關于檔案管理現代化的若干思考

王琛

（德州市市政設施服務中心，山東 德州 253000）

檔案管理水平的發展與科技進步是分不開的。它是以社會需求為指導，以科技進步為動力的發展歷程，以手工管理為重點，解決過程中的實際問題。因此，檔案管理的現代化也是一個相對的概念，是建立在社會環境和科技水平基礎上的。加強檔案管理現代化建設，不僅是提高檔案服務水平的主要途徑，也是檔案事業發展進步的重要體現。

一、檔案管理現代化建設的內容

檔案管理的現代化主要指管理現代化，管理現代化即管理人才知識現代化和管理方法的現代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發展相匹配的整體規劃。現代化文件管理相比于傳統文件管理具有如下優勢：首先，傳統的文件管理更多地分散在規劃、目標設置和人員配置中。而現代化文件管理加強了各個環節之間的聯系，通過系統協調實現共同目標；其次，檔案現代化代表了數字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數學模型進行定量分析；最后，在現代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、檔案現代化管理中存在的問題及對策

（一）貫徹實用原則問題

實用，就是從本單位、本單位的實際需要出發，選擇那些應用計算機后確實能夠獲得比手工勞動優越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應用變為一種裝飾門面的累贅。有些單位檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系統。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應用系統研制成功，就要及時投入使用，不應閑置。

（二）軟件開發應用問題

目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術經驗。應當注重借鑒國外的先進經驗，重視通用軟件開發應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優化通用的各類應用軟件。

（三）計算機應用兩種知識的結合問題

在應用計算機的開發試驗中，曾出現兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業技術人員去研制，因為他們對檔案管理業務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業務有著深刻的了解，對改進檔案業務有著科學的創想，才能搞好計算機檔案管理系統的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結合，更需要檔案業務人員的主動進取精神。

（四）檔案管理現代化對檔案工作人員的要求

1.增強現代化意識。增強現代化意識，就是在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。

2.調整知識結構，掌握多種技能。實現檔案管理現代化，要求工作人員相應的調整自身的知識結構，形成一支有較高的知識化和專業化水平的隊伍。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。

3.開展計算機普及教育。鑒于信息時代檔案管理與計算機應用的不可分割的關系，檔案部門內部工作人員都會與計算機發生不同程度的聯系，因此，在檔案工作人員中普及計算機知識顯得尤為重要。通過有針對性和實用性的計算機知識普及教育，較好的促進檔案工作人員工作能力和業務水平的提高。

三、實行檔案管理現代化的意義

（一）大幅提高檔案管理的工作效率

在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。

（二）信息資源的開發利用更為順暢

文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。

（三）顯著提升檔案管理的服務質量

文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。

結束語：

當今時代，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。

隨著我國檔案管理現代化水平的提高，通過借鑒國外的先進經驗和進步成果，取人之長，補己之短，抓住計算機技術革命帶來的良好機遇，不斷提高檔案工作人員的業務素質和技能。運用現代化技術手段，運用現代科學管理，提高檔案管理效率和質量，提高檔案管理現代化水平。