淺談如何做好檔案信息資源的開發與利用

鞠凌燕

（中石化勝利油建工程有限公司，山東 東營 257073）

當今世界已經步入了信息化時代，檔案作為一項基礎性的信息資源，既是信息資源的重要組成部分，同時也是國家和社會的重要財富和資產，在經濟和社會發展中發揮著日益重要的作用，為社會的發展、進步和繁榮奠定了重要的基礎。檔案管理工作也正逐步從封閉型向開放型、從重保管到重服務重開發、從傳統管理到現代化管理的轉變。隨著社會的發展，檔案信息資源日益受到廣泛的重視，檔案作為歷史記憶的重要組成部分，已經逐漸在人們意識中潛移默化，被社會各界所認識和重視。以提供檔案信息，滿足社會利用為主要目的，通過深入研究檔案內容，按一定組織形式對檔案文件進行收集、篩選、加工，使之轉化為檔案信息資源成果大力開發利用檔案信息資源勢在必行。作為檔案管理者，開發利用檔案資源，是實現檔案價值的有效途徑，是檔案工作的最終目的。檔案社會化服務作為實現檔案價值的重要途徑，已經成為當今檔案管理工作的重要內容。只要全社會的檔案意識不斷提高，檔案工作者堅持不懈地努力、積極主動地推進，檔案管理工作的社會化服務水平必將得到更大程度的提升。

檔案信息資源的開發與利用是檔案管理部門將收集到的檔案資料根據利用者不同的需求，進行的不同方式、不同深度的整理和加工，并以各種信息產品的方式提供給利用者。通過開發將無序信息變為有序信息，將淺層信息變為深層信息，最大限度地發揮檔案信息的資源優勢。編研式開發利用是以滿足利用需求為目的，以檔案信息為基礎，以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項工作。檔案信息資源的開發利用形式多種多樣，首先也是最傳統、最直接的利用服務方式，就是在檔案室為上門的檔案利用者提供需要借閱的資料；其次將檔案信息資源數字化后通過網絡或者系統給予利用者權限可以實現網上查詢；再次建立檔案展室或者舉辦檔案展覽，將檔案信息資源展示在大眾面前；還可以進行檔案編研，由檔案管理人員將檔案信息分類匯總提煉，將庫房中的檔案轉變為有價值可利用的信息，方便檔案利用者的利用。下面筆者就如何做好檔案信息資源的開發與利用尤其是針對檔案編研工作淺談一下自己的看法。

一、檔案編研式開發利用簡介

檔案編研式開發利用的意義在于有利于提高檔案管理人員的業務水平，有利于提供檔案管理部門的工作質量，有利于檔案信息的保護，有利于編史修志工作的開展。編研式開發利用一般需要進行選題、選材、加工編輯、審核、出版發行等步驟，最終提供到利用者的手中，服務于生產生活。

編研成果在選題上要側重于選擇與現實工作密切相關與利用者需求密切相關的課題，緊緊圍繞主題有針對性地選擇檔案信息資源，比如被頻繁利用的檔案等，使成果價值具有實用性、針對性、具有較高的利用價值，體現檔案編研成果的價值和檔案編研工作效益，使編研成果成為高層次、富有成效的檔案信息開發利用。在選材上還需要選擇檔案資源相對豐富內容可靠、檔案材料相對集中且完整程度較高，從而具有充分的可操作性。還要要根據檔案編研的課題，對素材進行鑒別篩選，對所選用素材的內容進行考證和訂正，保證內容的真實性、準確性和有效性。然后確定編研成果的形式、格式，對檔案資源進行分類匯總、整理加工、審核修訂后最終完成檔案編研成果。

二、檔案編研式開發利用的幾點建議

（一）著力打造新型檔案管理復合型人才

檔案管理復合型人才是指既能掌握檔案專業理論和管理技能，又具有較為廣博的知識，對于檔案庫藏資源所涉及的各個領域盡可能多地去學習去了解，做到能夠及時適應外部環境，勝任多方面工作的高素質的檔案管理人才，而不是僅僅局限于把檔案管理好就可以了。因為高層次檔案人才的創新能力決定了檔案事業的可持續發展，檔案管理人員要能夠善于掌握和積累知識，具有知識面廣、反應快、點子多、適應性強、勇于開拓、善于創新，具備較強的學習能力和適應能力，同時又具有團隊觀念、協作精神、人際關系能力強，才能建立起適應新時代要求，與現代社會全新管理模式相諧調的檔案人員體系，檔案管理工作就可以邁上新的臺階。

