淺析檔案數(shù)字化存在的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施

王婷

（北京神舟航天文化創(chuàng)意傳媒有限責(zé)任公司，北京 100086）

為全面落實(shí)現(xiàn)代檔案信息化、數(shù)字化改革的目標(biāo)，管理部門應(yīng)以信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，推動(dòng)紙質(zhì)資料向數(shù)字形式轉(zhuǎn)化的進(jìn)程，并在這一過(guò)程中，針對(duì)檔案的真實(shí)性、安全性、完整性等方面的風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建有效、動(dòng)態(tài)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控機(jī)制，真正發(fā)揮檔案資源的現(xiàn)代社會(huì)的開發(fā)、利用價(jià)值。

一、現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)數(shù)字化工作面臨的具體風(fēng)險(xiǎn)

（一）數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化形式轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，通常會(huì)涉及技術(shù)、管理、設(shè)備、人員等方面的內(nèi)容，實(shí)際的轉(zhuǎn)換流程較為復(fù)雜，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，安全管理出現(xiàn)缺口，信息泄露的可能性將會(huì)大幅度提升。因此，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的全過(guò)程保密控制是確保檔案工作安全性與系統(tǒng)性的重中之重。由于信息形式、信息源、數(shù)據(jù)性質(zhì)等方面的變化，使得信息管理的數(shù)字化形式具備存儲(chǔ)量大、管理便捷、操作簡(jiǎn)單與易于復(fù)制等方面的特點(diǎn)，需要建立更全面、具體、動(dòng)態(tài)的監(jiān)管機(jī)制。

（二）信息資源信息化過(guò)程的真實(shí)性難以保證

檔案的真實(shí)性是數(shù)字化建設(shè)的根本要求。傳統(tǒng)檔案信息資源的管理與開發(fā)、服務(wù)，經(jīng)由存儲(chǔ)、傳輸、記錄、調(diào)用以及遷移，與原始數(shù)據(jù)對(duì)比可能出現(xiàn)差異，數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性難以得到保證。經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案資料，其真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)更復(fù)雜、管理難度更大，出現(xiàn)真實(shí)性管理風(fēng)險(xiǎn)的原因包括兩方面：一方面。數(shù)字化轉(zhuǎn)化階段，由于設(shè)備掃描、拍攝、輸入等流程不規(guī)范，信息失真；另一方面，數(shù)字形式的數(shù)據(jù)資料容易被篡改，容易受技術(shù)操作影響，出現(xiàn)改變。除此之外，檔案管理、服務(wù)平臺(tái)的程序升級(jí)等，往往需要數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，信息容易出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等問(wèn)題。

（三）檔案完整性、系統(tǒng)性的管理風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息的系統(tǒng)性與完整性是資源利用、開發(fā)的基本保障，完整的信息鏈也是保證信息服務(wù)綜合質(zhì)量的關(guān)鍵所在。如數(shù)字檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、邏輯框架、背景資料等，如果出現(xiàn)缺失，對(duì)檔案的開發(fā)意義、價(jià)值、效率等都會(huì)被影響。出現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)的原因包括：一是原始檔案信息的缺失；二是在轉(zhuǎn)化的過(guò)程中由于人為失誤出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、遺漏問(wèn)題；三是受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等風(fēng)險(xiǎn)威脅。

二、應(yīng)對(duì)數(shù)字化圖書館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的有效對(duì)策

（一）創(chuàng)新檔案服務(wù)、管理的工作理念

現(xiàn)階段，相較于發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)檔案智慧化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程還處于落后階段，檔案資源的開放、安全保護(hù)、利用的保守性和公眾新服務(wù)需求之間的矛盾加劇，檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)需求提升。為此，檔案管理、服務(wù)工作者應(yīng)創(chuàng)新融入改革理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案利用觀念，積極推動(dòng)數(shù)字化改革的全面落實(shí)。如，檔案館可以定期就創(chuàng)新改革問(wèn)題召開研討會(huì)、組織專項(xiàng)工作小組、派遣優(yōu)秀員工向數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)等。

