對辦公室檔案規范化管理的幾點思考

劉曉瑜

（渭南公路管理局，陜西 渭南 714000）

檔案是社會建設的一種寶貴財富，對于各個單位而言，做好自身檔案的管理工作是維護和回顧歷史真實面貌的必要手段。公路管理局檔案是指在活動、工作、宣傳過程中通過各種不同方式與載體，諸如公文、圖冊、日記、視音頻、盤片等當中保存數據的內容數據統稱。在公路管理局改革發展過程中檔案室記錄以及對歷史活動客觀反映的一種載體，在公路管理局管理當中有著記錄教訓、指導方向的地位，而公路管理局的辦公室檔案管理必然在各個活動展開過程中滲透并擔任著重要的地位，因此促進檔案現代化管理建設對于公路管理局的質量、服務水平提高有明顯積極價值，也對群眾相關知識健康宣教推廣有推動作用，對服務中心、群眾雙方的利益都有維護意義。重視公路管理局的辦公室檔案管理是為各項業務能夠達到多層次、全方位以及高質量的要求。

一、辦公室檔案的特點

（一）資料的收集與保存

公路管理局的辦公室檔案重點在于真實記載存在歷史中對于發生的事件、存在的任務以及過程，檔案管理是為單位后續發展提供參考以及借鑒。因此公路管理局辦公室檔案管理需要將文件、書報、視頻音頻文件收集，保存資料并做好分類與整理工作，與信息化手段相配合，保障保管質量。

（二）檔案所涉及的種類較多

辦公室檔案的管理包含了不同的內容，而公路管理局則相對更多，包括了會計檔案、特定的載體檔案以及行政管理記錄檔案等，同時各種協議、合同、紅頭文件，錄像、錄音等特殊載體資料等，只要系統化歸類才能夠讓辦公室各種種類的檔案有效保存，提升工作效率。

二、辦公室檔案規劃化管理的策略

（一）規范管理程序

檔案管理想要達到理想規范化效果，其最為鮮明典型的特征為管理程序規范，因此需要制定一個覆蓋范圍廣的辦公流程，從檔案立卷開始，延伸覆蓋到存檔、調檔、重新整理等各個工作環節，明確各種規章制度并落實在實踐當中，確保不同環節的工作都能夠有制度可以遵循，嚴格按照流程進行，所有環節都明確到各個細微單位，保障辦公室文檔的準確性與真實性。另一方面檔案的管理程序需要適當簡化、優化，在對辦公室的管理程序進行簡化之前要保障不影響管理的質量以及管理效率，以免辦公室工作人員花費太多的時間、精力在檔案管理方面。

（二）提升檔案管理意識

公路管理局的領導干部應該足夠重視檔案管理，辦公室檔案管理工作想要深入全面地展開離不開領導支持，可以說領導對于辦公室檔案管理工作重要性的認識程度直接影響了辦公室檔案管理規范化管理的進行狀態，因此需要綜合考慮到公路管理局辦公室檔案管理工作特點，調整檔案宣傳內容，領導干部對于檔案管理的意識需要得到重點培養，為以后規范化管理建立良好基礎。

（三）提升管理人員素質

辦公室檔案管理人員的素質和辦公室檔案管理工作質量、規范化程度之間存在密切聯系，管理人員本身的綜合素質可以說直接影響到辦公室檔案管理各項工作展開是否嚴格遵循規范化的要求，而另一方面辦公室檔案管理工作如果能夠確實、嚴格地按照規范化內容展開，對于管理人員的素質必然有一個嚴格的要求。辦公室檔案管理人員的素質提升，并不單純針對專業素質以及專業技術而言，同時對于檔案管理人員本身的綜合素質也有一定要求。公路管理局辦公室檔案工作需要承擔巨大的工作責任，因此檔案管理人員也必須要符合技術過硬、人品素質優秀以及政治可靠的要求。

（四）理論與實踐相結合

公路管理局單位想要辦公室檔案管理保持高質量的規范化標準，需要結合多個方面的力量，定期組織辦公室檔案管理人員，對近期檔案管理工作的優缺點進行分析并總結經驗，同時還可以組織優秀的工作人員到各種論壇、講座、研討會提升自身能力，時刻掌握當前國內外優秀的檔案管理手段。另一方面辦公室檔案管理已經和信息技術分離不開，只有熟練的掌握網絡信息手段、多媒體手段以及數字化技術才能夠保障辦公室檔案管理的規范化和可持續發展，緊跟時代步伐。

（五）檔案信息化建設

現代化信息技術已經在各個領域當中得到了廣泛的應用，對于企業的運作而言計算機是離不開的輔助工具，檔案管理工作如果依然保持傳統模式則難以適應當前社會的發展要求。檔案管理要向數字化演變已經是不可避免的趨勢，當前檔案管理工作配合網絡化已經成為了主流模式，高效率、保管質量高、避免浪費的優勢都使得信息化檔案管理具備不可撼動的優勢，同時還能夠完成檔案共享，不但提高了檔案管理工作的效率，也為檔案提供了更為可靠的保護方式。想要辦公室檔案能夠全面實現規范化管理就需要完成檔案信息化建設，不但能夠讓檔案實際應用進入一個新的臺階，同時也對于檔案在利用效率、開放深度方面有了重大提升。

結語：公路管理局在發展過程中，其檔案管理工作對其自身的發展、未來的規劃以及核心競爭力具有較強的影響作用。所以對于公路管理局來說，在對檔案進行管理的過程中需要能夠不斷地對檔案管理進行規劃，提升規范化的質量，進而提升辦公室工作的效率。與其他單位相比，公路管理局的檔案管理自身具有一定的特點，檔案管理人員在對檔案進行管理中要能夠突破傳統，不斷更新管理方式，提升工作人員的素質，通過現代化模式的檔案管理讓單位能夠保持快速、穩定、持續的發展。