大數據時代檔案電子管理探索

石荷荷

（平頂山天安煤業股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000）

隨著我國當代經濟的快速發展，科學及信息技術日益更新，城市化進程也在不斷的加快，對檔案管理要求也越來越嚴格，為了適應當前大數據時代，我們應該實現檔案的電子管理，提升檔案管理的工作效率。

一、大數據時代檔案電子管理的挑戰

安全與隱私。在互聯網時代，大數據電子技術逐漸應用到檔案管理的工作當中，這使得檔案數據的隱私與安全成為檔案電子管理的重要問題。當前，網絡安全問題很多，并且一旦網絡安全問題爆發，就會造成重要的檔案數據的泄露，必將會給用戶帶來一定的損失。雖然目前網絡安全管理技術對網絡安全起到一定的保護作用，但是大數據在檔案管理工作的過程中不可能對所有的檔案起到保障，所以如何保障大數據時代下的檔案安全，實現檔案電子管理，是當前社會人員的一大挑戰。

人才缺乏。大數據技術在檔案管理中的應用是當前時代發展的需要，它與傳統紙質檔案存在明顯的區別，要求檔案管理者具備一定的信息化管理能力，這必然會給檔案管理工作者帶來一定的挑戰。為解決檔案電子管理過程中的人才問題，一方面需要引進新型的高技術人員，另一方面需要對現有崗位職員進行相關的培訓，提高現有職員的能力，實現大數據時代檔案電子管理。

檔案數據的分析能力不足。當前，檔案部門的工作重心是接受和保管檔案，雖然近些年來不斷的強調實現檔案的數字化，但是在檔案數據的分析和處理上明顯的能力不足，這促使大量檔案資源的價值無方法體現。因此，檔案部門應該利用當前的高效的數據信息技術，實現對檔案數據的分析。

二、大數據時代檔案電子管理的機遇

提供大量的數據信息。在大數據時代，檔案涉及大量的數據信息，檔案工作人員每天都需要面對大量的數據。檔案種類眾多繁雜，而且信息量巨大，單純的依靠存取來滿足當今社會時代發展的需要，已經無法適應社會的發展，為了加大信息的存儲容量，已經從GB升級到TB，能有效解決目前檔案數據存儲發展的需求，當然大時代下的存儲容量技術還在繼續發展，未來存儲容量必將能夠滿足大時代下檔案電子管理的需求。

完善檔案管理系統。檔案電子信息化管理的應用是時代發展的需要，社會上各個行業中都相應的建立檔案管理系統，檔案電子管理系統的使用方便了檔案管理人員，既提高工作效率，又促進檔案信息的透明，讓檔案電子管理工作更加的輕便。在現下時代科技日益進步，我們還應繼續完善檔案電子管理系統，加快信息的處理速度。

提高檔案管理的效率。在當前信息時代快速發展的今天，大數據已經成為這個時代的主體，大數據的使用必將有效提高檔案管理人員的工作效率，為各大企業甚至檔案部門節省管理資本，將資金或者人員安放到企業或者其他部門更需要人力的崗位、項目上。

三、大數據時代檔案電子管理的方式

轉變檔案數據收集方式。大數據技術在檔案管理工作中的應用，改變了檔案數據原有的收集方式。首先，檔案電子管理必須要發揮其信息化系統的優勢，同時加大結構化、半結構化與非結構化檔案數據信息的收集能力。當前主要的任務是發揮計算的功能，提高檔案數據收集的效率。其次，面對大量的信息資源，需要不斷的加大各種零散的、碎片化的檔案數據進行收集、處理，然后再次基礎之上建立起關系型的數據庫，既實現信息共享，也要實現對各種郵件、圖片、網頁等的非結構數據信息的收集能力。因此，實現數據收集方式的多樣化，是比較符合當前社會大時代的背景。

完善檔案服務智能功能。完善檔案服務智能功能是為了提高檔案工作者的工作效率。其一，應該轉變傳統檔案管理的被動化的服務模式，該被動為主動的服務思想，這樣全方位提高現有檔案數據信息的利用效率與質量，同時充分發揮現有檔案數據信息的價值。其二，利用大時代下的大數據技術、云計算技術和智能化技術加強檔案數據信息推送服務能力，以適應當前用戶對檔案數據庫智能化的需求。

檔案電子管理人員要實現業務素質的全面提升以及服務意識、服務質量的提升。檔案電子管理人員在工作崗位上需要具備優良的工作作風，同時需要發揮自身的功用，確保檔案的完整與準確。同時，檔案電子管理工作人員需要緊緊跟上時代的步伐，全面創新傳統檔案的管理模式，并且在大時代的背景之下，實現創新與發展。創新精神是檔案電子管理人員不可或缺的，在創新的作用下有利于解決檔案電子管理的問題，進一步加強檔案電子管理的及時性和準確性。另一方面，不斷加強檔案電子管理人員的服務意識，對相關人員的服務理念進行全面的改進與革新，實現服務思路與相關領域的拓展，不斷擴大服務范圍，并對收集的信息給與反饋并及時進行分析、處理，實現檔案工作的有效創新。

結語

在大時代的背景下，科技快速發展，為實現檔案電子管理提供了可能，另一方面社會的快速發展迫切需要實現檔案電子管理，因此案電子管理不得不面臨挑戰和機遇。檔案管理眾所周知異常繁瑣，但是其重要的地位是無法忽視的，各種重要的信息都要將其進行妥善的保存，并且還得隨著時代的發展進步，進行不斷的更新和存儲，以便發揮其應有的價值。根據當前我國的檔案管理的情況來看，在檔案管理的過程中存在一定的問題，這需要根據實際問題提出有效的解決辦法，為檔案電子管理提供保障。檔案電子管理應該轉變檔案數據收集方式、完善檔案服務智能功能，同時檔案電子管理人員要實現業務素質的全面提升以及服務意識、服務質量的提升，這樣才能實現檔案電子管理工作的發展，為我國當前檔案電子管理工作的高速發展做出應有的貢獻。