淺談如何做好科研檔案管理工作

孫賀

（白城市洮北區(qū)機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，吉林 白城 137000）

伴隨著世界經(jīng)濟(jì)、政治和文化的發(fā)展以及科技進(jìn)步和改革的深入，科研檔案工作也隨之發(fā)生了變化。在新的歷史時期，根據(jù)檔案工作的發(fā)展需要，如何開展科研檔案管理工作問題很現(xiàn)實(shí)地?cái)[在廣大檔案在職人員面前，對此檔案人員必須切實(shí)做好本職工作，注意從以下方面抓起。

一、從保密工作入手，全面維護(hù)好科技檔案的安全工作

首先要明確什么是科研檔案？其內(nèi)涵重點(diǎn)包括哪些內(nèi)容？所謂科研檔案必須是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實(shí)記錄，而且是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成，具有相當(dāng)保存價(jià)值的文件材料，是一項(xiàng)重要信息資源，其載體包括有文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式，也是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是所在單位的一項(xiàng)寶貴財(cái)富。它的安全與單位安全及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗密切相關(guān)。所以，安全、保密工作，對于各單位和科研檔案管理工作是至關(guān)重要的，必須做到萬無一失。為確保保密：

(一)從宣傳教育方面加大力度，強(qiáng)化科研檔案保密知識的學(xué)習(xí)。要實(shí)現(xiàn)依法管理科研檔案，要對科研檔案在職人員強(qiáng)化保密意識和科研檔案保密法制教育。要看到科研檔案形成和內(nèi)容隨著改革開放和社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展而發(fā)生了深刻的變化，在當(dāng)今新形勢下，需要更多地使用法律手段和辦法對科研檔案加以管理。所以，實(shí)行對科研檔案保密法制教育和宣傳、幫助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有涉密的在職人員切實(shí)掌握管理科技秘密的法律知識和相關(guān)技能，才能真正實(shí)現(xiàn)依法管理單位科技秘密，做好科技檔案管理工作。

(二)要對科研檔案保密工作管理制度加以完善。要從工作實(shí)際出發(fā)，根據(jù)國家保密工作的規(guī)定和對科研保密工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度和充實(shí)科研檔案保密制度，使科研檔案保密工作有章可循。這方面的規(guī)章制度包括：《科研檔案保密工作職責(zé)》、《泄秘事件查處辦法》、《科技檔案資料查借閱制度》，以及《科研檔案保密工作制度》等。在完善保密制度的同時，還要對科研檔案保密的管理環(huán)節(jié)及涉密要各部門加強(qiáng)管理工作。一是科研檔案管理工作各個環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的管理責(zé)任制，包括對檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)。二是必須堅(jiān)持經(jīng)常性的檢查制度。要有專職保密員定期對本單位或部門的科研檔案保密工作進(jìn)行巡視檢查，主管領(lǐng)導(dǎo)也要定期對科技檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時加以整改和處理。三是對涉密要害部門加強(qiáng)管理和監(jiān)督。同時對主要領(lǐng)導(dǎo)對保密工作做出特殊的強(qiáng)調(diào)和部署，負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對檔案機(jī)要、傳真等要害部位進(jìn)行安全專項(xiàng)檢查，千方百計(jì)地防止和杜絕泄密事件的發(fā)生。

二、加快實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的全面現(xiàn)代化

（一）必須強(qiáng)化在職人員的管理意識。檔案管理專業(yè)性很強(qiáng)，特別是科研檔案更具有其特殊的專業(yè)性，它對管理人員在思想品質(zhì)、道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)精神、專業(yè)知識和技術(shù)水平都有很高的要求，最重要的是能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理好科技檔案的基本技能。它要廣大在職人員應(yīng)當(dāng)涉獵廣博的專業(yè)知識，積極開拓視野，及時優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，具有較高的綜合素質(zhì)，才能勝任科技檔案的管理工作。

（二）必須全面提高在職人員的綜合素質(zhì)。這是適應(yīng)全面掌握現(xiàn)代化管理技能的需要。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用改變了以前科研檔案材料的形成都由手工抄寫為主的作法，改為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地完成文件，包括文件的起草、修改、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換各環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接。這就要求廣大科技檔案管理工作者結(jié)合工作崗位，鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)作結(jié)合，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先要掌握計(jì)算機(jī)知識，學(xué)習(xí)信息文化，努力成為具有信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型管理人才。

（三）整理檔案必須直接利用現(xiàn)代化技術(shù)。檔案做為一種豐富的信息資源，匯集著大量的資料和豐富的信息，手工整理相當(dāng)繁瑣，勞動強(qiáng)度大，而且重復(fù)勞動又多。科研檔案更是如此。而通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可有事半功倍之效。因?yàn)槿绻斯な止ち⒕恚瑢ξ募诸悾捎诿總€人理解不同，同一個文件會有不同分法，不僅工作不便，還會影響案卷質(zhì)量，可能出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確問題。如果使用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，按文件形成的順序打印，減少了手工操作的勞累，保證了分類的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，提高了功效，降低了人工操作對文件歸檔的影響。

三、切實(shí)提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證科研管理項(xiàng)目及時歸檔

（一）要加強(qiáng)對在職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)和教育。必須看到科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低，是與科研檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)的。要使廣大在職人員更好地適應(yīng)科研檔案管理工作的形勢需要，必須從充分發(fā)揮他們工作的積極主動性和創(chuàng)造性抓起，在提高他們的知識水平和管理能力方面下功夫。

（二）要從理念上進(jìn)一步提高在職人員對檔案管理工作的認(rèn)識。要做到這點(diǎn)，必須加強(qiáng)對檔案工作人員采取各種形式和方法進(jìn)行宣傳教育和培訓(xùn)，包括《檔案法》和有關(guān)檔案工作規(guī)定教育，增強(qiáng)他們工作的自覺性，提高工作效率，讓他們真正認(rèn)識到做為檔案工作人員應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，自覺加強(qiáng)對檔案材料的控制和積累，要把這些內(nèi)容納入檔案管理人員的責(zé)任制，要對他們進(jìn)行檢查和考核，堅(jiān)持做到獎罰分明，激勵先進(jìn)，批評落后。

（三）要求科研檔案人員要自覺配合科研項(xiàng)目工作。主要是做好科研項(xiàng)目材料的收集和歸檔工作，要把該采集的屬于科研檔案范圍的資料全部采集到庫，并及時歸檔，同時做到“管理四同步”，一是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與文件材料的歸檔要求同步提出；二是檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步進(jìn)行；三是評審成果與驗(yàn)收鑒定材料同時進(jìn)行；四是上級登記、評審獎勵科技成果及科技人員提職考核能與檔案部門歸檔情況的證明材料同時提出。

（四）要求科研檔案管理人員及時整理科研項(xiàng)目并對電子文件歸檔。歸檔過程，必須做到案卷號、圖號、序號相連接，每一張圖紙資料終端用戶都能直接檢索到，注意移交電子文件軟盤、光盤或其它載體時，應(yīng)附上電子文件的內(nèi)容到光盤上，并制定相應(yīng)的保護(hù)措施。之所以這樣做，是因?yàn)闅w檔電子文件以脫機(jī)方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。