（二）加強檔案資源建設，拓寬開發渠道

首先要加強庫藏檔案的收集與管理，也就是檔案基礎性的工作。只有信息資源豐富了才能為檔案編研工作提供保障。檔案室是信息資源的集聚地，豐富庫藏的建設，是加大檔案信息開發的必備環節。俗話說巧婦難為無米之炊，沒有檔案這一最基本的資源，信息的開發與編研工作就無從談起。沒有足夠的檔案信息資源，就不可能進行檔案的開發利用，從這個意義上說，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開發利用的基礎。檔案管理部門應當及時、準確、客觀地收集檔案資源，大力豐富檔案館藏，最大限度地滿足開發利用提供豐厚的物質基礎。要做到庫藏檔案豐富而全面，就要做到建立健全歸檔制度，按照制度要求收集與歸檔檔案，整合檔案資源，依法治檔。只有這樣才能為檔案的開發與利用提供有價值的信息資源，拓寬開發與利用的思路與渠道。

（三）加快檔案信息化與數字化建設

隨著現代社會信息化程度的提高，大力推進信息化，已經成為覆蓋現代化建設全局的戰略舉措，檔案信息建設也成為檔案管理工作需要日漸加強的重要方面。要搞好檔案館信息化建設，必須著重做好檔案館自身數字化建設、辦公自動化建設、檔案信息網站建設等幾個方面的工作。應當說，信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，進一步整合檔案信息資源、實現檔案信息資源社會共享，是新時期對檔案工作的要求。擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。檔案信息化建設有效地推動了檔案事業的發展，檔案自動檢索提高了檔案管理人員的工作效率；通過檔案數字化的前期處理工作，使檔案的整理、編目、統計方便快捷，檔案的利用價值也能得以充分體現。

（四）緊跟時代脈搏，選好編研課題

作為編研成果，選擇好課題非常重要，只有緊跟時代脈搏或者企業發展的編研成果才具備使用與利用價值。以筆者單位近今年的編研成果為例展開說明：

管理類檔案包括黨群工作、行政管理、經營管理、生產管理等企業工作的方方面面，為一個單位的管理提供著有效的支撐；人事檔案也在人們的工作和生活中扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學校到工作崗位各個不同時期的人生軌跡，是學習經歷、工作經歷的真實記錄。從管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供豐富、動態、真實有效的原始資料，在工作中形成并用文字材料記載著個人經歷、政治思想、業務能力、工作業績等各個方面。要想充分發揮管理類檔案和人事檔案的作用，合理利用各種資源，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的，就要求檔案管理部門進一步提高檔案的信息化管理水平，將檔案資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與關鍵數據電子化并存。根據需求對檔案中記載的信息進行深層次的開發利用，以提高檔案的作用，更好地為公司的生產經營服務。我公司檔案室將室存的管理類檔案和人事檔案相結合，完成了《專業技術人員職稱演變情況匯編》。它詳細匯編了公司4000余名專業技術人員的職稱名稱、職稱聘任時間、職稱批準文號以及發文時間，為便于利用者的工作查考提供了依據。

基本建設項目檔案系統地記載了基建工程項目的建設管理全過程，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據，是基建工作和檔案工作的重要組成部分。基建檔案不僅服務于企業的工程建設，也服務于日后的生產管理和技術改造，在工程的擴建、改建、維修及技術改造中都發揮了重要作用。收集基建檔案的最終目的是為了利用，只有將基建工程資料科學地收集歸檔并轉化為檔案信息資源，才能使其在工程建設、生產管理中得到充分的利用，發揮應有的價值。并且由于基建檔案使用頻繁，加劇了檔案資料的老化和磨損，為了提高工作效率，減少檔案原件的使用頻率，延長檔案的使用壽命，我公司檔案管理人員特編輯《基本建設項目檔案匯編》。該匯編收集了公司存檔的800余項基建工程檔案的開工報告、單位工程質量綜合評定表、工程交工證書和竣工報告。將其中的關鍵信息整理匯總成冊。

這些編研成果的完成標志著公司檔案室的檔案管理理念的轉變，由以前的傳統手工整理檔案轉向數字化檔案的同時，樹立超前服務意識和主動參與意識，著力檔案信息資源的深層次開發工作，更加突出檔案的開發利用。編研成果緊跟公司發展脈搏，方便了利用者的查詢和借閱，提高了利用者的工作效率，突出了檔案的使用價值和利用價值，為今后的工作查考留下了詳實的參考資料，為公司的生產、經營、管理和思想政治工作提供大量信息和有效服務，受到了大家的廣泛好評。