淺談青少年宮檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

馬慧莉

（濟寧市青少年宮，山東 濟寧 272000）

青少年宮是一個支持青少年文化活動承辦與開展的地方，本著文化學(xué)習(xí)、藝術(shù)培養(yǎng)、德育發(fā)展的宗旨針對青少年開展的文學(xué)、藝術(shù)、體育等學(xué)科的教育教學(xué)工作，培養(yǎng)出了一批又一批德才兼?zhèn)涞木C合型人才。近年來，在相關(guān)政府部門與政策的大力支持下，青少年宮具備了良好的發(fā)展前景以及發(fā)展趨勢。青少宮已經(jīng)成為當代青少年學(xué)習(xí)文化藝術(shù)知識的重要地點。

一、青少年宮檔案管理的重要性

1.政策的扶持和社會背景的不斷發(fā)展致使青少年宮的地位直線上升，越來越多的家長和青少年選擇青少年宮作為青少年學(xué)習(xí)藝術(shù)和文化知識的地方。隨著青少年的學(xué)習(xí)進度，相應(yīng)的班級通常都會舉辦匯報演出活動，向社會大眾及學(xué)生家長展現(xiàn)學(xué)生在青少年宮所學(xué)到的才藝。這是對學(xué)生及其家長負責的表現(xiàn)，同時，匯報演出也對學(xué)生起著培養(yǎng)鍛煉的作用。所以，很多青少年宮都將活動視為檢驗學(xué)生真才實學(xué)的方式。在高強度、大密度的文化活動背景下，影視資料和文字檔案的數(shù)量也會隨之增加，那么這時候作為青少年宮活動的舉辦方，相關(guān)工作人員需要考慮的是如何將檔案完整有序的保存起來。將資料進行整理歸納，并且根據(jù)管理經(jīng)驗提出管理教學(xué)工作的問題。

2.對于學(xué)生及家長而言，檔案是記錄保存學(xué)生表演的一種方式，作為校方有義務(wù)幫助其保存好檔案。對于青少年來說，每一個年齡階段都是無可復(fù)制的，所以這些檔案的存在更像是回憶的保存，是獨一無二的，這些都是青少年宮與少年之間特殊的記憶。

3.對于青少年宮的教師而言，檔案的存在是為了警示自己不再犯之前犯過的錯誤。由于經(jīng)驗不足等一些客觀原因，教師在進行授課或者是相關(guān)人員在進行活動的準備工作的時候，都會遇到一些問題。檔案是一個很好的記錄問題的方式，教師或者相關(guān)工作人員可以通過檔案來發(fā)現(xiàn)自己在工作中的一些問題。工作人員在發(fā)現(xiàn)問題的同時對工作情況做出總結(jié)歸納并且在發(fā)現(xiàn)中進步，完善自己日后的工作。

4.對于青少年宮這個機構(gòu)而言，存檔的意義在于真實地記錄日常活動的開展，隨著政府政策扶持力度的加大，青少年宮的活動越來越多。響應(yīng)政府號召是青少年宮的首要任務(wù)，那么青少年宮也要證明自己的確舉辦了相應(yīng)的活動。檔案就是一項有力的證明方式，在年終考核或者是領(lǐng)導(dǎo)視察的時候可以充分的表現(xiàn)和展示自己的工作狀況。這樣，才能推動青少年宮的發(fā)展，在日后才能申請和響應(yīng)更多的活動，為學(xué)生帶來更多的機遇。

二、青少年宮檔案管理工作的注意事項

首先，青少年宮機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及負責檔案管理的專職人員要重視檔案管理工作，從心底認可檔案管理工作的重要性。努力營造上級下級共同努力的工作氛圍，在眾志成城的工作氛圍中可以提高檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理工作的效率。

其次，青少年宮檔案管理人員要注意將活動資料定時定期的對外開放展覽。檔案管理人員在對資料進行保存之前要按照日期、類別、活動舉辦人等內(nèi)容進行整理分類，要確保資料的完整性，如果遇到資料不全的情況要在第一時間聯(lián)系相關(guān)負責人將資料補全。但是需要注意的一點是，檔案管理并不意味著檔案就要被束之高閣，要定期開展活動，將優(yōu)秀作品公開展示，這樣也能起到宣傳的作用。

再次，要注意檔案管理工作是隨著活動隨時進行的，而不是當需要審核的時候再匆匆忙忙的找到幾份資料應(yīng)付。檔案管理人員在每一個活動結(jié)束之后要第一時間聯(lián)系相關(guān)負責人員進行檔案歸納。有時候會遇到活動太多的情況，檔案管理人員要學(xué)會分工合作。比如一部分人負責文字檔案的收集、另一部分則負責圖片、視頻等，具體分工可根據(jù)實際情況而定，但是最后一定要保證資料種類的全面，不能只有幾張圖片或者只有幾份文字，這樣是無法全面的展現(xiàn)活動的完整性的。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是一項需要細心和耐心的工作，由于檔案管理的工作量較大，所以檔案管理人員要注意平時對資料的整理，做到完整有序。檔案管理工作也要與時俱進，在信息化的時代背景下，檔案管理人員要學(xué)會利用現(xiàn)代化技術(shù)手段輔助檔案管理工作。比如建立數(shù)字電子檔案庫等等，通過這種方式保證資源的安全性。同時，檔案管理人員也要通過不斷的學(xué)習(xí)來增強自身的專業(yè)素養(yǎng)，完善檔案管理工作。