檔案社會化服務的概念與特性探析

趙亞楠

（綏化市人民政府辦公室，黑龍江 綏化 152000）

引言：檔案社會化服務作為一項新的檔案工作,已經在近些年來快速的發展起來,其工作的主要成效表現為服務水平及領域不斷的提升和擴大,經濟與社會的效益也有明顯的提升。明確其概念以及特性,有助于檔案社會化服務工作的長期發展。

一、檔案社會化服務概念

檔案社會服務全稱是檔案社會化服務,從這個概念上,我們可以從廣義角度和狹義角度來理解這個概念,廣義角度來看,檔案社會化服務主要是以個檔案部門為主體,利用本單位的檔案管理專業知識和技能向社會公眾提供檔案服務項目的檔案服務活動。例如開設的檔案館、檔案教育與研究機構等社會化檔案服務機構。這些部門在規定允許的情況下,對社會提供檔案原件復印件以及編研成果等檔案服務。從狹義的角度來看,檔案社會化的服務主要是由檔案社會化服務機構利用自己的檔案資源和檔案技能向社會和公眾提供有償檔案服務項目。這種檔案社會化服務機構也被稱為檔案服務機構或者中介機構,他的業務范圍大致可分為：文空、整理、保護、鑒定、編研、檔案信息系統開發等一系列具有社會效益的檔案社會化服務。本文主旨是研究狹義的檔案社會化服務。

二、檔案社會化服務特性

（一）服務性

檔案社會化服務作為一種服務活動,其服務性是他的本質屬性,從以下幾方面體現其服務性。

1.檔案社會化服務是一項以檔案為基礎的社會性服務。因此，它也是現代服務行業里面的重要分支。它所提供的服務不只是整理檔案、駐點服務等簡單的工作,策劃咨詢、業務培訓等能力及智力上的服務也是由它提供的。

2.檔案社會服務在每個服務環節上都有一定的服務要求，所以,檔案管理對于文件的每個階段都要進行管理,在針對每項業務的管理中，要把服務的具體細節羅列出來進行有效率的服務。如對于文件的完整性,提出了文件把控的服務;對于歸檔文件的有序化,提出了規范化整理服務;對于檔案信息的合理開發,提出了檔案編研和文化開發的服務等。

（二）專業性

檔案社會化服務的專業性主要體現在以下幾點。

1.此機構所具備的專業性,屬于檔案事務的專業代理機構,由專業的檔案人才組成,有專門的業務。

2.檔案服務工作是需要專業的知識及技能來完成的,這項工作是提供全方位的檔案專業服務的活動,在檔案工作中的每一個環節里,都需要檔案的專業知識及技能來完成。例如,收集環節中,需對文件規定出歸檔的范圍;整理環節中,需對檔案分類及編號制定相關規則;著錄環節中,需按照檔案著錄進行規范;鑒定環節中,需把檔案價值理論進行合理運用等。

3.在社會化檔案服務管理中，是具有相當的專業性的，主要體現在檔案服務活動中涉及到的編研工作和年鑒等方面，這些環節都必須具有較強的專業性才能進行。

（三）社會性

檔案社會化服務的社會性從以下幾點體現出來。

1.檔案社會服務機構必須要依法創設，他需要向社會其他服務組織一樣進行社會化活動和實施財務獨立核算，是社會發展到一定程度上而產生的新產業，因此，它具有很強的社會性。

2.檔案社會化服務的目標群體是具有社會屬性的。它是一項為社會組織及公眾進行檔案服務的一種活動。通常來講,社會上的每一個行業領域都會有不同類型的檔案產生,而這些檔案文件,都可能需要一個檔案機構為其提供社會化的檔案服務。所以此機構服務的對象范圍非常廣,具有很強的社會性。

（四）商業性

社會化服務所具有的商業性,與傳統的檔案工作在本質上都是有區別的,跟檔案局、檔案室的工作還有一定區別。其商業性主要在下面兩方面體現。

1.此機構是以營利為目的組織,可以叫做檔案社會化商業機構,是需要具備營業執照,根據國家的相關規定依法創設的,按照執照規定的內容范圍進行檔案的服務業務,而且盈利或是虧損都是自行承擔的。

2.檔案社會服務化需要以市場運行機制為準則，因此，在檔案服務工作中每一個環節都要以客戶需求為中心。合理的按照市場的實際情況進行定價,而且還通過正規的招投標方式承接委托項目;此機構與檔案服務外包單位的關系是承包與外包的交易關系,對于完成的服務項目是根據合同定價收取服務費用的。

（五）保密性

檔案社會化服務所具有的保密性是特殊的屬性,也是與圖書館服務區分開來的重要特性。其保密性由以下兩點決定。

1.一些單位所委托的檔案文件基本上都是對單位的原始記錄,因政治或是商業的因素,需要檔案社會化服務提供安全保管的服務,委托單位沒有允許是不能將其公開或是銷毀的。

2.檔案社會化服務機構需要進行保密性管理，主要是因為檔案服務機構在接受委托后，所涉及到的服務產品項目具有一定的經濟價值，按照知識產權法的要求，需要進行保密管理。

結束語：

通過對上文的總結，我們需要對檔案社會化服務的概念和特征進行深刻的認識，他對于檔案服務行業的發展具有重要的推動作用。檔案社會化服務需要從業人員具有以人為本的服務精神，要以客戶的需求為指導方向，以客戶的滿意為標準，積極主動地為各種客戶提供滿意的服務。同時也要積極的探索新的途徑和汲取來經驗，創立自己的服務品牌，提升自己的服務質量。另外，檔案服務化具有專業性，要求從業人員能夠積極的進行自我能力的提升，進而保障服務的高質量和有效性，增強服務檔案服務企業的核心競爭力，滿足服務對象個性化需求。檔案服務也必須要遵從，保密性原則，檔案服務人員要在規范制度的要求下進行工作，保障檔案委托人員及檔案服務人員的信息安全性。檔案社會化服務是一項系統性工作，需要對每個環節進行認真的服務與考核，才能真正提高檔案社會服務的整體水平，建立健全檔案社會服務的體系，進而為人們提供更好的社會檔案服務。