淺析工程總承包項目檔案工作的應(yīng)用實踐

冀昕霓

（中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司，北京 100120）

緒論

建筑工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄,是建筑項目全生命周期過程的真實再現(xiàn)，是項目質(zhì)量鑒定的重要憑證，同時也為以后項目的改、擴建提供參考和依據(jù)。工程總承包單位因項目模式不同，又受地理環(huán)境、地區(qū)政策等因素影響，致使項目現(xiàn)場情況千差萬別，資料復(fù)雜多樣。給現(xiàn)有的建設(shè)工程總承包檔案工作提出更高的要求，如何確保檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、齊全性、規(guī)范性尤為重要。

一、工程總承包項目定義及模式

工程總承包項目是指項目業(yè)主為實現(xiàn)項目目標(biāo)而采取的一種承包模式。即從事工程項目建設(shè)的單位受業(yè)主委托，按照合同約定對決策、設(shè)計到試運行的建設(shè)項目發(fā)展周期實行全過程或若干階段的承包。

工程總承包項目管理模式有很多種，現(xiàn)階段主要是設(shè)計采購施工/交鑰匙總承包模式、設(shè)計采購與施工管理總承包模式、設(shè)計與施工總承包模式，住建部【2016】93號文要求大力推進工程總承包模式，確立了以“設(shè)計-采購-施工”及“設(shè)計-施工”為代表的總承包模式發(fā)展方向。

二、工程總承包單位檔案部門工作的開展

根據(jù)工程總承包項目模式與特點，工程總承包項目工作內(nèi)容需涉及到項目方方面面，因而檔案的收集范圍更加廣泛，這對檔案工作者提出了更高的要求。為保證歸檔資料質(zhì)量，檔案管理方式也要發(fā)生改變。檔案要向文件控制延伸，在項目施工過程中介入。

現(xiàn)結(jié)合本單位的工作實踐經(jīng)驗，淺析工程總承包項目檔案者的工作如何開展：

（一）建立工程包檔案規(guī)章制度。

a建立檔案管理管理制度，可以實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。檔案工作的完成是各部門共同努力的結(jié)果，在制度中要明確各部門、項目部檔案管理職責(zé)，如：項目經(jīng)理是工程檔案管理的直接責(zé)任人，需指導(dǎo)資料員按要求將工作中形成的、應(yīng)歸檔文件材料，進行收集、整理。

b建立考核制度，對資料形成部門考核，促進項目檔案工作開展。

C建立歸檔制度，確保歸檔資料質(zhì)量。

（二）檔案人員要在施工過程中介入

以往檔案者的工作是在文件使用完畢后開始，而工程檔案工作者需要在文件形成時介入。

在項目前期，檔案員需了解項目信息動態(tài)；在施工過程中，檔案員與項目部隨時聯(lián)系，掌握項目進度與資料進展，定期對現(xiàn)場資料檢查、考核，針對現(xiàn)場資料問題，提出解決措施；在竣工階段，檔案員及時掌握施工完成時間，督促項目部及時歸檔資料。

（三）定期開展培訓(xùn)

資料員水平參差不齊，即使有的資料員水平很高，但也未必明白檔案是什么。許多資料員在做資料時有很多習(xí)慣性做法，不符合現(xiàn)行規(guī)定要求。為提升資料員管理水平，檔案部門依據(jù)實際情況開展檔案培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案基礎(chǔ)知識、工程基礎(chǔ)知識、現(xiàn)場實操等內(nèi)容。

（四）根據(jù)管理模式建立不同歸檔范圍

不同模式的總承包項目，檔案收集范圍也不一樣，在交鑰匙工程中，檔案的內(nèi)容包括：設(shè)計類文件、采購類文件、招投標(biāo)文件、所有施工文件。在設(shè)計epc項目中，總承包單位對施工起到管理職責(zé)，并不是施工主體，那么在收集資料時，施工文件無需歸檔。無論哪種總承包項目模式，在收集資料時都應(yīng)歸檔總承包項目管理文件，像與甲方、監(jiān)理、施工方的來往函件、管理日志等。

（五）建立組卷要求

因各項目部所對應(yīng)的甲方不同，向甲方歸檔資料的組卷方式、歸檔范圍不同，資料員在向公司歸檔時容易照搬甲方標(biāo)準(zhǔn)歸檔。又因很多資料員未從事過該行業(yè)，不懂歸檔整理要求，需要檔案工作者根據(jù)公司項目情況制定要求，建立組卷模板，規(guī)范檔案整理。

三、工程總承包項目部檔案工作的開展

工程總承包項目檔案工作的開展是還需要項目部的支持與配合。在項目部，項目經(jīng)理是檔案管理的第一責(zé)任人，督促項目部的檔案開展，協(xié)調(diào)工作；工程師要對資料內(nèi)容負(fù)責(zé)，對質(zhì)量把關(guān)；資料員負(fù)責(zé)資料收集整理工作。

在項目前期，工程總承包項目應(yīng)與甲方、監(jiān)理、施工方進行檔案交底，明確各方檔案管理職責(zé)，檔案標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍、移交套數(shù)、組卷方式等相關(guān)事宜。項目部用準(zhǔn)備足夠空間放置資料，且能保障資料安全。資料員應(yīng)收集、學(xué)習(xí)各方標(biāo)準(zhǔn)并向下宣貫，建立項目檔案制度。

資料檢查是及時發(fā)現(xiàn)問題的重要手段。施工過程中，工程總承包單位組應(yīng)組織資料員、專業(yè)工程師、技術(shù)負(fù)責(zé)人定期聯(lián)合對施工/分包單位進行資料檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并以書面形式向分包單位反饋。此外，還應(yīng)跟蹤分包單位整改、驗證整改結(jié)果，閉合問題。

在竣工階段，總承包單位資料員應(yīng)收集資料，并對收集的資料完整性、齊全性檢查，待合格后對其整理歸檔。資料員應(yīng)配合甲方檔案工作的開展，督促各家盡快完成檔案整理工作，移交甲方，在完成檔案移交工作時，應(yīng)留存交接記錄及移交的案卷目錄和卷內(nèi)目錄。

從上述論證看，工程總承包項目檔案由多方形成，種類繁多，還受項目自身情況影響，這對檔案工作帶來一定難度，但對項目全生命周期管理，可以保障歸檔資料的完整、齊全、規(guī)范。工程總承包項目檔案工作的完成不是單靠某一方努力就可實現(xiàn)，而是要在檔案部門、項目部及其他部門相互配合，共同努力下才能完成。