如何做好機構改革檔案處置工作

張曉冬

（孟州市檔案館，河南 焦作 454750）

引言：在我國現代化企業越來越多的社會形勢下，為了加強企業管理，提高市場競爭力，機構改革成為社會發展的一個必然趨勢，而檔案資料管理與處置工作則需要根據企業、單位改革的現狀去進行相應的完善與管理。

一、充分認識機構改革中檔案處置工作的重要性

檔案是一個單位或企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是其資產的依據和憑證，屬共家所有。一個單位的檔案真實 地記錄了該單位成立、成長和發展的過程，同時也是國家資產清理、登記、評估工作的重要依據，具有十分重要的歷史價值和現實價值。做好機構改革過程中檔案接收工作，是檔案工作為機構改革 服務，確保機構改革順利進行的需要；也是防止檔案資源 損毀和流失，確保檔案完整與安全的需要；還是維護社會、經 濟發展歷史真實面貌的需要。

二、做好機構改革中檔案處置工作的辦法及策略

（一）做好機構改革單位檔案處置歸屬管理工作

機構改革過程中，檔案的歸屬與流向問題是做好其處置工作的第一步，這也是保證各個檔案資料完整性的關鍵。具體而言：

1.保留、納入重新組建、撤銷建制的部門和單位，自變動之日起檔案全宗終止，檔案按專業要求規范整理后移交同級國家綜合檔案館。新組建機構確因工作需要暫時保留涉改單位檔案的，必須書面報同級檔案行政管理部門同意，由新機構按原全宗代管，實行封口管理，單獨保存和利用，達到規定年限（10年）后再移交同級國家綜合檔案館。

2.以原機構為基礎組建、更名、職能優化的部門和單位，繼續沿用原檔案全宗。

3.新組建機構自成立之日起，形成的檔案由新設檔案全宗進行管理。全宗號向同級國家綜合檔案館申請。

4.設在有關部門和單位的議事協調機構及由部門統一管理對外保留或加掛牌子的機構，不單獨設檔案全宗，其檔案納入有關部門和單位檔案全宗管理。

5.因整合、優化需要，原機構的部分職責劃入其他機構，劃入前履行該職責形成的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機構。相關機構需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應按照規定提供利用。

（二）明確機構改革中檔案處置的主要內容

1.檔案管理的內容。要想做好機構改革中的檔案處置工作，就必須要明確檔案管理的主要內容和類型等等：文書檔案、科技檔案、專業檔案、公務禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數據等等，檔案和類型不同，所包涵的內容也不一樣，比如說公務禮品檔案不但包括一些實物性禮品，而且還必須要保留其文字說明材料和附件，卻又與實物檔案有著本質性的區別。

2.資料管理。這些資料是單位在各種活動中所形成和記錄下來的，包括各種業務職能活動中形成的資料，以及本單位組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、公開出版發行物、圖書等。

3.檢索工具。檢索工具是檔案管理工作的前提，也是其規范性的保證，具體可以包括紙質目錄、電子目錄、全宗卷等。

（三）檔案處置工作具體要求

1.迅速制定管理與處置方案。各涉改單位應在本級機構改革方案正式公布后盡快制定本單位檔案管理與處置方案，并經同級檔案行政管理部門審查同意后實施。檔案管理與處置方案內容包括：檔案工作負責機構和人員安排，檔案收集、整理的要求，檔案清點、交接程序及日常的保管、利用要求等。

2.全面收集清點。各涉改單位應根據本單位的檔案管理與處置方案，及時清點檔案，統計檔案門類、數量。對照本單位的文件材料歸檔范圍，結合單位主要職能，清查散存在各內設機構和個人手上的文件材料，并進行登記造冊，做到應收盡收。收集清點的檔案形成時間截止到組建的新機構成立之前。

3.認真組織鑒定整理。各涉改單位應嚴格按照國家和行業的有關檔案標準規范對所有檔案進行鑒定整理，并編制好檢索工具，完善全宗卷，方可移交給同級國家綜合檔案館或組建的新機構。組建的新機構成立之前形成的文件材料歸入原機構檔案全宗，由各涉改單位負責整理；組建的新機構成立之后形成的文件材料，由組建的新機構收集整理歸檔。各涉改單位機構改革期間，嚴禁銷毀任何檔案。

4.嚴格規范處置手續。各涉改單位應嚴格履行檔案處置交接手續。一是規范內部移交手續，對散存在單位各內設機構和個人手中的檔案，由單位檔案室統一接收，辦理交接手續。二是規范向同級國家綜合檔案館或新機構移交手續，移交工作應在交接雙方分管檔案工作的負責人主持下，確認無誤后，雙方在交接文據上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗永久保管，1份交同級檔案行政管理部門備案。檔案處置工作應在新組建機構成立之日起2個月內完成。

三、做好機構改革檔案處置工作的監督

各級黨委政府應把檔案處置工作作為評估機構改革工作是否落實到位的重要指標，加強檢查與督促，組織精干力量做好檔案處置的各項工作，督促有關單位按時保質移交檔案，防止因接收不及時出現檔案遺失等問題，確保國家檔案資源齊全完整和安全。并且涉改單位在檔案處置過程中應確保檔案處置經費，才保障檔案處置工作順利進行。對拒不按國家規定處置和移交檔案的單位和個人，依法追究單位領導和有關人員責任。

四、結束語

總而言之，在機構改革的同時，也給單位的檔案管理工作帶來了很大的變化，我們只要從機構改革的現狀出發，制定科學合理的檔案處置管理工作規劃。保證在檔案處置工作中不丟失、損毀、泄密，維護社會、經濟發展歷史的完整性。