檔案管理業務工作格式化的重要性研究

石荷荷

（平頂山天安煤業股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000）

一、加強檔案管理業務工作格式化的重要性

（一）實現標準化的數據資源整合

在新的歷史背景之下以及現代化的檔案管理工作過程當中，為了實現檔案管理工作的科學化以及規范化，需要適應時代發展的需求，滿足用戶的信息資源共享，這就需要在檔案管理工作的科學化以及規范過程當中，不僅僅建立有效的管理制度，同時針對于檔案管理工作業務的格式化進行有效的規范，才能夠實現對于創新檔案管理工作業務管理過程當中的工作思路和工作方法，從而實現檔案管理業務工作的先進性。在檔案管理的過程當中，建立信息化的檔案資源整合以及檔案資源業務之間的管理體系，就需要針對于檔案管理工作進行和建立格式化的檔案管理理念，對于一些數據進行集合、分析和整理等一系列的操作，建立規范化和標準化的格式，才能夠滿足現代化檔案的需求，在相關部門檔案管理的溝通過程當中，能夠有效的利用資源信息以及檔案管理的高速整合化，實現提高檔案服務的質量。

（二）有效的實現信息之間的資源共享

提高檔案管理水平確保各類檔案收集齊全、歸檔完整、整理規范，需要不斷提高檔案管理的水平。現代化的發展以及生產力的提高，使得人們在大數據時代之下可以運用多媒體以及網絡化的服務方式建立相關的檔案管理體系，而針對于檔案管理復雜化以及難存儲的特點，需要針對于每一個檔案進行相應的標準資源進行整合，才能夠實現集群性質的檔案資源數據之間的整理。通過一種標準化和格式化的數據資源整合可以實現信息之間的互通有無以及資源共享，這對于實現和查閱檔案的信息具有積極的促進作用。比如可以在檔案硬件設施上配備大型檔案柜、計算機等專用設備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。

3.建立格式化的檔案管理業務可以滿足用戶需求

檔案管理是進行信息統計以及管理工作的重要組成部分，為此需要把檔案管理業務工作的格式化擺上重要位置，對檔案管理進行專業系統的學習，統一了思想，提高了認識，確定了檔案工作前提是耐心、重點是規范、關鍵是日常的“三是”工作理念。建立檔案管理工作業務需要在標準化以及格式化的前提之下實現，對于信息資源的數據業務以及管理工作之間的信息流通共享，才能夠搭建檔案資源的交流平臺。在這樣的一個管理理念以及管理方式之下，可以滿足用戶之間的需求以及信息交流和溝通，能夠在社會化發展過程之下，促進檔案管理的資源共享實現檔案管理工作業務的信息資源的不斷升級。

二、實現檔案管理業務工作格式化的措施

（一）提升服務質量，加強檔案格式化的培訓

在目前的檔案管理業務工作格式化的管理工作過程當中，由于部分答案管理工作人員缺乏一定的理論基礎以及實踐經驗，從而使得檔案管理員人才隊伍的建設受到了阻礙。在大數據的資源以及開放的共享之下，為了實現檔案管理以及信息資源的質量，需要在現代化的管理資源過程當中加強和培訓檔案管理工作人員的業務素質，尤其是針對于一些格式化的要求、格式化的標準以及格式化的內容進行有效的培訓，才能夠在發現以及解決問題的過程當中實現格式化的統一標準。從而能夠構建檔案資源以及業務集成化的管理方式，在現實生活過程當中能夠更好的去分析檔案的資源信息以及解決檔案過程當中出現的問題。

（二）加強對檔案管理工作業務格式化的重要性的認識

隨著社會的發展進步，檔案管理工作在社會生活過程當中發揮著越來越重要的作用，因此檔案管理工作需要加強對于檔案管理工作人員業務素質的重要認識，從格式化的標準以及原則上能夠加強對于檔案管理工作業務的投入，高度重視檔案管理工作過程當中的重要性，才能夠使得在檔案管理工作過程當中實現全方位的檔案管理方式。這就需要定期的加強對于檔案管理工作人員理論與知識上的提高，通過一些先進的管理理念以及管理方式，使得檔案管理工作人員在學習的過程當中具有新的思路和新的方式，才能夠達到檔案管理工作業務格式化要求的目的，建立和發展檔案管理工作的人才隊伍建設。

（三）建立現代化的檔案管理基礎設施

在現代化的發展過程當中，原有的檔案資料通過一定的計算機進行統一的管理，因此在信息檢索的過程當中，不僅僅可以提高檔案管理的速度以及準確率，同時也能夠使得檔案管理部門有效的進行統一化和整理化。這就需要建立現代化的管理基礎設施建設使用統一格式的檔案盒，防止檔案盒被腐蝕，或者通過專門的檔案管理軟件指導各個檔案管理部門使用具體的方式能夠建立統一化的檔案管理工作，通過監督以及技術手段利用的基礎之上有效的提高檔案管理工作的效率。完善歸檔文件檢索目錄。為了使歸檔文件達到檢索迅速、查閱便捷的目的，檔案管理人員可以按照文號、題目、頁數等條目進一步完善歸檔文件目錄，確保文件主要信息一目了然、無遺漏、無錯誤。更新硬軟件設備可以購置掃描儀、電子檔案管理系統等硬件設備，做到文件電子、紙質雙層管理，實現卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

結束語

良好的檔案管理離不開嚴格的管理制度，檔案管理規范化從源頭開始，管理上高標準、嚴要求，根據自身的實際情況，制定出切實可行又便于操作的管理制度和審核制度，進行規范化管理，定期對新增材料進行歸檔，從而保證檔案資料的延續性、完整性，不缺失，不遺漏。在新的時期檔案管理工作的業務是一個循序漸進的過程，因此要充分認識到檔案管理工作業務格式化的重要性，通過建立檔案管理的基礎設施建設提高檔案管理工作人員的基本素質以及理論修養，通過綜合素質過硬的專業人才隊伍建設，才能夠實現檔案管理工作格式化的統一管理，做到與時俱進，有效的解決檔案管理工作過程當中出現的多種問題。