醫院檔案管理工作創新的探討

施曉蕾

(云南省腫瘤醫院 昆明醫科大學第三附屬醫院，云南 昆明 650118)

引言：隨著經濟的發展，醫療事業得到了快速發展，醫療設備也不斷的完善，檔案管理工作成為醫院各項工作開展的重要組成部分，推動了醫療事業的發展。但是，醫院檔案管理工作也存在諸多問題，采取行之有效的創新措施加以解決是至關重要的。

一、醫院檔案管理工作中存在的問題

(一)缺乏健全的管理制度

目前檔案管理工作中的突出問題就是管理制度不健全，不健全的制度阻礙了工作的開展，只有制定健全的管理制度，才能夠制約員工的行為，從而保證醫院的檔案管理工作順利開展。醫院不重視檔案管理工作，因此，在內容收集時員工之間意見不一致，導致了醫院檔案管理資料不完整。在實際管理工作中，沒有發揮檔案的主要作用，使用率偏低，例如在諸多的臨床實驗中，沒有人進行記錄的工作，導致了檔案缺失及檔案管理工作不受重視的現象。醫院加強對檔案管理工作的重視，有利提高醫院管理工作的效率，推動醫療事業的發展[1]。

(二)檔案的更新與保護困難

目前，我國諸多檔案管理工作采用紙質版或者卷宗的形式進行保存，隨著時間的推進，檔案的數量越來越多，不利于查找相關的資料，同時，卷宗放置時間長會出現腐爛的現象，嚴重影響了醫院檔案管理的保存。

(三)檔案查找效率低

現階段，檔案管理工作未能引起醫院領導的重視，將工作重點放在醫院人員的工作效益上。而醫院的檔案管理對醫院工作的有序開展具有重要的作用，較為科學的檔案管理工作有利于反應醫院工作人員的思想狀況和生活狀況，對領導結合醫院實際情況提出相應的對策是至關重要的。但是檔案查找效率偏低是目前醫院面臨的主要問題，由于醫院檔案的管理是采用紙質版或者卷宗的形式進行保存的，在查找的過程中，需要通過人工來完成，卷宗的數量直接降低了檔案管理的工作效率。

(四)醫院檔案管理意識欠缺

現階段醫院建設的重點是對新醫療技術的研發，但是醫院管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理的工作人員欠缺對任務重要性的認識，造成醫院檔案管理工作形式化；此外，檔案管理者缺乏對檔案管理的意識，只將檔案進行整理、保存等工作，限制了方案管理工作的創新，降低了檔案的效率。

二、醫院檔案管理工作的創新措施

(一)完善檔案管理制度

先進的檔案管理工作模式需要完善的檔案管理制度給予支持，完善檔案管理制度是醫院管理工作中至關重要的環節。醫院的檔案管理部門應該制定出一套較為完善的、健全檔案管理制度，對崗位職責、檔案分類及保存等進行分析，有利于完善相關制度，控制工作人員的行為，提高管理的效果。此外，檔案管理者應該制定健全的庫房管理機制，適應實際發展需求，創新現代化管理制度，調動工作人員對檔案的重視，從而保證的檔案的完整與安全。完成醫院各項任務的目標，促進檔案管理工作的有序開展，推動醫療事業的發展。完善檔案管理制度有利于加強工作人員對檔案管理的重要性的認識。

(二)創新檔案管理的形式

在檔案管理期間，為了能夠為患者提供較為準確的信息，檔案的快速搜集，需要檔案管理工作者對檔案管理形式進行創新，通過電子檔案的方式取代傳統的紙張管理的方式，利用電子方案進行收集與整理，充分的利用計算機對檔案進行搜索,通過對電子檔案的應用，有利于檔案的保存，節省了物力及財力，提高了管理工作的工作效率，保證檔案管理的多樣化，有利于檔案的保存，加強的檔案管理的安全性。工作人員也可以將紙張管理與電子檔案相結合，既能夠為工作提供便利，也能夠降低工作的風險，提高檔案管理的效果，保證檔案管理的安全性。

檔案管理部門在完善電子檔案管理的過程中，設置相關的權限，從而提高數據信息的安全，對信息進行管理及控制，避免出現相關信息泄露的問題，確保網絡的安全與可靠。同時，管理工作者需要加強對電子檔案的管理，在電子檔案的使用中，加強自身的管理工作力度，提高自動化辦公的水平，推進電子檔案管理工作的發展，更好地適應管理工作的要求[2]。

(三)提升檔案管理的效率

數字化模式是現代醫院管理工作的發展趨勢，然而信息技術現代醫院管理工作提供了強大的技術支持。醫院的檔案管理工作通過計算機技術對其進行有效的管理，提高了檔案管理的工作效率。現代化計算機技術能夠將復雜的信息進行整合，實現數字化醫院檔案管理，但是數字化檔案管理并不是通過一個網頁就能夠滿足檔案管理的所有需求，數字化信息技術具有高效的數字化信息整合系統，有利于滿足醫院檔案管理數據的整合及利用，進而提高醫院檔案管理的效率，推進檔案管理工作的開展。

(四)加強檔案管理意識

為了保證醫院檔案管理工作的有效開展，需要加強醫院管理人員對檔案管理工作的認識，使其明確醫院檔案管理是醫院在工作中的重要組成部分，定期對員工進行檔案管理知識的培訓，使其認識到檔案管理的重要性，并且加強員工對檔案管理的意識，是其明確檔案管理在醫療服務中占重要的位置，增強員工的服務意識，不斷對服務的理念和手段進行創新。對檔案管理工作的管理意識和方式的提高是醫院檔案管理工作的關鍵環節，對檔案管理工作方式的創新有利于提高自身檔案管理的能力，也有利于增強員工的管理意識。提高工作人員對檔案管理工作的效率，增強醫院對檔案的使用率，增強檔案管理意識，不僅有利于提高醫院檔案管理工作的工作效率，有利于加強醫院對檔案管理工作的重視，從而推動醫院檔案管理工作的有序進行。

結論：綜上所述，隨著經濟的發展，科學技術的進步，醫院檔案管理工作也發生相應的變化，面對檔案管理的諸多問題，采取行應的創新措施對于醫院檔案的管理工作有重要的意義，有利于提高醫院管理工作的工作效率，加強醫院工作人員對檔案管理的認識，從而促進醫療事業又好又快的發展。