（二）健全檔案數(shù)字化領(lǐng)域的法律框架

檔案錄入、存儲(chǔ)、處理等工作的根本目的在于面向使用者提供信息服務(wù)。信息數(shù)據(jù)的開發(fā)價(jià)值是通過(guò)傳遞體現(xiàn)的。數(shù)字化信息的處理與傳播模式，加快了信息的流動(dòng)速率，檔案的查詢、處理更高效。但與此相對(duì)應(yīng)的，這種便捷性與創(chuàng)新利用形式也提升了安全控制的難度。針對(duì)該種問(wèn)題，立足數(shù)字化在檔案信息領(lǐng)域的建設(shè)現(xiàn)狀，逐步構(gòu)建覆蓋更廣泛、管理更具體的法律框架，完善信息數(shù)字化方面的法律設(shè)計(jì)，通過(guò)檔案法等相關(guān)法律規(guī)范填補(bǔ)信息資源數(shù)字化管理方面的空白，是檔案相關(guān)部門與管理工作者共同努力的方向。

（三）設(shè)置數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化檔案機(jī)制的建立可以通過(guò)外包建設(shè)與館內(nèi)主導(dǎo)建設(shè)等途徑設(shè)施，在具體的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)以檔案館長(zhǎng)效管理規(guī)劃目標(biāo)、實(shí)踐工作情況、硬件基礎(chǔ)與實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)等要求為指導(dǎo)，構(gòu)建起與館藏資源開發(fā)方向相協(xié)調(diào)的技術(shù)評(píng)估體系，保證數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。如，采用外包形式時(shí)，應(yīng)該對(duì)外包企業(yè)進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估、資質(zhì)審核，確保企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)設(shè)備具備無(wú)記憶、自動(dòng)刪除等功能，保證館內(nèi)保密資源的安全性。館內(nèi)主導(dǎo)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)工程時(shí)，應(yīng)確保搭設(shè)程序的安全防護(hù)等級(jí)，保證技術(shù)應(yīng)用的綜合質(zhì)量。

（四）規(guī)范檔案資源數(shù)字化的具體流程

為應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)，除了檔案管理部門增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、制度的完善、對(duì)數(shù)字化公司資質(zhì)審核外，同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確定位數(shù)字化檔案的范圍、嚴(yán)格把控?cái)?shù)字化質(zhì)量管理，強(qiáng)化檔案安全管理，消減低端檔案數(shù)字化質(zhì)量及檔案安全事故的風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)講，在檔案數(shù)字化前，檔案部門首先需結(jié)合館藏實(shí)際、利用頻率初步制定一套數(shù)字化方案，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，強(qiáng)化質(zhì)量與安全的意識(shí)。數(shù)字化過(guò)程中檔案部門派專人實(shí)時(shí)跟蹤與監(jiān)控，隨機(jī)抽查目錄著錄的準(zhǔn)確率、數(shù)字化形成電子文件的清晰度、電子文件命名的準(zhǔn)確率，準(zhǔn)確率若低于95%，則要求數(shù)字化公司復(fù)檢、糾偏，每日抽查率不低于當(dāng)日數(shù)字化數(shù)量的20%。數(shù)字化竣工前再次隨機(jī)抽查已完成的數(shù)字化質(zhì)量，錯(cuò)誤率不得高于5%，否則為竣工驗(yàn)收不合格。

結(jié)語(yǔ)：現(xiàn)代圖書館的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)成為改革的必然趨勢(shì)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)平臺(tái)、工作流程等方面的建設(shè)，既可以優(yōu)化館藏管理、處理、安全防控的整體水平，為檔案資源的深入、全面開發(fā)奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，利用數(shù)字化平臺(tái)打造收集、處理、存儲(chǔ)、調(diào)用、遷移與服務(wù)為一體的管理系統(tǒng)，能夠面向用戶提供更具實(shí)效性的信息服務(wù)，為智慧圖書館的建設(shè)提供必要的保障。