素質(zhì)，通過現(xiàn)代化模式的檔案管理讓單位能夠保持快速、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。