信息化背景下中學檔案數字化管理與建設研究

呂連杰

（黑龍江省虎林市八五八農場學校，黑龍江 虎林 158419）

引言

中學是教育工作的關鍵階段。中學檔案管理是學校各項工作的基礎，是教書育人的真實記錄，是評價教學質量的重要依據。中學檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，涉及中學教育教學工作及組織、管理的各方面，是學校重要的信息資源。

一、當前中學檔案管理工作的普遍現狀

（一）重視程度不高。

在當前的中學檔案管理工作中，沒有對檔案管理形成正確的認識，一般都是將檔案進行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒有后續對檔案信息的有效利用。同時由于對檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學檔案室多是處于學校的辦公角落，環境差，紙質檔案在這種環境下容易受損，影響了檔案的完整性。

（二）與時代發展脫節。

中學檔案的管理工作方式仍沿用傳統的方法，當前管理工作與全新教育理念脫節，從而使中學教育教學與學校發展步履維艱。同時計算機設備等現代技術設備并不完善，缺乏相應的技術支持。

二、信息化背景下中學檔案數字化管理建設要點

（一）加大投入，夯實數字化管理基礎

中學檔案數字化是中學教育事業的重要組成部分，也是中學寶貴的教育資源。首先，中學教育主管部門及其領導要高度重視檔案數字化工作，提升檔案工作的數字化意識，加強中學檔案數字化工作的組織和領導。其次，要給予中學檔案數字化管理所需的人、財、物的支持和保障力度，配齊配強中學檔案管理所需的專業化、信息化人員，加大經費保障和投入力度，為中學檔案數字化管理添置必要的計算機、掃描儀、照相機，以及各種檔案應用軟件，為中學檔案數字化管理提供必要的儀器設備。此外，還要加大硬件建設的投入力度，建立專門的檔案管理場所，并為數字化管理留有必要的場地。

（二）完善制度，健全數字化管理體系

在中學檔案數字化管理過程中，電子檔案目錄不規范、標準要求不一致等問題阻礙了數字化檔案管理工作的進程。因此，中學檔案管理部門要加強與中學教學、行政管理以及教學服務等工作系統建立互聯互通和兼容共享體系，防止檔案數字化資源與檔案數據庫存儲之間的格式不一致、不統一，避免給后期的檔案數字化存儲、傳輸、利用造成障礙。為此，中學檔案管理部門應堅持以《檔案著錄規則》《紙質檔案數字化技術規范》《文獻檔案資料數字化工作導則》為依據，結合中學檔案數字化管理的現實需要，制定相應的實施細則，統一中學檔案數字化分類標準，規范數字化檔案管理題名，建立數字化檔案查詢、利用、銷毀等規章制度，提高中學檔案數字化管理的規范化、制度化水平。

（三）提高管理人員專業素養

優秀人才是一項工作開展并發展的基礎保障，也是一種核心競爭力。因此需要當前檔案工作人員不斷提升自身綜合素質、意識到終身學習的重要性，及時更新自身知識技能。在進行實際學校檔案管理時需要先樹立起自己對于工作的重視，做到對文件、歷史、數據的充分尊重，保證內容真實性、可靠性。同時尊重歷史真實性也是開展工作時必須遵守的一個原則。在對文件數據進行收集、整合、審查、存檔等流程中，在各環節工作人員都要對自己嚴加要求，做到“立檔真實、用檔可靠、依照歷史、恪盡職守”。

除此之外，校方還可以開展相關活動來組織職員提高自身能力，培養并深化其對于專業知識的理解與應用。例如：專家主題講座；檔案管理主題知識有獎競賽等等。讓工作人員系統、嚴謹、全面的掌握理論內容，并在不斷實踐工作中找到高效歸檔、保存的方法，在信息化技術的應用上，要定期更新員工知識與操作技能。

（四）應用科學績效考核制度

結合過去管理情況與工作經驗來看，采取績效考核模式對于工作效果提升可以起到推進的積極作用。績效考核制定標準是以工作人員的執行效率、執行成績等方面來對其階段工作采取一個評價與判斷。通過這種方式不僅能提升中學檔案管理工作的完成效率，同時也可以給各崗位人員提供一個良好表現發展的平臺。績效考核制度需要專業人員結合實際情況進行制定，只有確保考核標準、考核結果的公平公正公開才能發揮到積極作用。同時管理者與領導者也可以根據考核得到的結果引進專業人才與智能設備。充分應用其優勝劣汰模式，實現人員的合理應用，避免崗位上出現游手好閑、懈怠僥幸的人員，積極調動崗位積極性，從而提升整體工作效率。

（五）建立數字化的檔案信息數據庫

向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數字化檔案管理與建設的最終目的，因此建立數字化的檔案信息數據庫至關重要。首先，需要確立數字化檔案數據的來源，保證檔案數據的完整性。其次，要建立數字化檔案的基本目錄數據庫，根據中學檔案的分類情況，基于原始檔案建立基本目錄數據庫，使數字化檔案信息一目了然。再次，建立數字化檔案內容專題數據庫。根據中學檔案的主要內容和應用對象，將檔案信息分為幾個大的專題，包括學生學籍、科研成果、教師教學、學校發展歷史等，讓利用者可以根據功能進行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學校舉行大型例會時，檔案管理者可以將會議內容以視頻的形式記錄下來，再通過數字化設備將視頻格式進行輸出，保存至U盤中并做好相關記錄，完成檔案管理的工作內容。

結束語

綜上所述，由于檔案管理工作對于中學學校整體發展可起到重要作用，所以在新時期背景下，就需要提升檔案管理意識，有針對性的解決現存問題，根據不同學校的實際發展情況制定出科學、合理、完善的管理提示，推進中學的可持續發展。