淺談如何做好科研檔案管理工作

孫賀

（白城市洮北區機構編制電子政務中心，吉林 白城 137000）

伴隨著世界經濟、政治和文化的發展以及科技進步和改革的深入，科研檔案工作也隨之發生了變化。在新的歷史時期，根據檔案工作的發展需要，如何開展科研檔案管理工作問題很現實地擺在廣大檔案在職人員面前，對此檔案人員必須切實做好本職工作，注意從以下方面抓起。

一、從保密工作入手，全面維護好科技檔案的安全工作

首先要明確什么是科研檔案？其內涵重點包括哪些內容？所謂科研檔案必須是科學技術研究活動的真實記錄，而且是在科學技術研究過程中形成，具有相當保存價值的文件材料，是一項重要信息資源，其載體包括有文字、圖表、數據、聲像等各種形式，也是科學技術儲備的一種形式，是所在單位的一項寶貴財富。它的安全與單位安全及經濟發展的成敗密切相關。所以，安全、保密工作，對于各單位和科研檔案管理工作是至關重要的，必須做到萬無一失。為確保保密：

(一)從宣傳教育方面加大力度，強化科研檔案保密知識的學習。要實現依法管理科研檔案，要對科研檔案在職人員強化保密意識和科研檔案保密法制教育。要看到科研檔案形成和內容隨著改革開放和社會主義經濟發展而發生了深刻的變化，在當今新形勢下，需要更多地使用法律手段和辦法對科研檔案加以管理。所以，實行對科研檔案保密法制教育和宣傳、幫助相關領導和有涉密的在職人員切實掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，才能真正實現依法管理單位科技秘密，做好科技檔案管理工作。

(二)要對科研檔案保密工作管理制度加以完善。要從工作實際出發，根據國家保密工作的規定和對科研保密工作的領導責任制度和充實科研檔案保密制度，使科研檔案保密工作有章可循。這方面的規章制度包括：《科研檔案保密工作職責》、《泄秘事件查處辦法》、《科技檔案資料查借閱制度》，以及《科研檔案保密工作制度》等。在完善保密制度的同時，還要對科研檔案保密的管理環節及涉密要各部門加強管理工作。一是科研檔案管理工作各個環節應實行嚴格的管理責任制，包括對檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各環節。二是必須堅持經常性的檢查制度。要有專職保密員定期對本單位或部門的科研檔案保密工作進行巡視檢查，主管領導也要定期對科技檔案保密工作進行監督檢查，發現問題及時加以整改和處理。三是對涉密要害部門加強管理和監督。同時對主要領導對保密工作做出特殊的強調和部署，負責人要經常對檔案機要、傳真等要害部位進行安全專項檢查，千方百計地防止和杜絕泄密事件的發生。

二、加快實現科技檔案管理的全面現代化

（一）必須強化在職人員的管理意識。檔案管理專業性很強，特別是科研檔案更具有其特殊的專業性，它對管理人員在思想品質、道德修養、業務能力、職業精神、專業知識和技術水平都有很高的要求，最重要的是能夠熟練運用現代化科技手段和先進的管理方法管理好科技檔案的基本技能。它要廣大在職人員應當涉獵廣博的專業知識，積極開拓視野，及時優化知識結構，具有較高的綜合素質，才能勝任科技檔案的管理工作。

（二）必須全面提高在職人員的綜合素質。這是適應全面掌握現代化管理技能的需要。電子計算機技術的應用改變了以前科研檔案材料的形成都由手工抄寫為主的作法，改為計算機系統地完成文件，包括文件的起草、修改、檢索、打印、登記、統計等工作，使文件的形成、運行、轉換各環節與自動化辦公相銜接。這就要求廣大科技檔案管理工作者結合工作崗位，鉆研業務，學作結合，提高業務素質，首先要掌握計算機知識，學習信息文化，努力成為具有信息知識和網絡文化的綜合型管理人才。

（三）整理檔案必須直接利用現代化技術。檔案做為一種豐富的信息資源，匯集著大量的資料和豐富的信息，手工整理相當繁瑣，勞動強度大，而且重復勞動又多。科研檔案更是如此。而通過計算機等現代化手段整理檔案，可有事半功倍之效。因為如果人工手工立卷，對文件分類，由于每個人理解不同，同一個文件會有不同分法，不僅工作不便，還會影響案卷質量，可能出現分類不準確問題。如果使用計算機模擬人工立卷，按文件形成的順序打印，減少了手工操作的勞累，保證了分類的質量和標準，提高了功效，降低了人工操作對文件歸檔的影響。

三、切實提高科研檔案人員業務素質，保證科研管理項目及時歸檔

（一）要加強對在職人員的業務素質的培養和教育。必須看到科研檔案管理人員的業務素質高低，是與科研檔案管理工作質量密切相關的。要使廣大在職人員更好地適應科研檔案管理工作的形勢需要，必須從充分發揮他們工作的積極主動性和創造性抓起，在提高他們的知識水平和管理能力方面下功夫。

（二）要從理念上進一步提高在職人員對檔案管理工作的認識。要做到這點，必須加強對檔案工作人員采取各種形式和方法進行宣傳教育和培訓，包括《檔案法》和有關檔案工作規定教育，增強他們工作的自覺性，提高工作效率，讓他們真正認識到做為檔案工作人員應盡的法律責任和義務，自覺加強對檔案材料的控制和積累，要把這些內容納入檔案管理人員的責任制，要對他們進行檢查和考核，堅持做到獎罰分明，激勵先進，批評落后。

（三）要求科研檔案人員要自覺配合科研項目工作。主要是做好科研項目材料的收集和歸檔工作，要把該采集的屬于科研檔案范圍的資料全部采集到庫，并及時歸檔，同時做到“管理四同步”，一是下達計劃任務與文件材料的歸檔要求同步提出；二是檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步進行；三是評審成果與驗收鑒定材料同時進行；四是上級登記、評審獎勵科技成果及科技人員提職考核能與檔案部門歸檔情況的證明材料同時提出。

（四）要求科研檔案管理人員及時整理科研項目并對電子文件歸檔。歸檔過程，必須做到案卷號、圖號、序號相連接，每一張圖紙資料終端用戶都能直接檢索到，注意移交電子文件軟盤、光盤或其它載體時，應附上電子文件的內容到光盤上，并制定相應的保護措施。之所以這樣做，是因為歸檔電子文件以脫機方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。