如何做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作

張曉冬

（孟州市檔案館，河南 焦作 454750）

引言：在我國現(xiàn)代化企業(yè)越來越多的社會(huì)形勢(shì)下，為了加強(qiáng)企業(yè)管理，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，機(jī)構(gòu)改革成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，而檔案資料管理與處置工作則需要根據(jù)企業(yè)、單位改革的現(xiàn)狀去進(jìn)行相應(yīng)的完善與管理。

一、充分認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作的重要性

檔案是一個(gè)單位或企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是其資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，屬共家所有。一個(gè)單位的檔案真實(shí) 地記錄了該單位成立、成長(zhǎng)和發(fā)展的過程，同時(shí)也是國家資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的重要依據(jù)，具有十分重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。做好機(jī)構(gòu)改革過程中檔案接收工作，是檔案工作為機(jī)構(gòu)改革 服務(wù)，確保機(jī)構(gòu)改革順利進(jìn)行的需要；也是防止檔案資源 損毀和流失，確保檔案完整與安全的需要；還是維護(hù)社會(huì)、經(jīng) 濟(jì)發(fā)展歷史真實(shí)面貌的需要。

二、做好機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作的辦法及策略

（一）做好機(jī)構(gòu)改革單位檔案處置歸屬管理工作

機(jī)構(gòu)改革過程中，檔案的歸屬與流向問題是做好其處置工作的第一步，這也是保證各個(gè)檔案資料完整性的關(guān)鍵。具體而言：

1.保留、納入重新組建、撤銷建制的部門和單位，自變動(dòng)之日起檔案全宗終止，檔案按專業(yè)要求規(guī)范整理后移交同級(jí)國家綜合檔案館。新組建機(jī)構(gòu)確因工作需要暫時(shí)保留涉改單位檔案的，必須書面報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門同意，由新機(jī)構(gòu)按原全宗代管，實(shí)行封口管理，單獨(dú)保存和利用，達(dá)到規(guī)定年限（10年）后再移交同級(jí)國家綜合檔案館。

2.以原機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)組建、更名、職能優(yōu)化的部門和單位，繼續(xù)沿用原檔案全宗。

3.新組建機(jī)構(gòu)自成立之日起，形成的檔案由新設(shè)檔案全宗進(jìn)行管理。全宗號(hào)向同級(jí)國家綜合檔案館申請(qǐng)。

4.設(shè)在有關(guān)部門和單位的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及由部門統(tǒng)一管理對(duì)外保留或加掛牌子的機(jī)構(gòu)，不單獨(dú)設(shè)檔案全宗，其檔案納入有關(guān)部門和單位檔案全宗管理。

5.因整合、優(yōu)化需要，原機(jī)構(gòu)的部分職責(zé)劃入其他機(jī)構(gòu)，劃入前履行該職責(zé)形成的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機(jī)構(gòu)。相關(guān)機(jī)構(gòu)需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應(yīng)按照規(guī)定提供利用。

（二）明確機(jī)構(gòu)改革中檔案處置的主要內(nèi)容

1.檔案管理的內(nèi)容。要想做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案處置工作，就必須要明確檔案管理的主要內(nèi)容和類型等等：文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務(wù)禮品檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)等等，檔案和類型不同，所包涵的內(nèi)容也不一樣，比如說公務(wù)禮品檔案不但包括一些實(shí)物性禮品，而且還必須要保留其文字說明材料和附件，卻又與實(shí)物檔案有著本質(zhì)性的區(qū)別。

2.資料管理。這些資料是單位在各種活動(dòng)中所形成和記錄下來的，包括各種業(yè)務(wù)職能活動(dòng)中形成的資料，以及本單位組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、公開出版發(fā)行物、圖書等。

3.檢索工具。檢索工具是檔案管理工作的前提，也是其規(guī)范性的保證，具體可以包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、全宗卷等。

（三）檔案處置工作具體要求

1.迅速制定管理與處置方案。各涉改單位應(yīng)在本級(jí)機(jī)構(gòu)改革方案正式公布后盡快制定本單位檔案管理與處置方案，并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后實(shí)施。檔案管理與處置方案內(nèi)容包括：檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員安排，檔案收集、整理的要求，檔案清點(diǎn)、交接程序及日常的保管、利用要求等。

2.全面收集清點(diǎn)。各涉改單位應(yīng)根據(jù)本單位的檔案管理與處置方案，及時(shí)清點(diǎn)檔案，統(tǒng)計(jì)檔案門類、數(shù)量。對(duì)照本單位的文件材料歸檔范圍，結(jié)合單位主要職能，清查散存在各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人手上的文件材料，并進(jìn)行登記造冊(cè)，做到應(yīng)收盡收。收集清點(diǎn)的檔案形成時(shí)間截止到組建的新機(jī)構(gòu)成立之前。

3.認(rèn)真組織鑒定整理。各涉改單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家和行業(yè)的有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)所有檔案進(jìn)行鑒定整理，并編制好檢索工具，完善全宗卷，方可移交給同級(jí)國家綜合檔案館或組建的新機(jī)構(gòu)。組建的新機(jī)構(gòu)成立之前形成的文件材料歸入原機(jī)構(gòu)檔案全宗，由各涉改單位負(fù)責(zé)整理；組建的新機(jī)構(gòu)成立之后形成的文件材料，由組建的新機(jī)構(gòu)收集整理歸檔。各涉改單位機(jī)構(gòu)改革期間，嚴(yán)禁銷毀任何檔案。

4.嚴(yán)格規(guī)范處置手續(xù)。各涉改單位應(yīng)嚴(yán)格履行檔案處置交接手續(xù)。一是規(guī)范內(nèi)部移交手續(xù)，對(duì)散存在單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，由單位檔案室統(tǒng)一接收，辦理交接手續(xù)。二是規(guī)范向同級(jí)國家綜合檔案館或新機(jī)構(gòu)移交手續(xù)，移交工作應(yīng)在交接雙方分管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下，確認(rèn)無誤后，雙方在交接文據(jù)上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗永久保管，1份交同級(jí)檔案行政管理部門備案。檔案處置工作應(yīng)在新組建機(jī)構(gòu)成立之日起2個(gè)月內(nèi)完成。

三、做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作的監(jiān)督

各級(jí)黨委政府應(yīng)把檔案處置工作作為評(píng)估機(jī)構(gòu)改革工作是否落實(shí)到位的重要指標(biāo)，加強(qiáng)檢查與督促，組織精干力量做好檔案處置的各項(xiàng)工作，督促有關(guān)單位按時(shí)保質(zhì)移交檔案，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失等問題，確保國家檔案資源齊全完整和安全。并且涉改單位在檔案處置過程中應(yīng)確保檔案處置經(jīng)費(fèi)，才保障檔案處置工作順利進(jìn)行。對(duì)拒不按國家規(guī)定處置和移交檔案的單位和個(gè)人，依法追究單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員責(zé)任。

四、結(jié)束語

總而言之，在機(jī)構(gòu)改革的同時(shí)，也給單位的檔案管理工作帶來了很大的變化，我們只要從機(jī)構(gòu)改革的現(xiàn)狀出發(fā)，制定科學(xué)合理的檔案處置管理工作規(guī)劃。保證在檔案處置工作中不丟失、損毀、泄密，維護(hù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史的完整性。